Wer Waren in großer Menge einkauft und an Händler, Handwerker oder Industriekunden weiterverkauft, lebt von drei Dingen: von guten Einkaufskonditionen, von verfügbarer Ware zur richtigen Zeit und von einer Marge, die am Ende wirklich übrig bleibt. Ein ERP für den Großhandel muss diese drei Dinge in einem System zusammenführen. Das gilt für den klassischen Grossisten ebenso wie für Distributoren, die Herstellerprogramme vertreiben.
Diese Seite zeigt, welche Anforderungen im Großhandel typischerweise entscheidend sind, welche ERP-Systeme dafür infrage kommen und welche Fragen Sie einem Integrator stellen sollten, bevor Sie ein Projekt beauftragen. Für den allgemeinen Rahmen finden Sie im ERP-Ratgeber die Grundlagen.
Was unterscheidet ein ERP für Großhandel von einem Standard-ERP?
Ein Produktionsbetrieb plant Aufträge um Stücklisten herum. Ein Großhändler plant um Artikel, Lieferanten und Kundenkonditionen. Das hat Folgen für die Software:
- Sehr viele Artikel, oft mit Varianten, Verpackungseinheiten und mehreren Lieferanten je Artikel.
- Preise, die nicht nur vom Artikel, sondern vom Kunden, der Menge und dem Zeitraum abhängen.
- Lagerbewegungen in hoher Frequenz, oft an mehreren Standorten.
- Enge Verzahnung mit Spedition, Webshop, Außendienst und Lieferantenportalen.
- Margen, die sich aus Einstandspreis, Fracht, Boni und Rabatten zusammensetzen.
Ein System, das diese Punkte nur über Sonderlösungen abbildet, wird im Alltag zäh. Deshalb lohnt es sich, die Anforderungen vor der Auswahl schriftlich zu fassen, wie es das Lastenheft für ein ERP-System beschreibt.
Einkauf: Lieferanten, Bestellvorschläge und Konditionen
Der Einkauf ist im Großhandel kein Nebenschauplatz. Hier entscheidet sich, ob Sie Ware zu wettbewerbsfähigen Preisen bekommen und ob sie rechtzeitig im Regal liegt.
Was das ERP leisten muss:
- Mehrere Lieferanten je Artikel mit Prioritäten, Lieferzeiten und Einkaufspreisen.
- Bestellvorschläge auf Basis von Bestand, Mindestbestand, Absatzverlauf und offenen Aufträgen.
- Lieferantenkonditionen mit Staffeln, Jahresboni und befristeten Aktionen.
- Wareneingang mit Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein sowie Prüfung der Eingangsrechnung.
- Erfassung von Frachtkosten und Nebenkosten, damit der Einstandspreis stimmt.
Welche Systeme sich eignen: Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central und SAP Business One bringen einen vollständigen Einkaufsprozess mit Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung mit. Bei der Qualität der automatischen Bestellvorschläge und bei Lieferantenboni unterscheidet sich die Standardausstattung je nach Version und Zusatzmodulen. Oracle NetSuite eignet sich vor allem, wenn mehrere Gesellschaften oder Länder gemeinsam beschafft werden. BMD kommt eher infrage, wenn ein österreichischer Händler seine Warenwirtschaft eng an Buchhaltung und Lohn koppeln möchte.
Fragen an den Integrator:
- Wie werden Lieferantenboni, die erst nachträglich gutgeschrieben werden, dem Artikel zugeordnet?
- Kann das System Bestellvorschläge nach unseren Regeln erzeugen, oder brauchen wir dafür Anpassungen?
- Wie gehen wir mit Lieferanten um, die nur per E-Mail oder Tabelle bestätigen?
Preise, Rabatte und Kundenkonditionen
Im Großhandel gibt es selten den Preis. Es gibt Listenpreise, Kundengruppenpreise, kundenspezifische Preise, Mengenstaffeln, Zeilenrabatte, Belegrabatte, Aktionspreise und Skonto. Fehler in dieser Logik kosten direkt Marge oder verärgern Kunden.
Was das ERP leisten muss:
- Preislisten je Kunde oder Kundengruppe, mit Gültigkeitszeitraum.
- Klare Reihenfolge, welche Regel gewinnt, wenn mehrere zutreffen.
- Rabatte je Position und je Beleg, mit Berechtigungen, wer abweichen darf.
- Preisanpassungen in großem Umfang, etwa nach einer Preisrunde des Herstellers.
- Nachvollziehbarkeit: Warum hat dieser Kunde diesen Preis bekommen?
Welche Systeme sich eignen: Alle genannten Produkte kennen Verkaufspreislisten und Rabatte. Der Unterschied liegt im Detail: Wie viele Ebenen lassen sich kombinieren, wie transparent ist die Preisfindung, wie komfortabel ist die Massenpflege? Bei komplexen Konditionsgefügen prüfen Sie dies an Ihren eigenen Beispielen und nicht an der Standarddemo.
Fragen an den Integrator:
- Zeigen Sie uns drei unserer schwierigsten Kundenpreise im System, vom Angebot bis zur Rechnung.
- Wie pflegen wir Preise nach einer Lieferantenpreiserhöhung in einem Zug?
- Wie wird die Preisfindung im Webshop und im Außendienst mit dem ERP abgestimmt?
Lager: mehrere Depots, Chargen und Kommissionierung
Sobald ein Großhändler mehr als ein Lager betreibt, reicht eine einfache Bestandsführung nicht mehr. Dann geht es um Umlagerungen zwischen Standorten, Bestand im Transit, Lagerplätze und Verfügbarkeit für Zusagen an Kunden.
Was das ERP leisten muss:
- Bestand je Standort und Lagerplatz, mit Reservierungen und Verfügbarkeitsprüfung.
- Umlagerungen mit eigenem Beleg und Status »unterwegs«.
- Kommissionierung per Scanner, möglichst mit Wegeoptimierung.
- Chargen- und gegebenenfalls Seriennummernführung, wo Rückverfolgbarkeit gefordert ist.
- Inventur, auch rollierend, ohne dass das Lager stillsteht.
- Verwaltung von Mindesthaltbarkeiten bei Lebensmitteln oder Chemie.
Gerade bei Lebensmitteln und Getränken ist die Rückverfolgung zentral. Die Besonderheiten dazu behandelt die Seite ERP für die Lebensmittelbranche.
Welche Systeme sich eignen: Business Central und SAP Business One decken Mehrlagerhaltung im Standard ab. Odoo bringt ein flexibles Lagermodul mit, dessen Möglichkeiten je nach Ausbaustufe weit reichen. NetSuite eignet sich für Händler mit mehreren Standorten oder Gesellschaften. Für große Lager mit Lagerverwaltungssystem, Fördertechnik oder Pickrobotern wird oft ein spezialisiertes System angebunden, das ERP bleibt dann führend für Bestände und Aufträge.
Fragen an den Integrator:
- Reicht die Standard-Lagerverwaltung für unser Kommissionierverfahren, oder ist ein Zusatz nötig?
- Welche Scanner und Geräte laufen sicher mit dem System?
- Wie gehen wir mit Inventurdifferenzen und deren Buchung um?
Logistik und Versand
Im Großhandel ist der Versand Teil des Produkts. Kunden erwarten schnelle Lieferung, verlässliche Termine und saubere Papiere.
Ein ERP sollte Lieferscheine, Versandetiketten und Frachtpapiere erzeugen, Paketdienste und Speditionen anbinden, Sendungsnummern zurückspielen und Teillieferungen sauber führen. Auch das Streckengeschäft, bei dem der Lieferant direkt an den Kunden liefert, muss im System durchgängig abbildbar sein: Kundenauftrag, Bestellung beim Lieferanten, Wareneingang- oder Liefermeldung und Rechnung ohne manuelles Nachbuchen.
Mehr zur Anbindung von Transport und Lagerprozessen finden Sie unter ERP für die Logistik.
Fragen an den Integrator:
- Welche Versanddienstleister sind bereits angebunden, welche brauchen eine Schnittstelle?
- Wie bilden wir Streckengeschäft und Direktlieferungen ab?
- Wie werden Teillieferungen und Rückstände dem Kunden kommuniziert?
EDI und elektronischer Datenaustausch
Größere Handelsketten, Industriekunden und manche Lieferanten verlangen den elektronischen Austausch von Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Üblich sind branchenspezifische Standards, und welche für Sie gelten, bestimmen Ihre Partner, nicht das ERP.
In Österreich kommt die elektronische Rechnung hinzu, etwa an öffentliche Auftraggeber. Wie sich das ERP darauf vorbereiten lässt, erklärt der Beitrag zur E-Rechnung im ERP.
Was das ERP leisten muss:
- Eingehende Bestellungen automatisch als Kundenauftrag anlegen.
- Lieferavis und Rechnung im geforderten Format erzeugen und versenden.
- Fehlerprotokoll und Wiederholung, wenn eine Nachricht scheitert.
- Zuordnung der Artikelnummern von Partnern zu Ihren eigenen.
Welche Systeme sich eignen: Kein Produkt liefert im Standard jeden EDI-Kanal gebrauchsfertig. Üblich ist ein Konverter oder ein Dienstleister als Zwischenstation, an den das ERP angebunden wird. Business Central, SAP Business One, Odoo und NetSuite lassen sich dafür gut öffnen. Entscheidend ist, wer den Konverter betreibt und wer bei Formatänderungen zuständig ist.
Fragen an den Integrator:
- Welche EDI-Partner haben Sie schon angebunden, und mit welchem Aufwand?
- Wer trägt die laufenden Kosten und die Pflege der Schnittstelle?
- Was passiert, wenn ein Partner sein Format ändert?
Margen: vom Einstandspreis bis zum Deckungsbeitrag
Ein Großhändler, der seine Marge erst am Monatsende sieht, kommt zu spät. Das ERP soll sie je Auftrag, Kunde, Artikelgruppe und Außendienstmitarbeiter sichtbar machen, und zwar auf Basis realer Einstandspreise.
Was das ERP leisten muss:
- Bewertung des Lagerbestands nach einer klar festgelegten Methode.
- Einstandspreis inklusive Fracht, Zoll und Nebenkosten.
- Rückwirkende Boni und Gutschriften, die den Einstand verändern.
- Auswertungen zur Marge, die auch Retouren und Rabatte berücksichtigen.
- Warnung bei Verkauf unter einer festgelegten Marge.
Die Auswertungen sind nur so gut wie die Stammdaten. Wer Einstandspreise nicht pflegt, bekommt hübsche Berichte mit falschen Zahlen. Ein sauberer Datenbestand gehört zur Vorbereitung, wie es der Leitfaden zur ERP-Einführung beschreibt.
Fragen an den Integrator:
- Mit welcher Bewertungsmethode arbeitet das System, und was ändert sich bei einem Wechsel?
- Wie fließen Jahresboni in die Marge je Artikel ein?
- Welche Berichte gibt es im Standard, was muss gebaut werden?
Überblick: Bedarf und passende Systeme
Die folgende Tabelle ersetzt keine Prüfung, sie hilft bei der ersten Einordnung. Sie gibt keine Rangfolge wieder, sondern zeigt, wo ein Integrator genauer hinsehen sollte.
| Bedarf im Großhandel | Odoo | Business Central | SAP Business One | BMD | Oracle NetSuite |
|---|---|---|---|---|---|
| Einkauf und Bestellvorschläge | Im Standard, Regeln anpassbar | Im Standard | Im Standard | Warenwirtschaft vorhanden, Umfang prüfen | Im Standard |
| Kundenspezifische Preise und Rabatte | Flexibel, Komplexität prüfen | Im Standard, Tiefe prüfen | Im Standard, Tiefe prüfen | Je nach Modul prüfen | Im Standard |
| Mehrlager und Umlagerung | Im Standard | Im Standard | Im Standard | Umfang prüfen | Im Standard, auch mehrere Gesellschaften |
| EDI | Über Zusatzbaustein | Über Zusatzbaustein | Über Zusatzbaustein | Über Schnittstelle | Über Zusatzbaustein |
| Rechnungswesen in Österreich | Lokalisierung prüfen | Lokalisierung prüfen | Lokalisierung prüfen | Besonders eng integriert | Lokalisierung prüfen |
| Marge und Auswertung | Berichte im Standard, Erweiterung möglich | Berichte im Standard | Berichte im Standard | Auswertungen je nach Ausbau | Berichte im Standard |
Die Einordnung ist bewusst vorsichtig. Konkrete Eignung zeigt sich erst, wenn der Integrator Ihre Prozesse am System vorführt.
Welches System passt zu welchem Großhändler?
Einige Faustregeln helfen bei der Vorauswahl, ohne einen Gewinner zu küren:
- Odoo passt zu Händlern, die ein modular aufgebautes System mit viel Anpassungsspielraum wünschen und Webshop sowie Kasse im selben System betreiben wollen. Hintergründe finden Sie auf der Seite zum Odoo-Integrator und im Beitrag zu Open-Source-ERP.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central ist für Unternehmen interessant, die bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten. Mehr dazu unter Business Central.
- SAP Business One richtet sich an mittelständische Unternehmen mit klar strukturierten Abläufen und dem Wunsch nach einem etablierten Herstellernamen. Die Seite SAP Business One geht ins Detail.
- BMD ist eine österreichische Lösung mit starkem Fokus auf Rechnungswesen, Lohn und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Für Händler, deren Prozesse überschaubar sind, kann das ein stimmiger Weg sein.
- Oracle NetSuite wird relevant, wenn ein Händler mehrere Gesellschaften, Länder oder Währungen in einer Cloud-Umgebung führen will. Siehe Oracle NetSuite.
Wer sich zwischen zwei Systemen entscheiden muss, findet in den direkten Gegenüberstellungen wie Odoo gegen Business Central eine strukturierte Hilfe.
Typische Fehler bei der ERP-Auswahl im Großhandel
- Preislogik unterschätzt. Die Demo zeigt einen Listenpreis, der Alltag besteht aus Ausnahmen.
- Stammdaten nicht bereinigt. Doppelte Artikel, fehlende Einheiten und veraltete Lieferanten wandern mit.
- EDI zu spät eingeplant. Partneranbindungen brauchen Abstimmung und Testläufe, die den Zeitplan bestimmen können.
- Lagerpersonal nicht eingebunden. Scanner und Abläufe müssen im Lager erprobt werden, nicht nur im Büro.
- Kein klarer Datenverantwortlicher. Wer pflegt Preise, wer Artikel, wer Lieferanten?
Weitere Muster aus der Praxis beschreibt der Beitrag Fehler im ERP-Projekt.
So gehen Sie vor
- Prozesse festhalten. Beschreiben Sie Einkauf, Preisfindung, Lager und Versand in Ihren eigenen Worten, mit echten Beispielen.
- Besonderheiten markieren. Was macht Ihr Geschäft anders als der Durchschnitt? Genau dort entscheiden sich Aufwand und Eignung.
- Systeme vorauswählen. Die ERP-Auswahl hilft bei der Bewertung nach Kriterien.
- Integrator beauftragen, der Händler kennt. Fragen Sie nach Erfahrung mit Ihrer Art von Sortiment und nach Referenzen, die Sie selbst sprechen dürfen.
- Vorführung mit Ihren Daten verlangen. Preise, Lager und EDI sollten an Ihren Beispielen laufen.
Wie die Vermittlung bei uns abläuft, steht unter So funktioniert es. Sie beschreiben Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu einem passenden Integrator her, der das Projekt dann durchführt. Der Service ist für Sie kostenlos und wir sind an keinen Softwarehersteller gebunden.
Häufige Fragen
Welches ERP eignet sich für einen Großhändler in Österreich?
Das hängt von Sortiment, Lagerstruktur und Kundenmix ab, nicht vom Markennamen. Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One und Oracle NetSuite decken Einkauf, Verkauf und Lager ab, BMD ist besonders stark, wenn das österreichische Rechnungswesen im Mittelpunkt steht. Entscheidend ist, dass der Integrator Ihre Preis- und Lagerlogik an Ihren Daten vorführt.
Was ist der Unterschied zwischen einem ERP für Großhandel und für Distribution?
In der Praxis sind die Anforderungen sehr ähnlich: Waren werden eingekauft, gelagert, mit Konditionen verkauft und ausgeliefert. Bei der Distribution kommen häufig Herstellerverträge, Gebietsschutz, Chargen und Rückverfolgbarkeit stärker ins Gewicht. Beim klassischen Großhandel stehen Sortimentsbreite, Staffelpreise und schnelle Kommissionierung im Vordergrund.
Brauche ich für EDI im Großhandel ein eigenes Modul?
Meist ja, oder zumindest einen Konverter. Viele ERP-Systeme liefern keinen fertigen Austausch mit jedem Lieferanten oder Handelspartner mit. Der Integrator klärt, welche Formate Ihre Partner verlangen, ob ein Standardbaustein genügt und wer die Anbindung später pflegt.
Wie behalte ich im ERP meine Margen im Griff?
Dazu braucht das System den tatsächlichen Einstandspreis je Artikel, inklusive Fracht, Nebenkosten und nachträglicher Lieferantenboni. Nur dann zeigt es Marge je Auftrag, Kunde und Artikelgruppe verlässlich an. Fragen Sie den Integrator, wie Boni, Rückvergütungen und Währungsdifferenzen in die Kalkulation einfließen.
Lohnt sich ein Cloud-ERP für einen Großhändler mit mehreren Lagern?
Häufig ja, weil alle Standorte auf denselben Bestand zugreifen und Außendienst sowie Webshop live mitarbeiten können. Ob Cloud oder eigener Betrieb besser passt, hängt von Anbindungen an Lagertechnik, Waagen und Scanner sowie von Ihren Vorgaben zum Datenschutz ab. Ein Integrator sollte beide Varianten sauber gegenüberstellen.
Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.