Registrierkassenpflicht und ERP: RKSV, Belege und Schnittstellen im Überblick

Wer in Österreich Waren oder Leistungen gegen Bargeld verkauft, kommt an der Registrierkassenpflicht nicht vorbei. Sobald Sie ein ERP einführen oder wechseln, stellt sich die Frage, wie Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung zusammenspielen. Dieser Ratgeber trennt, was das ERP leisten muss, was die Kassenlösung übernimmt und was Sie vor dem Start mit dem Integrator testen sollten.

Registrierkassenpflicht: Wann sie gilt

Die Pflicht zur Registrierkasse hängt an zwei Schwellen, die gleichzeitig überschritten sein müssen: Der Jahresumsatz eines Betriebs liegt über 15.000 Euro netto, und die Barumsätze liegen über 7.500 Euro netto pro Jahr. Reine Überweisungs- oder Kartenumsätze zählen für die zweite Grenze nicht mit.

Nach dem ersten Überschreiten beginnt die Pflicht mit dem Beginn des vierten Monats nach dem Ende des betroffenen Voranmeldungszeitraums. Das ist für die Praxis wichtig: Ein wachsender Betrieb, der bisher ohne Kasse ausgekommen ist, muss rechtzeitig eine Lösung haben, die zum künftigen ERP passt – nicht erst wenn die Frist läuft.

Die WKO nennt außerdem Sonderregeln, etwa für den ambulanten Handel, Berghütten, Warenautomaten mit niedrigen Beträgen und Webshops. Ob eine davon auf Ihren Betrieb zutrifft, entscheidet nicht das ERP-Projekt, sondern Ihr Steuerberater. Für das ERP gilt nur: Die Abbildung dieser Fälle gehört ins Lastenheft.

RKSV in einfachen Worten

Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) soll verhindern, dass Barumsätze nachträglich verändert werden. Seit dem 1. April 2017 muss eine elektronische Registrierkasse dafür über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen: Belege werden mit einer elektronischen Signatur oder einem elektronischen Siegel versehen, die Daten sind mit AES 256 verschlüsselt.

Daraus folgen drei praktische Bausteine:

• Signaturerstellung: Jeder Beleg wird in der Kasse signiert. Diese Aufgabe liegt bei der Kassenlösung und ihrer Sicherheitseinrichtung, nicht beim Buchhaltungsmodul.
• Registrierung in FinanzOnline: Kasse und Signaturerstellungseinheit sind dort anzumelden, mit einem zwölfstelligen Code aus der Verwaltung von Authentifizierungscodes.
• Jahresbeleg: Er ist bis zum 15. Februar mit der offiziellen Prüf-App zu kontrollieren.

Für die Planung bedeutet das: Das ERP ist selten der Ort, an dem die RKSV „erfüllt“ wird. Es ist der Ort, an dem die Ergebnisse landen.

Belegerteilungspflicht: Der Beleg für jeden Barumsatz

Die Belegerteilungspflicht gilt seit dem 1. Jänner 2016 für jede Barzahlung. Der Beleg muss dem Kunden übergeben werden, und zwar unabhängig davon, ob er ihn mitnehmen möchte. Folgende Angaben gehören darauf:

• Bezeichnung des Unternehmens
• fortlaufende Nummer
• Datum
• Bezeichnung der Ware oder Leistung
• Betrag

Bei elektronischen Kassen kommen die Kassenidentifikationsnummer und ein maschinenlesbarer Code (OCR/QR) hinzu. Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Das deckt sich mit der allgemeinen Aufbewahrungsfrist für Bücher, Belege und Geschäftsunterlagen, die der USP nennt und die ab dem Ende des Kalenderjahres läuft, für das die Eintragung erfolgt ist.

Für die Aufbewahrung ist die elektronische Form zulässig, sofern die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist. Genau hier hilft ein ERP mit Dokumentenablage: Es kann Kassenbelege, Tagesabschlüsse und Exporte revisionsfest ablegen. Wie die Ablage im Detail zu gestalten ist, besprechen Sie mit dem Steuerberater; mehr zu den Rahmenbedingungen finden Sie im Überblick zu den gesetzlichen Anforderungen an ein ERP.

Wer macht was: ERP, Kasse, Steuerberater

Die häufigste Fehlannahme lautet: „Wir haben ein ERP, also sind wir RKSV-konform.“ Das stimmt so nicht. Die folgende Übersicht zeigt eine sinnvolle Aufgabenteilung.

Das ERP führend zu machen für Artikel, Preise und Steuersätze, ist fast immer sinnvoll. Die Kasse holt sich diese Daten und meldet Verkäufe zurück. So bleibt eine einzige Wahrheit für Bestand und Umsatz.

Steuersätze und Kleinbeträge im Kassenalltag

Das ERP muss die österreichischen Umsatzsteuersätze sauber abbilden. Die WKO nennt 20 % als Normalsatz sowie 13 % und 10 % als ermäßigte Sätze; dazu kommen 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel und 19 % in den früheren Zollausschlussgebieten Jungholz und Mittelberg. Für Betriebe mit Barverkauf, etwa Bäckereien, Hofläden oder Gastronomie, ist es entscheidend, dass Artikelstamm und Kasse denselben Steuersatz führen. Weicht er ab, stimmt die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mit den Kassenbelegen überein.

Auch die Kleinbetragsrechnung gehört in den Kassenalltag: Bis zu einem Bruttobetrag von 400 Euro dürfen Empfängerdaten, Rechnungsnummer und UID entfallen, Bruttobetrag und Steuersatz müssen aber angegeben sein. Dieses Prinzip sollte im ERP als eigene Belegart hinterlegt sein, damit Barbelege und reguläre Ausgangsrechnungen nicht vermischt werden.

Für Betriebe, die zusätzlich an öffentliche Auftraggeber liefern, gilt daneben die elektronische Rechnung; was dort zu beachten ist, steht im Ratgeber zur E-Rechnung im österreichischen ERP.

Was die ERP-Lösungen in der Praxis bedeuten

Die RKSV-Fähigkeit hängt immer von Version, Modul und Zusatzlösung ab. Aus diesem Grund lohnt sich bei jedem System dieselbe Frage: Liefert das ERP die Kasse selbst, oder wird eine zertifizierte oder geprüfte Kassenlösung angebunden?

• Odoo: Odoo bringt ein eigenes Kassenmodul mit. Ob es für Österreich in Ihrer Version die Anforderungen der RKSV abdeckt, muss der Integrator belegen; zusätzliche Lokalisierungen oder Zusatzmodule sind denkbar.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Kassenfunktionen werden in der Regel über Erweiterungen von Drittanbietern geliefert. Klären Sie, wie Belege und Umsätze zurück in die Finanzbuchhaltung gelangen.
• SAP Business One: Auch hier ist der übliche Weg eine angebundene Kassenlösung. Entscheidend ist die Schnittstelle für Artikel, Preise, Bestand und Tagesumsätze.
• BMD: Als österreichisches System ist BMD in vielen Steuerberatungskanzleien und Betrieben bekannt. Fragen Sie konkret nach, wie die Kassenanbindung aussieht und wer sie betreut.
• Oracle NetSuite: Für Handels- und Filialprozesse wird meist eine ergänzende Kassenlösung eingesetzt; die österreichische Konformität liegt dann bei dieser Lösung und deren Anbindung.

Keine dieser Aussagen ersetzt die Prüfung am konkreten Projekt. Einen neutralen Vergleich der Systeme finden Sie in der Übersicht zum besten ERP für KMU.

Typische Szenarien aus österreichischen Betrieben

Filialhandel mit Barverkauf. Mehrere Verkaufsstellen, eine zentrale Warenwirtschaft: Das ERP führt Artikel, Preise und Bestand, jede Kasse meldet Tagesabschlüsse zurück. Wichtig ist, dass Retouren und Stornos mit eigener Belegart und nachvollziehbarer Verknüpfung zum Ursprungsbeleg verbucht werden. Passende Anforderungen finden Sie im Ratgeber für den Großhandel, denn dort treffen Barverkauf und Streckengeschäft oft aufeinander.

Webshop mit Abholung oder Showroom. Die WKO erwähnt Online-Shops als Sonderfall der Kassenpflicht. Sobald Kunden aber im Showroom bar zahlen, gelten die allgemeinen Regeln. Das ERP muss deshalb Online- und Vor-Ort-Verkäufe auf demselben Artikelstamm führen; Details dazu im Beitrag zum E-Commerce-ERP.

Handwerk und Dienstleistung mit gelegentlicher Barzahlung. Hier entsteht die Barzahlung oft beim Kunden vor Ort. Das ERP stellt dann die Rechnung, die Kassenlösung wird mobil genutzt. Der Prozess ist erst dann sauber, wenn beide Belege nicht doppelt gebucht werden.

Testliste für den Integrator

Vor dem Start sollten Sie diese Punkte im Test nachweisen lassen, nicht nur im Angebot lesen:

1. Tagesabschluss: Werden Umsätze nach Steuersatz und Zahlungsart korrekt in die Finanzbuchhaltung übernommen?
2. Storno und Retoure: Bleibt die Verbindung zum Ursprungsbeleg erhalten, und entsteht kein Beleg ohne Nummer?
3. Ausfall der Kasse: Was passiert bei Netzwerk- oder Systemausfall, und wie werden Umsätze nacherfasst?
4. Belegdaten: Enthält jeder Beleg die geforderten Angaben, auch den maschinenlesbaren Code?
5. Jahresbeleg: Ist festgelegt, wer ihn erzeugt, wer ihn bis zum 15. Februar prüft und wo der Nachweis liegt?
6. Datensicherung und Ablage: Sind Belege und Exporte für die Aufbewahrungsfrist revisionsfest gespeichert?
7. Rollen und Rechte: Wer darf Preise ändern, Belege stornieren oder Kassen zuordnen?
8. Steuersätze: Sind alle von Ihnen verwendeten Sätze im Artikelstamm und in der Kasse gleich hinterlegt?
9. Datenschutz: Wie werden personenbezogene Daten aus Kundenkarten oder Rechnungen geschützt?
10. Zuständigkeit: Wer ist im Störfall der Ansprechpartner – ERP-Partner, Kassenanbieter oder beide?

Konsequenzen bei Verstößen

Die WKO nennt bei Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro und das Risiko einer Betriebsprüfung. Praktisch relevanter als die Strafhöhe ist die Beweisführung: Wer bei einer Prüfung lückenlos nachweisen kann, wie Belege entstanden, signiert, gebucht und aufbewahrt wurden, ist deutlich besser aufgestellt. Das ERP leistet dazu seinen Beitrag über Nachvollziehbarkeit, Rechte und Ablage.

So gehen Sie vor

1. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und ab wann die Pflicht für Ihren Betrieb gilt.
2. Halten Sie im Lastenheft fest, ob das ERP selbst kassieren soll oder eine Kassenlösung angebunden wird.
3. Lassen Sie sich vom Integrator die Aufgabenteilung und die Schnittstellen schriftlich beschreiben.
4. Testen Sie die oben genannten Szenarien vor dem Echtstart.

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