Gesetzliche Anforderungen an ein ERP in Österreich

Die gesetzlichen Anforderungen an ein ERP in Österreich entscheiden mit darüber, ob eine Softwareauswahl später Ärger oder Ruhe bringt. Ein ERP-System ist nicht nur ein Werkzeug für Prozesse, sondern auch der Ort, an dem Ihre Rechnungen entstehen, Ihre Umsatzsteuer berechnet wird, Ihre Belege lagern und Ihre Personaldaten liegen. Wenn die Software eine Pflicht nicht abbildet, landet die Lücke in Excel-Listen, Nebensystemen und bei Ihrem Steuerberater.

Dieser Ratgeber geht die Pflichten der Reihe nach durch: Rechnung und E-Rechnung, Umsatzsteuer, Buchführung und Aufbewahrung, Registrierkasse, Lohn und Sozialversicherung sowie Datenschutz. Zu jeder Pflicht finden Sie, was die Regel besagt, was das ERP können muss und was Sie beim Hersteller und beim Integrator nachfragen sollten. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; für Ihren konkreten Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Stelle.

Überblick: Pflicht, ERP-Funktion, zuständige Stelle

Die Tabelle fasst zusammen, was in den folgenden Abschnitten im Detail steht. Sie eignet sich auch als Grundlage für Ihr Lastenheft.

Rechnung und E-Rechnung: Pflichtangaben und Formate

Was die Regel sagt

Ein Unternehmen, das an ein anderes Unternehmen oder an eine juristische Person liefert oder leistet, muss laut USP innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Die Pflichtangaben richten sich nach § 11 Abs. 1 UStG 1994. Für zwei Sonderfälle gibt es Abweichungen: Bei einem Bruttobetrag bis 400 Euro darf die Rechnung ohne Empfängerdaten, Rechnungsnummer und UID-Nummer auskommen, es genügen Bruttobetrag und Steuersatz. Bei einer Rechnung über 10 000 Euro muss die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden, wenn dieser Unternehmer ist und der leistende Unternehmer in Österreich ansässig ist.

Seit dem 1. Jänner 2013 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, sofern der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über sieben Jahre gewährleistet sind.

Gegenüber dem Bund gilt mehr: Seit dem 1. Jänner 2014 müssen Lieferanten und Leistungserbringer der Bundesdienststellen elektronisch fakturieren, Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Rechtsgrundlage ist § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz, die technischen Details regelt die E-Rechnungsverordnung (BGBl. II 2012/505). Eingereicht wird über das Unternehmensserviceportal (USP, nach vorheriger Registrierung) oder über das Peppol-Netzwerk. Anerkannte strukturierte Formate sind ebInterface und UBL. Ausländische Vertragspartner des Bundes müssen nur eine E-Rechnung stellen, soweit das technisch möglich ist; hat ein ausländischer Partner seinen Sitz in Österreich, gilt die Pflicht. Länder und Gemeinden können die Infrastruktur nutzen, ihre Vertragspartner sind bisher nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Auf europäischer Ebene gilt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen seit dem 18. April 2019.

Was das ERP leisten muss

• Rechnungsvorlagen, die Pflichtangaben je Fall automatisch ergänzen oder anmahnen, etwa die UID-Nummer des Empfängers bei hohen Beträgen.
• Eine Logik für Kleinbetragsrechnungen, die nicht versehentlich zu viele oder zu wenige Angaben verlangt.
• Ausgabe in einem strukturierten Format wie ebInterface oder UBL, nicht nur als PDF.
• Übermittlung an das USP oder über Peppol, entweder direkt oder über einen angebundenen Dienstleister.
• Eine Zustimmungsverwaltung: Wer will elektronische Rechnungen, wer weiterhin Papier oder PDF?
• Eingangsseitig: Einlesen strukturierter Rechnungen, Prüfung und Verbuchung ohne Abtippen.

Was Sie prüfen sollten

Fragen Sie den Hersteller, welche Formate im Standard enthalten sind und welche ein Zusatzmodul oder eine Schnittstelle brauchen. Fragen Sie den Integrator, ob er die Übermittlung an den Bund bereits eingerichtet hat und wer bei Formatänderungen die Anpassung übernimmt. Wenn Sie öffentliche Auftraggeber beliefern, ist das ein Muss-Kriterium. Vertiefend: E-Rechnung im ERP: Österreich.

Umsatzsteuer, UVA und FinanzOnline

Was die Regel sagt

Die WKO nennt für Österreich den Normalsatz von 20 Prozent und die ermäßigten Sätze von 13 und 10 Prozent. Dazu kommen 4,9 Prozent für bestimmte Grundnahrungsmittel sowie 19 Prozent in den früheren Zollausschlussgebieten Jungholz und Mittelberg. Die Kleinunternehmergrenze liegt seit dem 1. Jänner 2025 bei 55 000 Euro Netto-Jahresumsatz; bis 31. Dezember 2024 waren es 35 000 Euro. Wird sie um höchstens 10 Prozent überschritten, bleibt die Befreiung bis Jahresende und die Besteuerung beginnt im Folgejahr; bei stärkerer Überschreitung wird sofort besteuert.

Der Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Lag der Vorjahresumsatz nicht über 100 000 Euro, ist es das Kalendervierteljahr; der monatliche Zeitraum kann freiwillig gewählt werden. Die UVA ist spätestens am 15. des zweiten Folgemonats fällig, für November also am 15. Jänner. Die Jahreserklärung ist am 30. April des Folgejahres auf Papier fällig und am 30. Juni bei elektronischer Übermittlung über FinanzOnline. Elektronisch zu übermitteln ist sie bei Unternehmen mit mehr als 55 000 Euro Umsatz. Bei verspäteter Abgabe droht ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent, bei verspäteter Zahlung ein Säumniszuschlag von 2 Prozent.

Was das ERP leisten muss

• Steuercodes für alle Sätze, die Ihr Sortiment betrifft, mit korrekter Zuordnung zu den Kennzahlen der UVA.
• Gültigkeitszeiträume für Steuersätze, damit Änderungen nicht rückwirkend Altbelege verfälschen.
• Eine Auswertung nach Perioden, die zu Monat oder Quartal Ihres Unternehmens passt.
• Eine Überwachung der Umsatzgrenzen, wenn Sie als Kleinunternehmer starten oder knapp darüber liegen.
• Einen Export oder eine Schnittstelle, die Voranmeldung und Jahreserklärung für FinanzOnline vorbereitet.
• Fristenhinweise, damit Verspätungs- und Säumniszuschläge gar nicht erst entstehen.

Was Sie prüfen sollten

Lassen Sie sich die UVA-Auswertung mit Ihren eigenen Buchungen vorführen, nicht mit Demodaten. Bei Lösungen internationaler Hersteller ist die Österreich-Lokalisierung der entscheidende Punkt: Gibt es sie im Standard, als zertifiziertes Partnerprodukt oder nur als Individualentwicklung? Bei BMD liegt der Schwerpunkt traditionell auf dem österreichischen Rechnungswesen, bei Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central und SAP Business One hängt die Tiefe von der installierten Lokalisierung und der Arbeit des Integrators ab. Fragen Sie konkret nach, statt es zu unterstellen.

Buchführung und Aufbewahrung

Was die Regel sagt

Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere sind laut USP sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragung erfolgte. Die Grundlagen sind §§ 131 und 132 BAO, § 212 UGB und für Immobilien § 18 Abs. 10 UStG. Manche Unterlagen müssen zwölf Jahre, solche zu bestimmten Immobilien zweiundzwanzig Jahre aufbewahrt werden. Das Beispiel der USP: Eine Rechnung vom 3. Jänner 2017 ist bis 31. Dezember 2024 aufzubewahren und darf ab 1. Jänner 2025 vernichtet werden.

Elektronische Aufbewahrung, Digitalisierung und Mikrofilm sind zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist.

Was das ERP leisten muss

• Belege mit dem Buchungsvorgang verknüpfen und nach Eingang nicht mehr unbemerkt änderbar machen.
• Eine Änderungshistorie, die zeigt, wer wann was korrigiert hat.
• Aufbewahrungsfristen je Belegart führen und Löschungen vor Fristende sperren.
• Daten im Prüfungsfall vollständig und lesbar bereitstellen, auch Jahre später und nach einem Systemwechsel.
• Scans eingehender Papierbelege so ablegen, dass sie dem Original entsprechen.

Was Sie prüfen sollten

Der häufigste Stolperstein ist nicht die laufende Ablage, sondern der Wechsel: Was passiert mit sieben Jahren Belegen, wenn Sie das ERP tauschen oder ein Vorsystem abschalten? Klären Sie mit dem Integrator, ob Altdaten migriert oder in einem lesbaren Archiv gehalten werden. Bei einem Cloud-Angebot gehört dazu die Frage, wie Sie im Fall einer Kündigung an Ihre Daten kommen. Mit Ihrem Steuerberater stimmen Sie ab, welche Belegarten welche Frist haben.

Registrierkasse und Belegerteilung

Was die Regel sagt

Die Registrierkassenpflicht besteht nach WKO, wenn der Jahresumsatz eines Betriebs netto über 15 000 Euro liegt und die Barumsätze netto über 7 500 Euro im Jahr betragen; beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Nach dem ersten Überschreiten beginnt die Pflicht mit dem Beginn des vierten Monats nach Ablauf des betreffenden Voranmeldungszeitraums. Unabhängig davon besteht seit 1. Jänner 2016 für jede Barzahlung die Belegerteilungspflicht.

Der Beleg muss Firmenbezeichnung, fortlaufende Nummer, Datum, Warenbezeichnung und Betrag enthalten; bei elektronischen Kassen kommen Kassenidentifikationsnummer und ein maschinenlesbarer Code (OCR oder QR) hinzu. Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Seit dem 1. April 2017 braucht die Kasse eine technische Sicherheitseinrichtung mit elektronischer Signatur oder Siegel und AES-256-Verschlüsselung. Kasse und Signaturerstellungseinheit sind in FinanzOnline zu registrieren, mit einem zwölfstelligen Code aus der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes“. Der Jahresbeleg ist spätestens am 15. Februar mit der offiziellen App zu prüfen. Sonderregeln bestehen etwa für den mobilen Verkauf, Berghütten, Automaten bis 20 Euro Verkaufspreis und Webshops. Bei Verstößen drohen Geldstrafen bis zu 5 000 Euro und eine Betriebsprüfung.

Was das ERP leisten muss

Ein ERP ist nicht automatisch eine Registrierkasse. Wenn Sie Barumsätze haben, gibt es zwei saubere Wege: Entweder bringt das ERP oder ein integriertes Kassenmodul die Signatur und die Belegausgabe selbst mit, oder eine zertifizierte Kassenlösung wird angebunden und liefert die Tagesumsätze strukturiert ins Rechnungswesen. In beiden Fällen sollten Barverkäufe, Retouren und Stornos nachvollziehbar gebucht werden, ohne manuelle Umwege.

Was Sie prüfen sollten

Lassen Sie sich zeigen, wie der Jahresbeleg in den Ablauf passt, wer die Registrierung in FinanzOnline vornimmt und wie ein Kassenausfall behandelt wird. Haben Sie Filialen oder einen Webshop mit Abholung vor Ort, fragen Sie nach der Zuordnung je Betriebsstätte. Details finden Sie im Ratgeber Registrierkassenpflicht und ERP.

Lohn, ELDA und Sozialversicherung

Was die Regel sagt

Jeder Dienstnehmer muss laut USP vor Arbeitsbeginn beim zuständigen Krankenversicherungsträger, der ÖGK, angemeldet werden. Die WKO weist darauf hin, dass dies seit 1. Jänner 2008 ausnahmslos vor Arbeitsbeginn zu geschehen hat. Als erfolgt gilt die Anmeldung nur, wenn sie über ELDA in den einheitlichen Datensätzen des Dachverbands der Sozialversicherungsträger übermittelt wird; Papier, E-Mail oder Telefon zählen grundsätzlich nicht. Wurde vor Ort angemeldet, ist die elektronische Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Beginn der Pflichtversicherung nachzuholen. Seit 1. Jänner 2026 ist außerdem das Ausmaß der Arbeitszeit in der Anmeldung anzugeben. Bei Meldeverstößen können Beitragszuschläge oder Säumniszuschläge verhängt werden.

Was das ERP leisten muss

• Personalstammdaten, aus denen die ELDA-Meldung ohne Doppelerfassung entsteht, einschließlich Arbeitszeitausmaß.
• Einen Ablauf, der die Anmeldung vor dem ersten Arbeitstag auslöst und nicht erst bei der ersten Abrechnung.
• Lohnverrechnung nach österreichischen Regeln oder eine saubere Schnittstelle zu Ihrer Lohnverrechnungssoftware oder zum Steuerberater.
• Buchung der Lohnkosten in die Finanzbuchhaltung mit nachvollziehbarer Kontierung.

Was Sie prüfen sollten

Viele ERP-Systeme decken Lohn und Gehalt nicht selbst ab. Das ist legitim, solange die Schnittstelle klar ist. Fragen Sie, wer die Lohnverrechnung in Ihrem Haus macht, und wie die Daten in beide Richtungen fließen. Wenn die Personalabrechnung ein Kernthema ist, lohnt der Blick auf BMD, das in Österreich oft gemeinsam mit Steuerberatungskanzleien genutzt wird – die Nähe zum Steuerberater ist hier ein praktischer Vorteil, den Sie gegen die Funktionsbreite abwägen sollten.

Datenschutz nach DSGVO

Was die Regel sagt

Nach USP muss das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten schriftlich geführt und laufend aktualisiert werden, mit Zwecken, betroffenen Personen, Datenkategorien und Empfängern. Ein Datenschutzbeauftragter ist verpflichtend, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung oder in der Verarbeitung sensibler Daten besteht, sonst freiwillig. Betroffene können binnen eines Jahres Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einbringen.

Bei einer Datenschutzverletzung gilt laut Datenschutzbehörde und WKO: unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden melden (Art. 33 DSGVO). Die Behörde nimmt Meldungen per Online-Formular, PDF-Formular, Post oder E-Mail entgegen. Die Meldung beschreibt Art der Verletzung und Zahl der Betroffenen, nennt Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, beschreibt wahrscheinliche Folgen und ergriffene oder vorgesehene Maßnahmen. Betroffene müssen nur dann informiert werden, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko für ihre Rechte besteht.

Was das ERP leisten muss

• Ein Rollen- und Berechtigungskonzept, das Personal-, Kunden- und Finanzdaten voneinander trennt.
• Protokolle, die zeigen, wer auf welche Daten zugegriffen hat – ohne sie hat eine Meldung binnen kurzer Frist keine Faktenbasis.
• Funktionen zum Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschverlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Eine Dokumentation der Verarbeitungen, die sich in Ihr Verzeichnis übernehmen lässt.

Was Sie prüfen sollten

Bei Cloud-Lösungen wie Oracle NetSuite oder gehosteten Varianten der anderen Systeme gehört der Auftragsverarbeitungsvertrag in die Prüfung, ebenso die Frage, wo die Daten liegen und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Hier zeigt sich ein Zielkonflikt: Löschwünsche nach DSGVO und Aufbewahrungsfristen müssen im ERP gemeinsam funktionieren. Ein gutes System sperrt statt zu löschen, bis die Frist abgelaufen ist.

So prüfen Sie Hersteller und Integrator

Kein Hersteller kann Ihnen Rechtskonformität pauschal zusichern; sie entsteht aus Standardfunktion, Lokalisierung und Konfiguration zusammen. Wir sind mit keinem Hersteller verbunden und vermitteln Sie an einen unabhängigen Integrator, der Ihr Projekt umsetzt. Die folgenden Fragen bringen Klarheit, unabhängig vom Produkt.

Fragen an den Hersteller

• Welche österreichischen Pflichten sind im Standard enthalten, welche über Zusatzmodule oder Partnerlösungen?
• Wer pflegt Änderungen bei Steuersätzen, Formaten und Meldungen, und wie kommen sie in meine Installation?
• Wie wird der Datenschutz vertraglich geregelt, und wo werden Daten gehalten?
• Welche Referenzen mit österreichischen Unternehmen in meiner Größe und Branche gibt es?

Fragen an den Integrator

• Wer hat die E-Rechnung an den Bund, die UVA und die Registrierkassenanbindung schon eingerichtet?
• Wer trägt die Anpassung, wenn sich eine Vorschrift ändert: im Wartungsvertrag oder gegen Aufpreis?
• Wie bindet er Ihren Steuerberater ein, etwa beim Datenaustausch und bei der Abnahme der Auswertungen?
• Wie wird bei der Migration mit Altbelegen verfahren?

Welche der genannten Systeme zu Ihrem Betrieb passen, hängt von Größe, Branche und vorhandener IT ab. Einen Überblick zur Wahl liefert der Beitrag So finden Sie den richtigen ERP-Integrator; wie unsere Vermittlung abläuft, steht unter So funktioniert es.

Checkliste für Ihr Lastenheft

Übernehmen Sie die Punkte als verbindliche Anforderungen, nicht als Wünsche:

1. Rechnungen mit allen Pflichtangaben, Sonderfälle für Kleinbeträge und hohe Beträge abgebildet.
2. Strukturierte E-Rechnung (ebInterface, UBL) und Übermittlung über USP oder Peppol, falls Sie den Bund beliefern.
3. Steuercodes, UVA-Auswertung und Export für FinanzOnline, mit Hinweis auf Fristen.
4. Revisionssichere Ablage mit Aufbewahrungsfristen je Belegart und Löschsperre.
5. Kassenanbindung oder integrierte Kasse, wenn Sie Bargeschäfte haben.
6. ELDA-fähige Personaldaten und eine geklärte Schnittstelle zur Lohnverrechnung.
7. Berechtigungen, Protokolle und Löschkonzept für die DSGVO.
8. Klare Zuständigkeit für gesetzliche Änderungen im Wartungsvertrag.

Fazit

Ein ERP ist in Österreich dann gut aufgestellt, wenn die Pflichten nicht als Sonderprojekte nachgerüstet werden, sondern im Alltag mitlaufen: Die Rechnung enthält die richtigen Angaben, die UVA entsteht aus den Buchungen, die Belege liegen geordnet im System, die Anmeldung geht vor dem ersten Arbeitstag raus, und im Ernstfall lässt sich eine Datenpanne belegen. Prüfen Sie das mit Ihren eigenen Daten, nicht mit Demodaten, und halten Sie die Verantwortung für Änderungen schriftlich fest. So wird aus einer Pflicht eine Funktion, die Sie nicht mehr beschäftigt.

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