Eine ERP-Software ist nur so gut wie die Menschen, die täglich damit arbeiten. Wer eine Schulung für SAP Business One plant, entscheidet damit mit, ob das System im Betrieb ankommt oder als lästige Pflicht umgangen wird. Dieser Beitrag zeigt, welche Lernangebote SAP selbst bereitstellt, wie Sie Key-User und Endanwender trennen, wie ein Schulungsplan entlang der Projektphasen aussieht und worauf es bei der SAP-Business-One-Zertifizierung wirklich ankommt.
Wenn Sie SAP Business One lernen wollen oder Ihr Team darauf vorbereiten müssen, hilft die Unterscheidung zwischen drei Ebenen: Grundlagenwissen aus den offiziellen Quellen, Schulung an Ihren eigenen Prozessen und laufende Befähigung nach dem Start. Alle drei gehören zusammen.
Was SAP selbst an Lernangeboten bereitstellt
SAP Business One ist kein Nischenprodukt: SAP nennt für Dezember 2025 mehr als 83 000 Kunden und 1,2 Millionen Anwender weltweit. Entsprechend breit ist das Lernangebot des Herstellers. Es ersetzt keine projektbezogene Schulung, ist aber ein guter Einstieg, bevor ein Integrator ins Spiel kommt.
Der kostenlose Kurs „Implementing SAP Business One“
Auf der Plattform SAP Learning finden Sie einen kostenlosen Kurs für Einsteiger. Er dauert drei Stunden und 19 Minuten, gliedert sich in drei Einheiten (Implementierungswerkzeuge, Einrichtung und Administration, Werkzeuge zur Anpassung), verlangt keine Vorkenntnisse und steht unter anderem auf Französisch zur Verfügung. Auf Deutsch sollten Sie das Angebot direkt auf der Plattform prüfen, bevor Sie es als Pflichtlektüre einplanen.
Inhaltlich deckt der Kurs genau das ab, womit sich ein Key-User im Projekt beschäftigt:
- Anlegen von Mandanten (Gesellschaften),
- Berechtigungen und Rollen,
- Nummernkreise für Belege,
- Layouts für Ausdrucke und Dokumente,
- SQL-Abfragen,
- Alarme und Genehmigungsworkflows,
- benutzerdefinierte Felder, Tabellen und Objekte (UDF, UDT, UDO) sowie benutzerdefinierte Werte (UDV),
- die Einbindung von SAP-HANA-Analysen ins Cockpit.
Das ist keine Anwenderschulung, sondern Administratorenwissen. Es lohnt sich für die Person, die im Haus später Berechtigungen vergibt, Layouts anpasst und einfache Auswertungen selbst baut.
Die Zertifizierung „SAP Certified – SAP Business One“
Die Prüfung mit dem Code C_TB120 ist auf Associate-Niveau angesiedelt. Sie besteht aus einer szenariobasierten Aufgabe mit zwei Stunden Bearbeitungszeit; die Bestehensgrenze liegt bei 60 %. Geprüft werden Grundkenntnisse in Implementierung, Logistik, Finanzwesen und Web-Client. SAP beschreibt das Zertifikat so, dass die Person unter Anleitung eines erfahrenen Beraters arbeiten kann. Es ist also ein Nachweis solider Grundlagen, kein Beleg für Projektleitung.
Zum Format: Die Prüfung wird laut SAP als KI-geführtes Rollenspiel angeboten, unter anderem auf Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch und Japanisch sowie in mehr als 25 weiteren Sprachen. Alternativ gibt es eine Videoaufzeichnung, ausschließlich auf Englisch. Prüfen Sie vor der Anmeldung, ob Ihre Sprache dabei ist.
| Angebot | Zielgruppe | Nutzen | Grenze |
|---|---|---|---|
| Kostenloser Kurs „Implementing SAP Business One“ | Key-User, IT-Verantwortliche | Verständnis für Einrichtung und Administration | Keine Anwendung an Ihren Prozessen |
| Zertifizierung C_TB120 | Key-User mit Administrationsrolle, angehende Berater | Nachweis der Grundlagen | Setzt Eigenstudium voraus; kein Ersatz für Projekterfahrung |
| Schulung durch den Integrator | Key-User und Endanwender | Bedienung an Ihren Abläufen und Ihrem Datenbestand | Qualität hängt vom Integrator ab |
| Interne Auffrischung nach dem Start | Alle Anwender | Fehlerquellen im Alltag beseitigen | Braucht einen benannten Ansprechpartner |
Key-User und Endanwender: zwei Rollen, zwei Wege
Der häufigste Fehler in Schulungskonzepten ist, alle gleich zu behandeln. Tatsächlich haben Key-User und Endanwender unterschiedliche Aufgaben.
Key-User: das Rückgrat im Haus
Key-User sind Fachleute aus den Abteilungen, die das Projekt von Anfang an begleiten. Sie wirken beim Fachkonzept mit, testen Abläufe, geben später Wissen an Kolleginnen und Kollegen weiter und sind erste Anlaufstelle bei Fragen. Für sie ist der SAP-Learning-Kurs sinnvoll, ebenso die Arbeit im Testmandanten, lange bevor Endanwender einbezogen werden. Planen Sie Zeit dafür ein: Ein Key-User, der das Projekt „nebenbei“ betreut, wird selten zur tragfähigen Stütze.
Wer im Haus Berechtigungen, Layouts oder Genehmigungsabläufe selbst pflegen soll, braucht zusätzlich Administrationswissen. Das lässt sich über die Lernplattform und die Einweisung durch den Integrator abdecken. Wie weit Sie Anpassungen selbst übernehmen und ab wann Sie sich Unterstützung holen, besprechen Sie am besten mit dem Integrator; Hinweise dazu finden Sie unter Support und Wartung bei SAP Business One.
Endanwender: Schulung am Arbeitsplatz-Szenario
Endanwender wollen wissen, was sich für ihre tägliche Arbeit ändert. Eine Produktschulung im Hörsaalstil mit allen Funktionen bringt ihnen wenig. Besser funktionieren Schulungen entlang konkreter Szenarien:
- Einkauf und Lager: Bestellung erfassen, Wareneingang buchen, Umlagerung durchführen; mehr dazu im Beitrag zu Lager und Einkauf in SAP Business One.
- Vertrieb: Angebot erstellen, in Auftrag umwandeln, Lieferung und Rechnung auslösen; siehe CRM und Vertrieb in SAP Business One.
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen prüfen, Zahlungen zuordnen, Perioden abschließen; die Grundlagen stehen unter Buchhaltung und Finanzen in SAP Business One.
- Personal und Lohn: Wo Lohnverrechnung eine Rolle spielt, klären Sie früh, welche Schritte im System und welche in der Lohnverrechnungssoftware oder beim Steuerberater liegen; Näheres unter Lohn und Personal in SAP Business One.
Jede Schulung folgt demselben Aufbau: Ausgangssituation, Ablauf im System, typische Fehler, Übung mit eigenen Daten. Das Ergebnis ist eine kurze Arbeitsanleitung pro Rolle, die später im Alltag nachgeschlagen werden kann.
Schulungsplan nach Projektphasen
Schulung ist kein einzelner Termin kurz vor dem Start, sondern zieht sich durch das ganze Einführungsprojekt. Wie die Phasen insgesamt aussehen, beschreibt der Beitrag SAP Business One einführen. Hier der Blick aus Schulungssicht:
| Projektphase | Wer wird geschult | Schwerpunkt | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Vorbereitung und Fachkonzept | Projektleitung, künftige Key-User | Grundverständnis der Software, Begriffe, Belegfluss | Gemeinsame Sprache zwischen Betrieb und Integrator |
| Einrichtung und Tests | Key-User | Mandantenaufbau, Berechtigungen, Abläufe im Testmandanten | Key-User können Szenarien eigenständig durchspielen |
| Datenübernahme | Key-User, Fachabteilungen | Prüfung von Stammdaten und Salden | Freigabe der übernommenen Daten |
| Anwenderschulung | Endanwender in Gruppen nach Rolle | Tägliche Abläufe, typische Fehler, Übungen | Anwender bestehen ihre Alltagsszenarien |
| Produktivstart | Alle | Begleitung am Arbeitsplatz, schnelle Hilfe | Fragen werden am selben Tag beantwortet |
| Stabilisierung | Alle, nach Bedarf | Auffrischung, neue Funktionen, Auswertungen | Weniger Rückfragen, saubere Daten |
Wichtig ist der Zeitpunkt der Anwenderschulung: Sie sollte stattfinden, wenn die Konfiguration stabil ist und ein Testmandant mit realistischen Daten vorliegt, aber noch genug Abstand zum Produktivstart bleibt, um Rückfragen abzuarbeiten. Konkrete Dauern legen Sie mit dem Integrator nach Umfang und Nutzerzahl fest.
Schulung in Österreich: was Sie zusätzlich berücksichtigen sollten
Eine Schulung muss die österreichischen Besonderheiten im Alltag abbilden, sonst bleibt sie Theorie. Dazu zählen vor allem:
- E-Rechnung: Wer Rechnungen elektronisch ausstellt oder empfängt, muss die Abläufe im System kennen. Hintergründe liefert der Ratgeber zur E-Rechnung in Österreich.
- Registrierkasse und RKSV: Betriebe mit Barumsätzen sollten klären, welche Schritte in der Kassenlösung und welche im ERP liegen. Siehe Registrierkassenpflicht und ERP.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Viele KMU lassen Buchhaltung oder Lohnverrechnung ganz oder teilweise extern führen. Schulen Sie die Schnittstelle: Welche Belege liefert wer, in welchem Format, bis wann?
- Landesspezifische Strukturen: Ein Betrieb mit Standorten in mehreren Bundesländern braucht eine Schulungslogistik, die Wege und Zeitfenster berücksichtigt. Die Seite SAP Business One in Österreich beschreibt, was die lokale Ausprägung des Systems ausmacht.
Schulungsmaterial sollte in der Sprache des Teams vorliegen. Prüfen Sie, welche Unterlagen der Integrator auf Deutsch bereitstellt und ob Bildschirmfotos aus Ihrem eigenen Mandanten stammen. Anleitungen mit fremden Beispieldaten werden erfahrungsgemäß weniger genutzt.
Welche Rolle der Integrator bei der Schulung spielt
SAP verkauft Business One über Partner. Laut SAP sind es 850 Partner weltweit, und SAP Österreich beschreibt im Partnerprogramm PartnerEdge vier Modelle der Zusammenarbeit: Sell (Wiederverkauf), Build (Entwicklung), Service (Beratung und Integration) sowie Run (Managed Services). Außerdem müssen Partner verpflichtende Schulungen in Vertrieb, Vorvertrieb und Kundenbeziehung absolvieren, um SAP-Lösungen verkaufen zu dürfen. Für Anbieter von Business One Cloud im gehosteten Abonnement verlangt SAP zusätzlich eine „Run Authorization“, die unter anderem Schulungs- und Qualifikationsanforderungen umfasst (nach den gelesenen PartnerEdge-Bedingungen von 2017).
Für Sie als Kunde heißt das: Die Partnerprogramme von SAP verlangen Qualifikation, sagen aber nichts darüber, wie gut ein Integrator Ihre Anwender schult. Das müssen Sie im Auswahlgespräch selbst klären. Stellen Sie konkrete Fragen:
- Wer schult, und welche Erfahrung hat diese Person in Ihrer Branche?
- Gibt es eine Schulung im Testmandanten mit Ihren eigenen Daten?
- Welche Unterlagen erhalten die Anwender, und in welcher Sprache?
- Wie wird nach dem Start unterstützt, und wer ist Ansprechpartner?
- Was ist im Projektpreis enthalten, was wird gesondert abgerechnet?
Eine Orientierung zur Auswahl bietet Integrator für SAP Business One auswählen. Wie die Vermittlung bei uns abläuft, steht unter So funktioniert es; wir sind nicht an SAP gebunden, vermitteln den Kontakt und überlassen dem Integrator das Projekt.
Zum Kostenrahmen: Die Schulung ist in der Regel Teil des Einführungsprojekts und sollte im Angebot als eigene Position erkennbar sein. Warum Preise stark vom Umfang abhängen, erklärt SAP Business One: Preise. Fördermöglichkeiten für Weiterbildung in Österreich haben wir hier nicht aufgenommen, da uns dafür keine geprüften Angaben vorliegen; erkundigen Sie sich bei der Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes und bei Ihrem Steuerberater.
Veränderung begleiten: Schulung allein reicht nicht
Auch die beste Schulung scheitert, wenn niemand den Wandel im Betrieb trägt. Ein ERP-Projekt verändert Zuständigkeiten, macht Abläufe sichtbar und beendet manche liebgewonnene Excel-Liste. Wirksame Veränderungsbegleitung besteht aus wenigen, konsequent gelebten Elementen:
- Sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung. Wenn die Führung selbst mit dem System arbeitet und Auswertungen daraus verlangt, zieht das Team mit.
- Frühe Einbindung der Betroffenen. Wer beim Fachkonzept mitreden durfte, verteidigt das Ergebnis später.
- Klare Zuständigkeiten. Wer pflegt Stammdaten, wer genehmigt, wer ist Ansprechpartner? Ohne diese Antworten entsteht Unsicherheit.
- Parallelbetrieb bewusst begrenzen. Wenn altes und neues System lange nebeneinander laufen, setzt sich selten das neue durch.
- Rückmeldungen ernst nehmen. Anwender erkennen Schwachstellen als Erste; eine einfache Sammelliste und feste Besprechungstermine genügen.
Mehr zu den typischen Stolpersteinen finden Sie im Ratgeber Fehler im ERP-Projekt.
Checkliste für Ihr Schulungskonzept
- Key-User benannt und im Alltag entlastet,
- SAP-Learning-Kurs für Administratoren eingeplant,
- Zertifizierung nur dort, wo sie Nutzen bringt,
- Schulungen nach Rollen getrennt,
- Testmandant mit realistischen Daten bereitgestellt,
- Arbeitsanleitungen pro Rolle vorhanden,
- Begleitung in der ersten Zeit nach dem Start geklärt,
- Zuständigkeiten für Fragen und Stammdaten festgelegt.
Wenn Sie wissen möchten, welcher Integrator in Ihrer Region Schulung und Einführung aus einer Hand anbietet, schildern Sie uns Ihr Vorhaben. Wir stellen den Kontakt zu passenden Anbietern her, kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Schulung für SAP Business One?
Ja, SAP Learning bietet den kostenlosen Kurs „Implementing SAP Business One“ an. Er dauert drei Stunden und 19 Minuten, ist in drei Einheiten gegliedert, richtet sich an Einsteiger und setzt keine Vorkenntnisse voraus. Er ersetzt aber keine Schulung an Ihren eigenen Prozessen und Daten.
Wie funktioniert die Zertifizierung „SAP Certified – SAP Business One“?
Die Prüfung mit dem Code C_TB120 ist auf Associate-Niveau angesiedelt und dauert zwei Stunden. Sie ist szenariobasiert, die Bestehensgrenze liegt bei 60 %. Geprüft werden Grundlagen zu Implementierung, Logistik, Finanzwesen und Web-Client. Das Zertifikat belegt, dass die Person unter Anleitung eines erfahrenen Beraters arbeiten kann.
Brauchen meine Mitarbeitenden eine Zertifizierung, um mit SAP Business One zu arbeiten?
Nein. Für Anwender im Einkauf, Lager, Vertrieb oder in der Buchhaltung ist eine Zertifizierung nicht nötig. Sie ist vor allem für Key-User mit Administrationsaufgaben oder für Personen interessant, die später Beratungsleistungen erbringen wollen. Für alle anderen zählt die Schulung an den eigenen Abläufen.
Wer schult die Anwender in einem österreichischen SAP-Business-One-Projekt?
Üblicherweise der Integrator, der das Projekt umsetzt, gemeinsam mit Ihren Key-Usern. Der Integrator vermittelt die Systembedienung, die Key-User übersetzen sie in Ihre betrieblichen Abläufe. Legen Sie Umfang, Termine und Schulungsunterlagen schriftlich im Projektplan fest, damit nichts am Ende des Projekts untergeht.
Wann sollte die Schulung im Einführungsprojekt stattfinden?
Key-User gehören von Beginn an ins Projekt, Endanwender werden erst geschult, wenn ein stabiler Testmandant mit realistischen Daten bereitsteht. Eine Schulung zu früh auf unfertigem Stand verwirrt, eine zu späte lässt kaum Raum für Rückfragen vor dem Produktivstart. Nach dem Start folgen kurze Auffrischungen im laufenden Betrieb.
Quellen
- SAP Learning – Implementing SAP Business One
- SAP Learning – SAP Certified Associate – SAP Business One
- SAP Österreich – Partnerprogramm
Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.