Odoo in Österreich: Was die Lokalisierung wirklich abdeckt

Wer Odoo in Österreich einführen will, stellt zuerst eine nüchterne Frage: Was kann das System für österreichische Betriebe von Haus aus, und wo beginnt die Arbeit des Partners? Dieser Beitrag beantwortet das für Odoo in Österreich pflichtweise durchgegangen – von der Kontenlogik über die UGB-Berichte bis zur Registrierkasse. Wo die Quellen keine Aussage tragen, steht das ausdrücklich dabei: Das sind die Punkte, die Sie sich vor der Unterschrift schriftlich bestätigen lassen.

Einen Überblick über die Software selbst finden Sie auf der Seite Odoo im Überblick. Hier geht es um das, was speziell für den österreichischen Markt zählt.

Präsenz in Österreich: Odoo selbst und das Partnernetz

Odoo ist ein belgischer Hersteller. Auf der Kontaktseite führt das Unternehmen in Europa Standorte in Belgien (Hauptsitz in Louvain-la-Neuve), Deutschland, Italien, Luxemburg und Spanien auf – kein Büro in Österreich. Die österreichische Präsenz läuft deshalb über Partner: Projekt, Anpassung, Schulung und Support liegen bei ihnen, nicht beim Hersteller.

Das Partnerverzeichnis nennt 37 Partner im Land: 5 Gold, 4 Silver und 28 Ready. Zur Einordnung: Das Programm kennt neben diesen drei Stufen einen Lernstatus. Gold verlangt laut Programmseite die höchsten Mindestwerte bei neu verkauften Enterprise-Benutzern, zertifizierten Mitarbeitenden und Kundenbindung. Der Status zeigt also Umfang und Zertifizierungstiefe. Er ersetzt nicht die Frage, ob der Partner Betriebe Ihrer Größe und Ihrer Branche schon in einem österreichischen Bundesland betreut hat.

Wir stehen keinem Hersteller und keinem Partner nahe: ERP Integrator vermittelt kostenlos, das Projekt führt der Integrator. Wie Sie unter den Partnern auswählen, beschreibt die Seite Odoo-Integrator wählen.

Die österreichische Lokalisierung: vier Module

Nach der Odoo-Dokumentation bedeutet eine Fiskallokalisierung: Kontenplan anpassen, die benötigten Steuern aktivieren, länderspezifische Berichte und Zertifizierungen einrichten. Für Österreich gibt es ein eigenes Paket aus vier Modulen:

• Austria – Accounting (l10n_at): das Basispaket der steuerlichen Lokalisierung,
• Austria – Accounting Reports (l10n_at_reports): gesetzliche Berichte,
• Austrian SAF-T Export (l10n_at_saft): Export für die Finanzverwaltung,
• Austria – Security Regulation for Point of Sale (l10n_at_pos): Kassenkonformität.

Das ist die Grundlage. Was darauf aufsetzt – Mahnwesen, Bankanbindung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung – hängt vom gewählten Umfang ab, wie auf der Seite Buchhaltung und Finanzen in Odoo beschrieben.

Jahresabschluss nach UGB

Im Berichtsmodul liefert Odoo eine Bilanz nach § 224 UGB und eine Gewinn- und Verlustrechnung nach § 231 UGB im Gesamtkostenverfahren. Für Kapitalgesellschaften, die ihre Abschlüsse selbst vorbereiten, ist das ein tragfähiger Ausgangspunkt. In der Praxis arbeitet der Betrieb aber meist mit einem Steuerberater oder Bilanzbuchhalter zusammen. Klären Sie früh, ob dieser Odoo-Auswertungen direkt übernehmen kann oder weiter eine Datenübergabe in sein eigenes System braucht.

SAF-T-Export für die Finanzverwaltung

Das SAF-T-Modul erzeugt die XML-Datei im Format Standard Audit File for Tax. Vor dem ersten Export verlangt Odoo einige Pflichtangaben:

1. In der Buchhaltung einen ÖNACE-Code und eine Gewinnermittlungsmethode (Profit Assessment Method).
2. In den Firmenstammdaten die vollständige Adresse, eine Telefonnummer und die UID-Nummer.
3. Mindestens einen Kontakt vom Typ Person, der dem Unternehmen zugeordnet ist.

Das Modul ergänzt außerdem jedes Konto des Kontenplans um eine SAF-T-Zuordnung und ordnet viele Konten des österreichischen Standardkontenplans automatisch zu. Warnungen weisen auf nicht oder mehrfach zugeordnete Konten hin. Hat Ihr Betrieb einen individuell angepassten Kontenplan, bleibt hier Handarbeit – kalkulieren Sie sie im Angebot ein.

Registrierkasse: RKSV im Odoo-Kassensystem

Wer bar kassiert, kennt die Anforderungen. Die WKO beschreibt die Registrierkassenpflicht so: Sie greift, wenn der Jahresumsatz einer Betriebsstätte 15.000 Euro und zugleich die Barumsätze 7.500 Euro überschreiten. Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, und Verstöße können mit Geldstrafen bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Die Kasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung mit Signatur oder Siegel.

Odoo bildet das über das Modul l10n_at_pos ab:

• Die Anbindung läuft über die Cloud-Lösung von fiskaly: Sie erzeugen Zugangsdaten, die eine fiskaly-Organisation anlegen, und verbinden diese mit FinanzOnline über Teilnehmer-ID, Benutzer-ID und PIN.
• Belege erhalten eine digitale Signatur durch eine Signaturerstellungseinheit (SCU), sichtbar als QR-Code. Aufträge, die mangels verfügbarer SCU nicht signiert wurden, lassen sich nachträglich manuell signieren.
• Es gibt den periodischen DEP7-Export für Kontrollen sowie Monats- und Jahresbelege.

Beachten Sie die Handgriffe, die nicht in der Software liegen: Laut WKO müssen Kasse und Signaturerstellungseinheit in FinanzOnline registriert werden, und der Jahresbeleg ist mit der offiziellen App bis spätestens 15. Februar zu prüfen. Wer ausführlicher in die Materie einsteigen will, findet das auf der Seite Registrierkassenpflicht und ERP.

E-Rechnung: Peppol ja, ebInterface zu klären

Seit 1. Jänner 2014 sind elektronische Rechnungen an Dienststellen des Bundes Pflicht; Papierrechnungen werden nicht mehr angenommen. Rechtsgrundlage ist § 5 IKTKonG, die Übermittlungsdetails regelt die E-Rechnungsverordnung. Eingereicht wird über das USP-Portal (mit vorheriger Registrierung) oder über das Peppol-Netzwerk. Als strukturierte Formate nennt e-Rechnung.gv.at ebInterface und UBL.

Für Lieferanten ausländischer Herkunft gilt eine Erleichterung; hat der Auftragnehmer seinen Sitz in Österreich, trifft ihn die Pflicht uneingeschränkt. Länder und Gemeinden können die Infrastruktur des Bundes nutzen, ihre Vertragspartner sind derzeit aber nicht zu E-Rechnungen verpflichtet.

Was bietet Odoo hier? Österreich steht auf der Liste der Länder, in denen die Peppol-Registrierung direkt aus Odoo möglich ist. Die gelesene Dokumentation nennt als Versandformate BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS und NLCIUS – ein spezifisches österreichisches Format wie ebInterface wird dort nicht beschrieben. Das ist kein Beleg dafür, dass es nicht geht, aber ein Punkt, den der Partner schriftlich beantworten sollte: Wie erreicht eine Rechnung den Bund im erwarteten Format, mit welchem Modul, mit welcher Zusatzlösung? Die allgemeine Einordnung steht unter E-Rechnung in Österreich und ERP.

Umsatzsteuer: Sätze, Meldungen, Kleinbetragsrechnung

Die Lokalisierung bringt die österreichische Steuerlogik mit. Dahinter stehen Regeln, die im Alltag zählen:

• Die WKO nennt als Steuersätze 20 % (Normalsatz), 13 % und 10 % (ermäßigt), dazu 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel und 19 % in Jungholz und Mittelberg.
• Eine Rechnung bis 400 Euro Bruttobetrag darf als Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden; Pflichtangaben sind dann Bruttobetrag und Steuersatz.
• Über 10.000 Euro muss bei Unternehmerkunden die UID des Empfängers auf der Rechnung stehen.
• Die UVA ist grundsätzlich monatlich, bei einem Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro vierteljährlich; Fälligkeit ist der 15. des zweitfolgenden Monats, die Übermittlung läuft elektronisch über FinanzOnline.

Prüfen Sie im Test, dass Ihre typischen Fälle – Kleinbetragsrechnung, Rechnung über 10.000 Euro, Leistungen an Kunden im Ausland – im System korrekt erscheinen. Die Grundkonfiguration mitzubringen ist die eine Sache, sie auf Ihre Geschäftsvorfälle abzustimmen die andere.

Lohnverrechnung und Personal: der unsichere Teil

Hier lohnt die größte Vorsicht. Die Odoo-Dokumentation zur Personalabrechnung verlangt die Installation einer Länderlokalisierung. Die dort gelesene Liste nennt Österreich nicht. Sie belegt nicht, dass es keine Lösung gibt – österreichische Partner bieten mitunter eigene Zusatzmodule –, sie bedeutet aber: Verlassen Sie sich nicht auf die Standardfunktion.

Für Arbeitgeber in Österreich hängt an der Lohnverrechnung einiges, etwa die Anmeldung vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK, die über ELDA elektronisch erfolgen muss, sowie seit 1. Jänner 2026 die Angabe des Beschäftigungsausmaßes. Entscheiden Sie deshalb früh, ob Ihre Lohnverrechnung beim Steuerberater bleibt, in einer Spezialsoftware läuft oder über Odoo abgebildet werden soll. Das Thema behandelt vertieft die Seite Lohn und Personal in Odoo.

Datenschutz und Aufbewahrung

Zwei Pflichten betreffen jedes ERP-System, auch wenn sie nicht in der Lokalisierung stecken:

• Aufbewahrung: Bücher, Belege und Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren (§§ 131, 132 BAO, § 212 UGB); für einzelne Unterlagen gelten zwölf, bei bestimmten Immobilien zweiundzwanzig Jahre. Elektronische Archivierung ist zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet und inhaltsgleich ist.
• Datenschutz: Verletzungen sind laut Datenschutzbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden zu melden. Ein Verarbeitungsverzeichnis muss schriftlich geführt und laufend aktualisiert werden.

Wo die Odoo-Daten liegen, wer darauf zugreift und wie Berechtigungen vergeben werden, hängt vom Hosting ab: Odoo Online, Odoo.sh oder eigener Betrieb. Die Optionen vergleicht die Seite Odoo-Hosting und Cloud.

Tabelle: Pflicht → Abdeckung durch Odoo

Eine Besonderheit gehört noch dazu: In Österreich arbeiten viele Betriebe mit einem Steuerberater, dessen Buchhaltungssystem BMD heißt. Wie Odoo dorthin Daten liefert, ist eine Frage der Schnittstelle und eher Projekt- als Produktthema; siehe Odoo-Schnittstellen.

Was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten

1. Welche Module laufen produktiv? Lassen Sie sich die vier Lokalisierungsmodule und alle Zusatzmodule namentlich nennen, mit Versionsstand.
2. Wer betreut das Update? Eine Lokalisierung bleibt nur aktuell, wenn sie bei Versionswechseln mitgezogen wird. Das gehört in den Supportvertrag.
3. Lizenzmodell: Community ist unter LGPLv3 lizenziert, Enterprise nur mit gültigem Abonnement für die jeweilige Benutzerzahl nutzbar. Ob Ihre Funktionen in der Community-Fassung ausreichen, ist eine konkrete Prüfung wert; die Preislogik beschreibt die Seite Odoo-Preise.
4. Tests mit echten Fällen: SAF-T-Export, Kassenbeleg, Rechnung an den Bund, Kleinbetragsrechnung.
5. Verantwortung für die Pflichten: Die Lokalisierung unterstützt, die gesetzliche Verantwortung bleibt beim Unternehmen.

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