E-Rechnung in Österreich: Anforderungen an Ihr ERP-System

Wer in Österreich an die öffentliche Hand liefert, kommt an der E-Rechnung nicht vorbei. Für Bundesdienststellen ist sie seit dem 1. Jänner 2014 Pflicht, Papierrechnungen werden dort nicht mehr akzeptiert. Für Ihr ERP heißt das: Es muss nicht nur eine hübsche Rechnung drucken, sondern strukturierte Daten erzeugen, den richtigen Übermittlungsweg bedienen und die Belege rechtskonform archivieren.

Dieser Ratgeber erklärt die E-Rechnung in Österreich aus der Sicht der Software: Welche Regeln gelten für den Bund, welche Rolle spielen das USP und Peppol, was ist ebInterface, was gilt im B2B-Geschäft – und welche Punkte Sie mit dem Integrator vor dem Projektstart prüfen sollten. Den allgemeinen Rahmen finden Sie in unserem Überblick zu den gesetzlichen Anforderungen an ein ERP.

Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Nach der Beschreibung auf e-Rechnung.gv.at ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird. Sie muss die Angaben nach § 11 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG 1994) enthalten. Ein eingescanntes Papierdokument oder ein PDF ohne maschinenlesbare Daten ist damit keine E-Rechnung im Sinne der Verwaltung – auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

Für Ihr ERP ergibt sich daraus eine einfache Prüfregel: Entscheidend ist nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob die Daten strukturiert vorliegen und Sie sie unverändert übermitteln können.

E-Rechnung an den Bund: Pflicht seit 2014

Die Rechtsgrundlage der Pflicht gegenüber dem Bund ist § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG). Die technischen Details der Übermittlung regelt die E-Rechnungsverordnung (BGBl. II 2012/505). Wer Bundesdienststellen beliefert oder Leistungen für sie erbringt, muss die Rechnung elektronisch einreichen.

Wen die Pflicht trifft und wen nicht, zeigt die folgende Übersicht:

Wichtig für Ihre Planung: Auch wenn Länder und Gemeinden die Bundesinfrastruktur bereits nutzen können, hängt die Verpflichtung Ihrer Kunden dort vom jeweiligen Auftraggeber ab. Wer Ausschreibungen in einem Bundesland bedient, fragt am besten beim Auftraggeber nach – mehr zur regionalen Ausrichtung finden Sie unter Integrator nach Bundesland.

USP und Peppol: die zwei Wege zum Bund

E-Rechnungen an den Bund werden auf zwei Wegen eingereicht:

• Über das Unternehmensserviceportal (USP.gv.at bzw. e-Rechnung.gv.at): Voraussetzung ist die vorherige Registrierung im USP. Das Portal eignet sich für kleinere Rechnungsmengen oder für den Einstieg.
• Über das Peppol-Netzwerk: Dabei sendet Ihr System die Rechnung automatisiert an den Empfänger. Das passt zu höheren Mengen, wenn der Versand direkt aus dem ERP erfolgen soll.

Die Suche nach „USP E-Rechnung“ meint in der Regel genau diesen Einreichungsweg. Für die Systemauswahl ist die Frage entscheidend, ob Sie Rechnungen manuell hochladen oder aus dem ERP heraus automatisiert senden wollen. Im zweiten Fall brauchen Sie eine Schnittstelle: ein Modul des ERP, einen Zusatzdienst oder einen Übermittlungsdienstleister mit Peppol-Zugang.

ebInterface, UBL und weitere Formate

Für die E-Rechnung an die Verwaltung nennt e-Rechnung.gv.at als strukturierte Formate ebInterface und UBL. ebInterface ist der österreichische Standard und deshalb in der heimischen Software besonders verbreitet. UBL ist ein international verwendetes XML-Format.

Was das für die Praxis bedeutet:

• Ihr ERP sollte mindestens eines der zugelassenen Formate erzeugen können, ohne dass Sie Daten von Hand in ein Portal tippen.
• Zuordnungen wie Kundennummer, Bestellreferenz oder Leitweg-Informationen des Auftraggebers müssen in den Stammdaten und im Rechnungsdatensatz Platz haben.
• Wird das Format erst durch ein Zusatzmodul erzeugt, gehört dessen Pflege in den Wartungsvertrag.

Fragen Sie den Integrator nicht allgemein „Können Sie E-Rechnung?“, sondern: „Welches Format erzeugt das System, und wie wird die Datei an USP oder Peppol übergeben?“ Ein Integrator, der diese Frage konkret beantwortet, hat das Thema schon umgesetzt.

Auch im B2B-Geschäft: elektronische Rechnung mit Zustimmung

Außerhalb der Verwaltung gibt es nach den uns vorliegenden Angaben keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung. Seit dem 1. Jänner 2013 hat eine elektronische Rechnung aber dieselbe rechtliche Wirkung wie eine Papierrechnung, wenn der Empfänger zustimmt. Vorausgesetzt werden die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsdauer von sieben Jahren.

Für das ERP folgt daraus:

1. Die Zustimmung des Kunden zum elektronischen Versand sollte im Kundenstamm festgehalten werden, nicht in einer losen E-Mail.
2. Der Versandweg und das Format sollten pro Kunde einstellbar sein: strukturiert für den Bund, PDF per E-Mail für Kunden, die das akzeptieren.
3. Das System muss belegen können, dass die gespeicherte Rechnung der versendeten entspricht.

Wer eine Eingangsrechnungsverarbeitung plant, findet im Beitrag E-Rechnung im ERP: Ein- und Ausgang die Sicht auf beide Richtungen.

Pflichtangaben und Sonderfälle, die das ERP kennen muss

Eine strukturierte Datei ersetzt die inhaltlichen Anforderungen nicht. Das ERP muss Rechnungstypen und Schwellen abbilden, die das USP und die WKO beschreiben:

Der Steuersatz-Teil ist für den Mittelstand relevanter, als er klingt: Ein Lebensmittelhändler mit Lieferungen ins Kleinwalsertal braucht andere Steuerkennzeichen als ein Dienstleister in Wien. Prüfen Sie im Test, dass Steuercodes, Rundung und Rechnungsnummernkreis im erzeugten Datensatz stimmen, nicht nur auf dem Ausdruck.

Aufbewahrung: sieben Jahre und mehr

Das USP beschreibt die Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere mit sieben Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragung vorgenommen wurde. Die Grundlagen sind §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) und § 212 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB); für Immobilien kommt § 18 Abs. 10 UStG hinzu. Für bestimmte Unterlagen gelten zwölf Jahre, für bestimmte Immobilien zweiundzwanzig Jahre.

Das USP nennt ein Beispiel: Eine Rechnung vom 3. Jänner 2017 ist bis zum 31. Dezember 2024 aufzubewahren und darf ab dem 1. Jänner 2025 vernichtet werden. Ihr ERP sollte diese Fristlogik nicht dem Zufall überlassen – ein Löschkonzept mit Sperrfristen gehört zur Einführung.

Elektronische Speicherung, Digitalisierung und Mikroverfilmung sind zulässig, sofern die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und originalgetreu ist. Für die E-Rechnung gilt das erst recht: Das strukturierte Original ist aufzubewahren, nicht nur ein daraus erzeugtes PDF.

Bargeschäft: Registrierkasse und Belegpflicht

Wer neben Rechnungen auch Barumsätze hat, muss eine zweite Regelwelt bedienen. Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn der Jahresumsatz eines Betriebs 15 000 Euro netto und die Barumsätze 7 500 Euro netto im Jahr übersteigen – beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Für jede Barzahlung gilt seit dem 1. Jänner 2016 die Belegerteilungspflicht. Elektronische Kassen brauchen seit dem 1. April 2017 eine technische Sicherheitseinrichtung.

Das betrifft vor allem Betriebe mit Ladengeschäft, Gastronomie oder Handel. Wie ein ERP mit Kasse zusammenspielt, steht im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht und RKSV im ERP. Für die E-Rechnung ist der Punkt wichtig, weil Kassenbelege und Ausgangsrechnungen in der Buchhaltung zusammenlaufen und dieselbe Aufbewahrungsfrist haben.

Was das ERP leisten muss – und was extern bleibt

Eine ehrliche Aufteilung hilft, die Angebote der Integratoren zu vergleichen:

Das ERP selbst sollte leisten:

• vollständige Rechnungsdaten mit allen Angaben nach § 11 UStG,
• korrekte Steuercodes und Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnung,
• einen lückenlosen Rechnungsnummernkreis,
• revisionssichere Ablage mit Aufbewahrungsfristen,
• Ausgangs- und Eingangsprozess für strukturierte Rechnungen.

Häufig über Modul oder Dienstleister:

• Erzeugung von ebInterface oder UBL, falls nicht im Standard enthalten,
• Anbindung an Peppol und an das USP,
• Statusrückmeldungen des Empfängers,
• Prüfung der Dateien gegen die Formatvorgaben.

Wie weit der Standard eines Systems reicht, unterscheidet sich je nach Edition und Version. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Produktprospekte, sondern auf einen Test mit Ihren Daten.

Die ERP-Systeme im Überblick

Wir sind an keinen Hersteller gebunden; die Einschätzung gilt für alle Systeme gleichermaßen: Die Frage lautet immer, was im Standard liegt und was die Lokalisierung oder ein Partner-Add-on liefert.

• Odoo: modular aufgebaut, die österreichische Abdeckung hängt von den installierten Modulen und von der Betreuung durch den Integrator ab.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: wird häufig mit lokalen Erweiterungen betrieben; klären Sie, welche Erweiterung das Format und den Versand abdeckt.
• SAP Business One: Zusatzfunktionen für den österreichischen Markt kommen oft über Add-ons von Partnern.
• BMD: als österreichische Software eng an die Praxis der Steuerberatung angelehnt; prüfen Sie dennoch den konkreten Funktionsumfang für Ihr Szenario.
• Oracle NetSuite: als Cloud-ERP international ausgerichtet; für Österreich ist zu klären, wie Format und Übermittlung abgedeckt werden.

Wenn Ihr Steuerberater mit BMD arbeitet, lohnt sich die Frage, wie die Ausgangsrechnungen aus einem anderen ERP in die Buchhaltung übergeben werden. Diese Schnittstelle ist ein klassischer Prüfpunkt im Lastenheft; Hilfe dazu bietet der Beitrag zum ERP-Lastenheft.

Checkliste für das Gespräch mit dem Integrator

1. Zielgruppe klären: Beliefern Sie Bundesdienststellen, Länder, Gemeinden oder nur Unternehmen?
2. Weg festlegen: USP-Upload oder automatisierte Übermittlung über Peppol?
3. Format prüfen: Erzeugt das System ebInterface oder UBL, im Standard oder über ein Modul?
4. Testdatensatz verlangen: Eine reale Rechnung mit Ihren Steuersätzen, Rabatten und Referenzen, nicht ein Musterfall.
5. Archiv klären: Wo liegt das strukturierte Original, wie lange, wer darf löschen?
6. Betrieb regeln: Wer aktualisiert das Format, wenn sich Vorgaben ändern, und wer haftet für das Modul?
7. Buchhaltung einbinden: Wie fließen Rechnungen in die Buchhaltung Ihres Steuerberaters?

Wie Sie einen passenden Partner finden und worauf Sie bei Angeboten achten, beschreibt der Leitfaden ERP-Integrator finden. Der Ablauf unseres kostenlosen Services steht unter So funktioniert es.

Fazit

Die E-Rechnung in Österreich ist für Bundeslieferanten Pflicht, im B2B ein Wahlweg mit Zustimmung des Empfängers. Für Ihr ERP zählen vier Dinge: ein zugelassenes strukturiertes Format, ein sauberer Übermittlungsweg über USP oder Peppol, korrekte Rechnungsinhalte und ein Archiv, das sieben Jahre und länger trägt. Prüfen Sie diese Punkte vor der Systementscheidung – nicht erst, wenn der erste Auftraggeber die Rechnung zurückweist.

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