Ein ERP-System begleitet ein Unternehmen oft über viele Jahre. Wer ein ERP auswählt, entscheidet damit über Abläufe in Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Rechnungswesen, aber auch über Abhängigkeiten von einem Hersteller und von einem Umsetzungspartner. Die Auswahl verdient deshalb eine Methode statt eines Bauchgefühls.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie vorgehen: vom Klären des Bedarfs über die Auswahlkriterien und ein Bewertungsraster bis zu Demonstrationen und Referenzgesprächen. Wenn Sie zuerst den Überblick brauchen, lesen Sie vorab, was ein ERP-System ist.
Warum eine strukturierte ERP-Auswahl sich lohnt
Viele Projekte, die später Probleme machen, haben ihre Ursache nicht in der Technik, sondern in der Auswahl. Typische Muster sind eine Entscheidung nach dem besten Vorführeffekt, nach dem günstigsten Angebot oder nach der Empfehlung eines Bekannten, dessen Betrieb ganz anders arbeitet als Ihrer.
Eine strukturierte Auswahl bringt drei Vorteile:
- Nachvollziehbarkeit: Geschäftsführung, Fachabteilungen und IT stützen die Entscheidung auf dieselben Kriterien.
- Vergleichbarkeit: Angebote und Demos werden am gleichen Maßstab gemessen, nicht an der Präsentationsqualität.
- Weniger Überraschungen: Lücken zwischen Standard und Ihren Anforderungen werden vor der Unterschrift sichtbar, nicht im laufenden Projekt.
Welche Fehler besonders häufig sind, beschreibt der Beitrag zu den typischen Fehlern im ERP-Projekt.
Schritt eins: Ziele und Bedarf klären
Bevor Sie über Produkte sprechen, beantworten Sie intern, warum Sie ein neues ERP wollen. Gute Gründe sind konkret: Medienbrüche zwischen Buchhaltung und Lager, fehlende Transparenz bei Beständen, ein Altsystem ohne Support, Wachstum in neue Länder oder Anforderungen an die elektronische Rechnung.
Prozesse statt Funktionslisten
Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Abläufe vom Anfang bis zum Ende, zum Beispiel:
- Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlungseingang
- Bedarf, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung, Zahlung
- Fertigungsauftrag, Materialentnahme, Rückmeldung, Nachkalkulation
- Projekt, Zeiterfassung, Leistungsabrechnung
Markieren Sie, wo es heute hakt und wo Ihr Betrieb eine Besonderheit hat, die Ihnen im Wettbewerb nützt. Genau diese Stellen entscheiden später, ob Standard reicht oder angepasst werden muss.
Wer muss mitreden?
Binden Sie von Beginn an die Menschen ein, die täglich mit dem System arbeiten: Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion und IT. Ein ERP, das nur von der Geschäftsleitung ausgewählt wird, scheitert häufig an der Akzeptanz. Benennen Sie eine verantwortliche Person für das Auswahlprojekt und legen Sie fest, wer am Ende entscheidet.
Rahmenbedingungen festhalten
Notieren Sie, was feststeht: ungefähre Zahl der Anwender in Worten (wenige, mittlere, viele), Standorte und Länder, Währungen und Sprachen, bestehende Systeme mit Schnittstellenbedarf, Budgetrahmen und gewünschter Zeitpunkt der Inbetriebnahme. Diese Eckpunkte filtern ungeeignete Lösungen früh aus. Für kleinere und mittlere Betriebe finden Sie ergänzende Hinweise unter ERP für KMU.
Schritt zwei: Anforderungen im Lastenheft bündeln
Die Ergebnisse aus dem ersten Schritt gehören in ein Dokument, das Anbieter beantworten können. Ein gutes Lastenheft für die ERP-Auswahl trennt klar zwischen:
- Muss-Kriterien: Ohne sie ist die Lösung ausgeschlossen, etwa die Abbildung der österreichischen Lohnverrechnung oder eine bestimmte Chargenverfolgung.
- Soll-Kriterien: Wünschenswert und im Raster mit Punkten bewertet.
- Kann-Kriterien: Nice-to-have, die bei Gleichstand den Ausschlag geben.
Vermeiden Sie ein Lastenheft mit Hunderten Einzelpunkten, die niemand priorisiert. Besser sind überschaubare, nach Prozessen gegliederte Anforderungen mit einer Gewichtung. Bei Unsicherheit hilft ein Integrator, der aus ähnlichen Projekten weiß, welche Punkte später tatsächlich zählen.
Schritt drei: Die Auswahlkriterien im Überblick
Die folgenden Kriterien haben sich als tragfähig erwiesen. Sie müssen nicht alle gleich stark gewichten – wichtig ist, dass Sie die Gewichtung vor den Demos festlegen.
Funktionale Kriterien
Wie gut deckt die Lösung Ihre Kernprozesse im Standard ab? Prüfen Sie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion, Projektgeschäft und Auswertungen nur dort, wo Sie sie wirklich brauchen. Achten Sie auf branchenspezifische Funktionen, die entweder im Standard enthalten sind oder über Zusatzlösungen kommen. Die Unterschiede sind je nach Branche groß; Orientierung bieten unsere Seiten zu ERP in der Fertigung, im Großhandel und im Bauwesen.
Für Österreich ist außerdem relevant, wie die Lösung lokale Anforderungen behandelt: Lohnverrechnung und Kollektivverträge, Umsatzsteuer und Meldungen an die Finanzverwaltung, Zahlungsverkehr mit heimischen Banken sowie die elektronische Rechnung. Fragen Sie jeweils, was im Standard liegt und was ein Zusatzmodul oder eine Partnerlösung erfordert. Zur E-Rechnung lesen Sie ERP und E-Rechnung.
Technische Kriterien
- Betriebsmodell: Cloud, eigener Server oder Hybrid. Die Abwägung beschreibt der Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.
- Schnittstellen: Offene Programmierschnittstellen, Anbindung an Shop, Lohnverrechnung, Banken, Dokumentenmanagement und Kassensysteme.
- Anpassbarkeit: Wie weit lässt sich das System ohne Eingriff in den Kern erweitern, damit Updates möglich bleiben?
- Datenschutz und Sicherheit: Speicherort der Daten, Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung, Umgang mit der DSGVO.
- Performance und Skalierung: Trägt die Lösung auch bei wachsender Anwenderzahl und Datenmenge?
Wirtschaftliche Kriterien: Gesamtkosten statt Lizenzpreis
Der Lizenz- oder Abopreis ist nur ein Teil. Betrachten Sie die gesamten Kosten über die Nutzungsdauer: Lizenzen oder Abonnements, Einführung und Beratung, Anpassungen, Datenübernahme, Schulung, Betrieb, Wartung, Updates und interne Arbeitszeit. Ein günstiges System mit hohem Anpassungsbedarf kann teurer werden als ein höherpreisiges mit passendem Standard. Details zur Kalkulation finden Sie unter ERP-Kosten.
Ökosystem: Integratoren und Erweiterungen
Ein oft unterschätztes Kriterium ist die Verfügbarkeit erfahrener Umsetzungspartner. Fragen Sie sich: Gibt es in Österreich und im deutschsprachigen Raum Integratoren, die dieses Produkt regelmäßig einführen? Kennen sie Ihre Branche? Wie groß ist das Angebot an Erweiterungen, Schulungen und Fachliteratur? Ein Produkt mit wenigen Partnern vor Ort bedeutet eingeschränkte Auswahl, längere Wartezeiten und weniger Verhandlungsspielraum. Wie Sie einen passenden Partner finden, erklärt der Beitrag ERP-Integrator finden.
Pérennité: Zukunftssicherheit des Herstellers
Ein ERP ist eine langfristige Entscheidung. Prüfen Sie daher Entwicklungsrichtung und Stabilität des Herstellers: Wie regelmäßig erscheinen Versionen? Gibt es eine nachvollziehbare Produktstrategie? Wie läuft der Wechsel zwischen Versionen? Wie offen ist der Hersteller bei Datenexport und Ausstiegsmöglichkeiten? Bei Open-Source-Lösungen kommt die Frage nach Gemeinschaft und kommerzieller Betreuung hinzu, siehe Open-Source-ERP.
Das Bewertungsraster: ERP-Angebote vergleichbar machen
Ein Bewertungsraster macht aus Eindrücken Zahlen – oder zumindest eine einheitliche Skala. Legen Sie pro Kriterium eine Gewichtung fest und bewerten Sie jede Lösung auf einer festen Skala von niedrig bis hoch. Das Ergebnis ist keine Wahrheit, aber eine saubere Diskussionsgrundlage.
Das folgende Raster können Sie übernehmen und an Ihre Situation anpassen:
| Kriterium | Gewichtung (hoch / mittel / niedrig) | Leitfrage | Bewertung je Lösung |
|---|---|---|---|
| Abdeckung der Kernprozesse | hoch | Wie viel läuft im Standard, wie viel braucht Anpassung? | Skala von niedrig bis hoch |
| Österreich-Funktionen | hoch | Lohnverrechnung, Umsatzsteuer, E-Rechnung im Standard? | Skala von niedrig bis hoch |
| Branchenfunktionen | je nach Branche | Sind Spezialfunktionen verfügbar und gepflegt? | Skala von niedrig bis hoch |
| Bedienbarkeit | mittel | Kommen die Anwender ohne lange Einarbeitung zurecht? | Skala von niedrig bis hoch |
| Schnittstellen und Offenheit | mittel | Lassen sich bestehende Systeme sauber anbinden? | Skala von niedrig bis hoch |
| Betriebsmodell | mittel | Passt Cloud, eigener Server oder Hybrid zu Ihrer IT? | Skala von niedrig bis hoch |
| Gesamtkosten | hoch | Sind alle Kostenarten über die Nutzungsdauer transparent? | Skala von niedrig bis hoch |
| Integratoren-Ökosystem | hoch | Gibt es erfahrene Partner in der Region mit Branchenbezug? | Skala von niedrig bis hoch |
| Zukunftssicherheit | mittel | Wie stabil sind Hersteller, Strategie und Versionspflege? | Skala von niedrig bis hoch |
| Referenzen | mittel | Bestätigen vergleichbare Kunden die Aussagen? | Skala von niedrig bis hoch |
So wenden Sie das Raster an:
- Legen Sie die Gewichtungen im Team fest, bevor Sie Anbieter sehen.
- Bewerten Sie jede Lösung getrennt durch mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen.
- Führen Sie die Einzelbewertungen zusammen und besprechen Sie große Abweichungen – sie decken oft unterschiedliche Erwartungen auf.
- Multiplizieren Sie Bewertung und Gewichtung, wenn Sie eine Gesamtwertung wünschen, und prüfen Sie das Ergebnis mit gesundem Menschenverstand.
Ein Muss-Kriterium, das nicht erfüllt ist, gleicht keine noch so gute Gesamtwertung aus.
Schritt vier: Die Shortlist bilden
Nach den Muss-Kriterien und einer ersten Einschätzung bleiben in der Regel nur wenige Lösungen übrig. Mehr Kandidaten verursachen viel Aufwand, ohne die Entscheidung zu verbessern. Auf unserer Seite finden Sie die in Österreich gängigen Lösungen im Überblick unter ERP-Software. Zu den Systemen, die häufig in die engere Wahl kommen, gehören:
- Odoo: modulare Lösung mit offener Basis, die Unternehmen nach Bedarf Schritt für Schritt ausbauen. Mehr unter Odoo-Integrator.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Cloud-ERP für den Mittelstand mit enger Verzahnung zur Microsoft-Welt. Mehr unter Business Central.
- SAP Business One: ERP für kleinere und mittlere Unternehmen aus dem Hause SAP. Mehr unter SAP Business One.
- BMD: ein österreichischer Hersteller mit Schwerpunkt auf Rechnungswesen, Lohnverrechnung und Warenwirtschaft, der gerade bei heimischen Anforderungen und im Umfeld von Steuerberatungen verbreitet ist.
- Oracle NetSuite: Cloud-ERP, das häufig bei wachsenden Unternehmen mit mehreren Gesellschaften oder Ländern in Betracht kommt. Mehr unter Oracle NetSuite.
Welche davon wirklich passt, hängt von Ihrem Raster ab, nicht von der Bekanntheit des Namens. Direkte Gegenüberstellungen finden Sie unter ERP-Vergleiche, etwa Odoo gegen Business Central oder SAP Business One gegen Business Central. Für eine Einordnung nach Zielgruppe hilft der Überblick bestes ERP für KMU.
Schritt fünf: Demonstrationen mit eigenen Szenarien
Eine Standardpräsentation zeigt die Schokoladenseite eines Produkts. Aussagekräftig wird eine Demo erst, wenn der Anbieter Ihre Abläufe zeigt.
So bereiten Sie die Demo vor
- Wählen Sie einige repräsentative Szenarien aus Ihrem Alltag, darunter mindestens einen Sonderfall.
- Geben Sie Beispieldaten mit, etwa typische Artikel, Stücklisten oder Kundenkonstellationen.
- Teilen Sie die Szenarien vorab mit, damit der Anbieter vorbereitet ist, aber nicht „nachbessert“, was im Standard nicht geht.
- Laden Sie die künftigen Anwender ein, nicht nur die Leitung.
Worauf Sie während der Demo achten
- Wird im Standard gearbeitet, oder wird auf ein Sondersystem umgeschaltet?
- Wie viele Klicks und Masken braucht ein Alltagsvorgang?
- Wie flexibel sind Auswertungen und Berichte?
- Welche Antworten lauten „geht über eine Anpassung“ – und was bedeutet das für Aufwand und Updates?
Bewerten Sie unmittelbar nach jeder Demo im Raster, solange der Eindruck frisch ist. Wiederholen Sie bei engen Ergebnissen einen Test mit einer zweiten Runde, in der Fachanwender selbst im System arbeiten.
Schritt sechs: Referenzen und Gespräche mit Kunden
Referenzen zeigen, wie das System im Alltag funktioniert, nicht in der Präsentation. Bitten Sie Integrator und Hersteller um Referenzkunden, die Ihnen in Branche, Größe und Komplexität ähneln, und führen Sie die Gespräche selbst.
Fragen, die sich bewährt haben:
- Was lief in der Einführung gut, was nicht?
- Wie verlässlich waren Zeitplan und Kostenrahmen?
- Wie reagiert der Partner bei Problemen nach dem Start?
- Würden Sie sich wieder für dieselbe Lösung und denselben Partner entscheiden?
- Welche Anpassungen waren nötig, und wie wirken sie sich bei Updates aus?
Ein Anbieter, der keine vergleichbaren Referenzen nennen kann oder will, liefert damit selbst eine Information.
Schritt sieben: Angebote prüfen und entscheiden
Fordern Sie von den verbleibenden Anbietern Angebote auf der Grundlage desselben Lastenhefts an. So können Sie Leistungsumfang und Preis sauber vergleichen. Achten Sie auf:
- Welche Leistungen sind fest kalkuliert, welche nur nach Aufwand geschätzt?
- Wie sind Datenübernahme, Schulung und Dokumentation berücksichtigt?
- Welche Annahmen gelten (Umfang der Anpassungen, Mitwirkung Ihrer Mitarbeiter)?
- Wie sind Wartung, Support und Reaktionszeiten geregelt?
- Welche Laufzeiten und Kündigungsfristen gelten bei Abonnements?
Der günstigste Preis ist selten das beste Angebot. Wenn ein Angebot deutlich niedriger liegt, fehlt meist ein Leistungsbestandteil oder eine realistische Aufwandsschätzung. Wie die anschließende Umsetzung strukturiert wird, erfahren Sie im Leitfaden zur ERP-Einführung. Wenn Sie ein bestehendes System ablösen, ist zusätzlich die ERP-Migration relevant.
Typische Stolperfallen bei der Auswahl
- Funktionen sammeln statt Prozesse verstehen: Lange Wunschlisten verdecken, was wirklich zählt.
- Entscheidung nach dem Preis: Die Gesamtkosten und der Anpassungsbedarf werden ausgeblendet.
- Zu viele Kandidaten: Der Aufwand steigt, die Qualität der Bewertung sinkt.
- Fachabteilungen außen vor: Das System wird zwar gekauft, aber nicht angenommen.
- Integrator als Nebensache: Die Qualität der Umsetzung entscheidet mit über den Erfolg.
- Zu viel Individualisierung: Je mehr vom Standard abgewichen wird, desto aufwendiger werden Updates.
- Kein Plan für den Ausstieg: Datenexport und Vertragsbedingungen werden nicht geprüft.
Auswahl gemeinsam mit einem Integrator
Software und Umsetzungspartner lassen sich kaum getrennt bewerten. Ein erfahrener Integrator kennt typische Lücken, Aufwandstreiber und Branchenbesonderheiten und kann Ihr Lastenheft schärfen, bevor Sie Anbieter vergleichen. Er sollte jedoch die Lösungen neutral beurteilen, die er anbietet, und Ihnen auch sagen, wenn eine andere besser passt.
Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Über unseren Service beschreiben Sie Ihr Vorhaben einmal, und wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Branche, Größe und Lösung passt. Den Ablauf finden Sie unter So funktioniert es. Das Projekt selbst setzt der Integrator um.
Kurz zusammengefasst
Eine gute ERP-Auswahl folgt einer klaren Reihenfolge: Ziele und Prozesse klären, Anforderungen priorisieren, Kriterien gewichten, eine kleine Shortlist bilden, Demos mit eigenen Szenarien durchführen, Referenzen prüfen und Angebote vergleichbar machen. Das Bewertungsraster hält Ihre Entscheidung nachvollziehbar, und der Blick auf Gesamtkosten, Integratoren-Ökosystem und Zukunftssicherheit des Herstellers verhindert, dass ein günstiger Einstieg später teuer wird.
Häufige Fragen
Wie wähle ich ein ERP-System für mein Unternehmen aus?
Beginnen Sie mit Ihren Prozessen und Zielen, nicht mit Produktnamen. Halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, gewichten Sie Ihre Kriterien und bewerten Sie wenige geeignete Lösungen mit einem einheitlichen Raster. Demos mit Ihren eigenen Szenarien und Gespräche mit Referenzkunden liefern die Entscheidungsgrundlage.
Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl am wichtigsten?
Entscheidend sind der Funktionsumfang für Ihre Kernprozesse, die Anpassbarkeit, die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer, die Verfügbarkeit erfahrener Integratoren in Ihrer Region und die Zukunftssicherheit des Herstellers. Wie stark jedes Kriterium zählt, hängt von Ihrer Branche und Unternehmensgröße ab.
Soll ich zuerst das ERP oder zuerst den Integrator auswählen?
In der Praxis gehören beide Entscheidungen zusammen. Die beste Software scheitert mit einem unpassenden Umsetzungspartner, ein starker Integrator holt aus einer solide passenden Lösung viel heraus. Sinnvoll ist, die Software-Shortlist gemeinsam mit einem oder mehreren Integratoren zu prüfen, die Ihre Branche kennen.
Wie läuft eine ERP-Demonstration richtig ab?
Geben Sie den Anbietern vorab einige reale Szenarien aus Ihrem Alltag vor, etwa einen Auftrag vom Angebot bis zur Rechnung oder einen Monatsabschluss. Lassen Sie diese Abläufe im System zeigen, statt eine allgemeine Produktpräsentation zu sehen. Bewerten Sie jede Demo direkt danach mit dem gleichen Raster.
Welche Besonderheiten gelten in Österreich bei der ERP-Auswahl?
Prüfen Sie, wie gut die Lösung österreichische Anforderungen abdeckt, etwa Lohnverrechnung, Umsatzsteuermeldungen, E-Rechnung und Schnittstellen zu Banken und Behörden. Fragen Sie konkret nach, ob diese Funktionen im Standard enthalten sind oder über Zusatzmodule bzw. Partnerlösungen kommen.
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