Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen verkaufen Wissen und Arbeitszeit. Ihr wichtigstes Gut ist nicht das Lager, sondern die Auslastung des Teams. Ein ERP für Dienstleister muss deshalb anders aufgebaut sein als ein Warenwirtschaftssystem: Es verbindet Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung so, dass Sie jederzeit wissen, welches Projekt Gewinn bringt und welches nicht.
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Anforderungen ein ERP für eine Dienstleistungsgesellschaft erfüllen sollte, welche der vom Portal abgedeckten Systeme dafür infrage kommen und welche Fragen Sie einem Integrator vor dem Projektstart stellen sollten. Wenn Sie zunächst die Grundlagen klären möchten, hilft der Ratgeber Was ist ein ERP-System?.
Was unterscheidet ein ERP für Dienstleister von einem klassischen ERP?
Im Handel dreht sich alles um Artikel, Bestände und Lieferungen. Bei Dienstleistern sind die zentralen Objekte andere:
- Projekte und Aufträge mit Phasen, Aufgaben und Budgets
- Zeiten und Spesen, die Mitarbeitende erfassen
- Ressourcen, also Personen mit Qualifikation, Verfügbarkeit und Kostensatz
- Abrechnungsmodelle wie Aufwand, Festpreis, Meilenstein oder wiederkehrende Entgelte
- Marge pro Projekt, Kunde und Leistung
Ein System, das diese Objekte nur über Umwege kennt, zwingt Ihr Team in Tabellenkalkulationen. Genau dort entstehen Fehler: vergessene Stunden, doppelt erfasste Spesen, Rechnungen, die erst Wochen nach Projektende gestellt werden. Ein gut eingeführtes ERP schließt diese Lücken und macht aus Zeiterfassung und Fakturierung einen durchgängigen Ablauf.
Projektsteuerung: ERP und Projektmanagement verbinden
Wer nach ERP Projektmanagement sucht, will meist zwei Dinge: Projekte planen und Projekte wirtschaftlich steuern. Die operative Aufgabenverwaltung bleibt oft in einem eigenen Werkzeug, die wirtschaftliche Sicht gehört ins ERP.
Was das ERP leisten sollte
- Projektstruktur mit Phasen, Aufgaben und Budgetzeilen
- Vergleich von Plan und Ist bei Stunden, Kosten und Erlösen
- Zuordnung von Fremdleistungen und Materialkosten zum Projekt
- Verknüpfung mit Angebot, Auftrag und Rechnung
Welche Systeme sich eignen
Odoo bietet Projekt- und Zeiterfassungsfunktionen, die sich mit Verkauf und Rechnungsstellung verbinden lassen. Die modulare Struktur erlaubt es, mit dem Nötigen zu starten und später zu erweitern. Voraussetzung ist ein Integrator, der die Module sauber aufeinander abstimmt, damit aus einer Sammlung von Apps ein stimmiger Ablauf wird. Mehr dazu auf der Seite Odoo-Integrator.
Microsoft Dynamics 365 Business Central enthält Funktionen für Projekte, Ressourcen und Zeitblätter. Das System spielt seine Stärke aus, wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Microsoft-Produkten arbeitet und die Finanzbuchhaltung im Zentrum steht. Details finden Sie unter Business Central.
SAP Business One ist ein ERP für kleine und mittlere Unternehmen mit Schwerpunkt auf Finanzen, Handel und Produktion. Für reine Beratungshäuser ist es nur dann eine naheliegende Wahl, wenn Sie zusätzlich Waren oder Fertigung führen oder bereits in der SAP-Welt arbeiten. Sprechen Sie mit dem Integrator offen darüber, wie weit Projektfunktionen im Standard reichen. Mehr auf der Seite SAP Business One.
Oracle NetSuite ist eine Cloud-Lösung, die auch für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften und internationaler Struktur gedacht ist. Es bringt Funktionen für Dienstleistungsprojekte mit; ob sie für Ihr Modell genügen, klärt der Integrator im Detail. Siehe Oracle NetSuite.
BMD ist eine in Österreich verbreitete Lösung mit starkem Bezug zu Buchhaltung, Lohn und heimischen Vorgaben. Wenn für Sie die Nähe zur österreichischen Praxis wichtig ist, sollten Sie BMD in die engere Wahl nehmen und klären, wie weit Projekt- und Zeitfunktionen Ihr Modell abdecken.
Zeiterfassung und Spesen: die Basis jeder Abrechnung
Die Qualität Ihrer Rechnung hängt an der Qualität der erfassten Zeit. Ein ERP für Dienstleister sollte Zeiten dort aufnehmen, wo Ihre Leute arbeiten: im Browser, am Smartphone, unterwegs beim Kunden.
Wichtig sind folgende Punkte:
- Einfache Erfassung mit wenigen Klicks, sonst wird sie vergessen
- Freigabeprozess, damit Projektleitung und Controlling Zeiten prüfen können
- Unterscheidung zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden
- Spesen und Belege mit Zuordnung zu Projekt und Kunde
- Abgleich mit der Lohnverrechnung, soweit Ihr Betrieb Zeitdaten dafür nutzt
Bei Zeitdaten im Zusammenhang mit Mitarbeitenden gelten arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Vorgaben. Klären Sie mit dem Integrator und gegebenenfalls Ihrer Rechtsberatung, welche Auswertungen zulässig sind und wer sie sehen darf. Allgemeines zur Auswahl finden Sie im Ratgeber ERP-Auswahl.
Abrechnung nach Aufwand, Festpreis und Projektfortschritt
Hier trennt sich bei Dienstleistern oft die Spreu vom Weizen. Dasselbe Unternehmen rechnet manche Kunden nach Stunden ab, andere zum Festpreis und wieder andere in Teilschritten nach erreichtem Fortschritt.
| Abrechnungsmodell | Was das ERP können muss | Typische Fragen an den Integrator |
|---|---|---|
| Nach Aufwand | Zeiten und Spesen zu Rechnungspositionen verdichten, Stundensätze je Person oder Rolle | Wie werden Sätze gepflegt, wie wirken Änderungen auf offene Projekte? |
| Festpreis | Budget gegen Ist, Rückstellungen, Umgang mit Mehr- und Minderaufwand | Wie wird der Fertigstellungsgrad ermittelt und gebucht? |
| Meilenstein | Teilrechnungen an Ereignisse knüpfen, Freigabe vor Fakturierung | Lässt sich der Meilenstein im Standard abbilden? |
| Abonnement | Wiederkehrende Rechnungen, Laufzeiten, Indexierung | Wie laufen Verlängerung, Pausierung und Kündigung? |
| Mischformen | Mehrere Modelle in einem Projekt | Wie wird die Marge getrennt ausgewiesen? |
Bei der Abrechnung nach Projektfortschritt ist die Verbindung zur Buchhaltung entscheidend: Noch nicht abgerechnete Leistungen müssen korrekt abgegrenzt werden, damit Ihr Jahresabschluss die tatsächliche Lage zeigt. Fragen Sie, ob der Integrator diese Buchungen im Standard hinterlegt oder per Anpassung löst, und wer sie später pflegt.
Ressourcenplanung: Auslastung statt Bauchgefühl
Ein Beratungsunternehmen lebt von der richtigen Person im richtigen Projekt zur richtigen Zeit. Die Ressourcenplanung im ERP sollte zeigen, wer wann verfügbar ist, welche Qualifikation er oder sie mitbringt und wie hoch die Auslastung ausfällt.
Prüfen Sie bei der Auswahl:
- Gibt es eine Kapazitätsübersicht über alle Projekte?
- Lassen sich Abwesenheiten, Urlaube und Feiertage berücksichtigen?
- Können Sie Anfragen vorab gegen die Kapazität spiegeln, bevor Sie ein Angebot abgeben?
- Sind interne und externe Ressourcen, etwa Subunternehmer, abbildbar?
Nicht jedes System bringt eine ausgereifte Planungsansicht im Standard mit. Manche Lösungen decken die Planung über Zusatzmodule oder Erweiterungen ab. Bitten Sie den Integrator, Ihnen die Planung an einem Beispiel aus Ihrem Alltag zu zeigen, nicht an einem Mustermandanten.
Wiederkehrende Leistungen: Abos, Wartung, Managed Services
Viele Dienstleister ergänzen Projekte um laufende Verträge, etwa Wartung, Betreuung oder Retainer. Ein ERP für wiederkehrende Leistungen sollte Verträge mit Laufzeit und Preis verwalten und die Rechnungen automatisch erzeugen.
Wichtige Anforderungen:
- Vertragsstamm mit Start, Ende, Kündigungsfristen und Verlängerung
- Automatische Fakturierung im vereinbarten Rhythmus
- Preisanpassung nach vertraglicher Regel
- Verbindung zu Tickets oder Leistungsnachweisen, wenn Sie nach Verbrauch abrechnen
Odoo führt Abonnements als eigenen Bereich, Business Central und NetSuite haben Möglichkeiten für wiederkehrende Abrechnung, teils mit Erweiterungen. Wie weit der Standard reicht, hängt von Ihrem Vertragsmodell ab.
Finanzbuchhaltung, Controlling und E-Rechnung
Ein Dienstleistungs-ERP ist nur so gut wie seine Anbindung an das Rechnungswesen. Projekterlöse, Kosten und Abgrenzungen müssen ohne Umweg in die Buchhaltung fließen. Dazu gehören Kostenstellen und Kostenträger, damit Sie Ergebnisse je Projekt, Standort oder Geschäftsfeld auswerten können.
Gerade bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern und größeren Unternehmen gewinnt die elektronische Rechnung an Gewicht. Wie Ihr System mit ihr umgeht, erklärt der Ratgeber E-Rechnung im ERP. Stellen Sie sicher, dass Ihr Integrator österreichische Anforderungen kennt, von Umsatzsteuer bis zu üblichen Abläufen mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung.
Kennzahlen, die ein Dienstleistungs-ERP liefern sollte
Ein gutes System macht Steuerung leicht. Folgende Auswertungen gehören für die meisten Dienstleister zum Pflichtprogramm:
- Auslastung und Verrechenbarkeit je Person und Team
- Marge je Projekt, Kunde und Leistungsart
- Offene, noch nicht fakturierte Leistungen
- Plan-Ist-Vergleich bei Budget und Terminen
- Umsatz aus wiederkehrenden Verträgen
- Außenstände und Zahlungsverhalten
Klären Sie mit dem Integrator, welche Berichte im Standard vorhanden sind und welche individuell entstehen. Berichte, die Sie nur mit Aufwand ändern können, werden schnell ungenutzt. Dasselbe gilt für Dashboards: Lieber wenige Kennzahlen, die im Alltag gelesen werden, als viele, die niemand kennt.
Welches ERP passt zu welchem Dienstleistungsmodell?
Eine pauschale Empfehlung wäre unseriös, denn Ihre Struktur entscheidet. Als Orientierung:
| Situation | Worauf Sie besonders achten sollten |
|---|---|
| Kleines Beratungsunternehmen, schlanke Abläufe | Einfache Zeiterfassung, schnelle Rechnungsstellung, überschaubare Kosten für Betrieb und Pflege |
| Wachsende Agentur oder IT-Dienstleister | Ressourcenplanung, Abos, Schnittstellen zu bestehenden Werkzeugen |
| Unternehmen mit Waren- und Leistungsgeschäft | Verbindung von Lager, Einkauf und Projekt; hier kommen auch SAP Business One oder Business Central ins Spiel |
| Mehrere Gesellschaften oder Länder | Konsolidierung, Mehrwährung, einheitliche Prozesse; hier wird NetSuite relevant |
| Starker Fokus auf österreichische Buchhaltung und Lohn | Nähe zu heimischen Vorgaben; BMD sollte in der Auswahl stehen |
Wer die Systeme direkt gegenüberstellen möchte, findet Vergleiche wie Odoo und Business Central oder die Übersicht Das beste ERP für KMU. Für kleinere Betriebe lohnt auch ein Blick auf ERP für KMU.
Cloud oder eigener Betrieb?
Dienstleister arbeiten mobil, oft beim Kunden. Deshalb ist eine Cloud-Lösung häufig naheliegend: Zugriff von überall, Aktualisierungen durch den Anbieter, weniger eigener Betriebsaufwand. Dennoch gibt es Gründe für andere Betriebsformen, etwa Vorgaben von Kunden oder Datenschutzkonzepte. Eine Entscheidungshilfe bietet der Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.
Fragen, die Sie dem Integrator stellen sollten
Bringen Sie diese Fragen in das erste Gespräch mit:
- Welche Projekte aus der Dienstleistungsbranche haben Sie bereits mit diesem System umgesetzt?
- Welche meiner Abrechnungsmodelle sind im Standard abbildbar, was erfordert Anpassung?
- Wie funktioniert die Zeiterfassung unterwegs und wer pflegt die Stundensätze?
- Wie bilden wir die Abgrenzung bei Festpreisprojekten ab?
- Wie läuft die Ressourcenplanung und wie sehen wir die Auslastung?
- Welche Schnittstellen zu CRM, Ticketsystem, Bank und Lohnverrechnung sind nötig?
- Wer schult unser Team und wie sieht der Support nach dem Start aus?
- Welche Aufwände fallen laufend an, etwa Lizenzen, Wartung, Weiterentwicklung?
Diese Fragen helfen Ihnen auch beim Vergleich mehrerer Angebote. Wie ein strukturiertes Lastenheft entsteht, zeigt der Ratgeber ERP-Lastenheft. Zur Kostenseite lesen Sie ERP-Kosten.
Typische Fehler in Dienstleistungs-ERP-Projekten
- Prozesse werden nicht geklärt: Wenn jedes Team anders arbeitet, kann auch das beste System keine einheitlichen Daten liefern.
- Zeiterfassung wird zur Belastung: Zu komplizierte Masken führen zu nachträglich geschätzten Stunden.
- Zu viele Sonderlösungen: Jede Anpassung muss gepflegt und bei Updates geprüft werden.
- Fehlende Verantwortliche im Unternehmen: Ohne interne Projektleitung bleiben Entscheidungen liegen.
- Datenübernahme unterschätzt: Offene Projekte, Verträge und Kundenstämme müssen sauber überführt werden.
Mehr dazu im Beitrag Fehler im ERP-Projekt und im Überblick zur ERP-Einführung.
So finden Sie den passenden Integrator
ERP Integrator ist ein kostenloser Vermittlungsservice. Wir führen keine Projekte durch und sind an keinen Softwarehersteller gebunden. Sie beschreiben Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Ihrem Dienstleistungsmodell und zu Ihrem System passt. Wie das abläuft, steht unter So funktioniert es. Tipps zur Bewertung von Anbietern finden Sie im Ratgeber ERP-Integrator finden.
Häufige Fragen
Was ist ein ERP für Dienstleister?
Ein ERP für Dienstleister bildet das Geschäft rund um Projekte und Leistungen ab: Angebot, Projektstruktur, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung. Anders als im Handel oder in der Fertigung steht nicht der Lagerbestand im Mittelpunkt, sondern die verkaufte Arbeitszeit und deren Marge.
Welches ERP eignet sich für ein Beratungsunternehmen?
Das hängt von Größe, Abrechnungsmodell und vorhandener Systemlandschaft ab. Odoo und Microsoft Dynamics 365 Business Central decken Projekte und Zeiten solide ab, Oracle NetSuite richtet sich eher an wachsende, mehrgesellschaftliche Organisationen. Ein Integrator prüft an Ihren echten Abläufen, welches System passt.
Kann ein ERP die Abrechnung nach Projektfortschritt abbilden?
Ja, sofern das System Teilleistungen, Meilensteine oder Fertigstellungsgrade unterstützt. Klären Sie mit dem Integrator, ob die Abrechnung nach Aufwand, Festpreis und Fortschritt im Standard möglich ist oder ob Anpassungen nötig sind, und wie diese Werte in die Buchhaltung fließen.
Brauche ich für Zeiterfassung ein eigenes Tool neben dem ERP?
Nicht zwingend. Die meisten ERP-Systeme bringen eine Zeiterfassung mit, die mobil oder im Browser bedienbar ist. Ein separates Tool lohnt sich nur, wenn Ihre Teams bereits eine bewährte Lösung nutzen, die sich sauber anbinden lässt. Entscheidend ist, dass Zeiten ohne Medienbruch in Projekt und Rechnung landen.
Wie finde ich einen passenden ERP-Integrator für mein Dienstleistungsunternehmen?
Suchen Sie einen Integrator mit Erfahrung in projektbasierten Dienstleistungsunternehmen und mit dem gewünschten System. Über ERP Integrator beschreiben Sie Ihr Vorhaben kostenlos, wir stellen den Kontakt zu einem geeigneten Integrator her. Das Projekt selbst führt dann der Integrator durch.
Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.