Ein Audit von Business Central ist die nüchterne Bestandsaufnahme eines laufenden oder steckengebliebenen Projekts. Es beantwortet drei Fragen: Was ist tatsächlich eingerichtet? Was funktioniert, was nicht? Und was ist der kürzeste Weg zu einem System, dem Ihr Team vertraut? Für österreichische Betriebe ist das oft der Moment vor einer Projektübernahme: Der bisherige Integrator hat das Projekt nicht abgeschlossen, ist nicht mehr erreichbar oder passt nicht mehr zu Ihren Anforderungen.
Die gute Nachricht vorweg: Ein Wechsel bedeutet selten einen Neustart. Business Central ist eine Standardplattform, deren Mandant, Daten und Erweiterungen sich von einem anderen Partner weiterführen lassen. Entscheidend ist, dass die Übernahme geordnet abläuft.
Woran Sie erkennen, dass ein Audit fällig ist
Nicht jede Verzögerung ist ein Notfall. Diese Signale sprechen aber dafür, genauer hinzusehen:
- Der Go-live rutscht immer wieder, ohne dass jemand die Ursache klar benennen kann.
- Die Buchhaltung arbeitet parallel in Excel oder im Altsystem, weil sie den Zahlen in Business Central nicht traut. Besonders kritisch, wenn der Steuerberater Abstimmungen von Hand nachziehen muss.
- Berichte und Salden stimmen nicht, etwa zwischen Lager und Finanzbuchhaltung oder bei den offenen Posten.
- Jede Kleinigkeit wird zur Eigenentwicklung, obwohl der Standard die Funktion abdecken würde.
- Das System ist langsam, vor allem bei Buchungsläufen, Auswertungen oder Schnittstellenimporten.
- Anfragen bleiben liegen: Tickets werden ohne Lösung geschlossen, Ansprechpartner wechseln ständig.
- Niemand kann erklären, wie das System aufgebaut ist. Es gibt keine Dokumentation, nur mündliches Wissen einzelner Berater.
- Updates werden verschoben oder scheitern, weil Anpassungen sie blockieren.
Treffen mehrere dieser Punkte zu, lohnt sich ein unabhängiger Blick, bevor weitere Budgets fließen. Wie Projekte typischerweise ins Rutschen geraten, beschreibt auch der Ratgeber Fehler im ERP-Projekt.
Was ein Audit von Business Central untersucht
Ein gutes Audit ist keine Fehlersuche ins Blaue, sondern folgt einem festen Raster. Je Bereich gibt es konkrete Prüfpunkte und ein Ergebnis, das Sie bewerten können.
| Bereich | Typische Prüfpunkte | Ergebnis für Sie |
|---|---|---|
| Paramétrage / Einrichtung | Kontenplan, Buchungsgruppen, Nummernserien, Dimensionen, Genehmigungsworkflows | Abweichungen vom Standard und deren Begründung |
| Daten | Stammdaten, Dubletten, offene Posten, Eröffnungssalden, Lagerbestände | Datenqualität und Bereinigungsbedarf |
| Eigenentwicklungen | Erweiterungen, Berichte, Codequalität, Abhängigkeiten, Dokumentation | Liste mit Risiko und Ersatzmöglichkeit durch Standard |
| Performance | Langsame Buchungen, Sperren, Schnittstellenlast, Berichtslaufzeiten | Engpässe mit Ursache |
| Sicherheit | Benutzerrechte, Berechtigungssätze, Administratorzugänge, Trennung von Aufgaben | Zugriffskonzept und Lücken |
| Version und Betrieb | Update-Stand, Umgebungen, Sicherungen, Sandbox-Nutzung | Update- und Betriebsfähigkeit |
| Prozesse und Schulung | Wie das Team tatsächlich arbeitet, Umgehungslösungen | Lücken zwischen Soll und Praxis |
Einrichtung und Standardnähe
Der erste Blick gilt der Einrichtung. Wurde der Standard sinnvoll genutzt, oder wurde er gegen die Logik des Systems gebogen? Häufig finden sich Buchungsgruppen, die niemand mehr versteht, oder Dimensionen, die für die Auswertung in Österreich nicht sauber angelegt wurden. Prüfen Sie dazu auch die Bereiche Buchhaltung und Finanzen sowie Lager und Einkauf, denn dort entstehen die meisten Abweichungen.
Daten und Migration
Datenfehler sind der häufigste Grund, warum Anwender dem System nicht vertrauen. Das Audit prüft, ob Stammdaten sauber übernommen wurden, ob Salden zum Stichtag stimmen und ob Dubletten oder unvollständige Datensätze vorliegen. Wichtig zu wissen: Der Microsoft-Support behebt Störungen im Sinne von Break-Fix, hilft aber nicht bei der Korrektur beschädigter Daten. Datenbereinigung ist deshalb Projektarbeit Ihres Integrators. Mehr zum Thema finden Sie unter Migration nach Business Central.
Eigenentwicklungen
Eigenentwicklungen sind oft der größte Risikoposten. Das Audit klärt, was entwickelt wurde, wer den Quellcode besitzt, ob die Erweiterungen mit den regelmäßigen Versionen kompatibel bleiben und ob es für die Funktion inzwischen eine Standardlösung gibt. Hintergründe zu Möglichkeiten und Grenzen stehen im Beitrag Individualentwicklung in Business Central. Auch Anbindungen an Shop, Bank oder Behörden gehören hierher; sie behandelt die Seite zu den Schnittstellen.
Performance und Sicherheit
Langsame Abläufe haben meist konkrete Ursachen: aufwendige Eigenentwicklungen, ungünstig gesetzte Filter, Schnittstellen, die zur Hauptgeschäftszeit große Mengen schreiben. Bei der Sicherheit zählt, wer was sehen und buchen darf. Ein häufiger Befund: zu viele Anwender mit umfassenden Rechten, ehemalige Berater, die noch Zugang haben, und keine klare Aufgabentrennung zwischen Einkauf, Freigabe und Zahlung.
Version, Updates und Betrieb
Business Central in der Cloud wird zweimal jährlich, im April und im Oktober, mit einer größeren Version aktualisiert; dazwischen kommen monatliche kleinere Updates. Darin stecken auch Korrekturen und regulatorische Anpassungen. Das Audit prüft daher, ob Ihre Umgebung im vorgesehenen Rhythmus mitgeht, ob Erweiterungen Updates blockieren und ob Sie eine Sandbox-Umgebung zum Testen nutzen. Die Update-Fenster einer Umgebung lassen sich vom Administrator anpassen; wer das nie geprüft hat, wird von Terminen überrascht. Auch die Sicherungslage gehört dazu: Umgebungen lassen sich innerhalb eines begrenzten Zeitraums wiederherstellen, dafür braucht es allerdings ein bezahltes Abonnement. Zur Einordnung der Ausführungen lesen Sie Versionen und Editionen und Hosting und Cloud.
Österreich-spezifische Prüfpunkte
Ein Audit in Österreich hört nicht bei der Technik auf. Business Central wird für Österreich direkt von Microsoft lokalisiert, das ist eine gute Basis. Trotzdem hängt viel davon ab, wie sauber sie genutzt wird:
- E-Rechnung: Läuft der Rechnungsein- und -ausgang so, wie Ihre Kunden und Ihr Steuerberater es erwarten? Hintergründe liefert der Ratgeber E-Rechnung und ERP.
- Registrierkasse und RKSV: Wenn Sie Barumsätze erfassen, muss die Anbindung der Kasse zum System passen. Mehr dazu unter Registrierkassenpflicht und ERP.
- Zusammenspiel mit dem Steuerberater: Stimmen Kontenrahmen, Exportformate und Abstimmungsroutinen? Viele Betriebe tauschen Daten mit Lösungen wie BMD aus; dieser Austausch gehört ins Audit.
- Lohnabrechnung: Österreichische Lohnverrechnung wird häufig außerhalb des ERP gemacht. Die Übergabe der Daten sollte sauber dokumentiert sein, siehe Lohn und Personal.
Gerade bei Filialisten, Handel und Gastronomie in Wien, der Steiermark oder Tirol führen solche Punkte zu den teuersten Nacharbeiten, wenn sie erst nach dem Go-live auffallen.
Changer d’intégrateur ohne Neustart: der Integratorwechsel
Ein Wechsel ist machbar, wenn Sie ihn als Übergabe planen und nicht als Bruch. Die Lizenzen laufen bei Online-Betrieb über das Cloud-Solution-Provider-Programm, also über einen Partner. Das bedeutet: Der neue Partner übernimmt Betreuung und Abrechnung, Ihr Mandant und Ihre Daten bleiben bestehen. Dass es einen Partner mit erstem Support gibt, ist Teil des Modells: Er nimmt Störungen auf und eskaliert bei Bedarf an Microsoft, als delegierter Administrator Ihres Mandanten.
Wichtig ist die Reihenfolge:
- Zuerst klären, was Ihnen gehört: Mandant, Administratorzugang, Dokumentation, Quellcode bezahlter Anpassungen.
- Dann das Audit beauftragen, am besten durch den künftigen Integrator, der danach ein belastbares Angebot machen kann.
- Parallelbetrieb vermeiden: Der alte Partner bleibt bis zur geordneten Übergabe zuständig, der neue wird schrittweise delegierter Administrator.
- Erst dann Änderungen vornehmen, nicht schon während des Audits.
Wer einen neuen Partner sucht, findet Orientierung unter Integrator für Business Central wählen und im allgemeinen Ratgeber ERP-Integrator finden. Microsoft bewertet Partner unter anderem anhand von Zertifizierungen, etwa der Business-Central-Rollen für Funktionsberater und Entwickler, und anhand der Kundenerfolge. Das ist ein Hinweis, ersetzt aber nicht die Frage nach Referenzen in Ihrer Branche und Größenordnung.
Dokumente und Zugänge, die Sie zurückholen sollten
Bevor die Zusammenarbeit endet, sichern Sie diese Unterlagen:
| Unterlage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Administratorzugang zum Mandanten | Ohne ihn kann niemand Umgebungen, Updates und Benutzer verwalten |
| Lastenheft, Pflichtenheft, Protokolle | Zeigen, was vereinbart war und was davon fehlt |
| Dokumentation der Einrichtung | Grundlage für jede Weiterarbeit |
| Quellcode und Beschreibung der Erweiterungen | Sonst bleibt Ihr System vom alten Partner abhängig |
| Übersicht der Schnittstellen mit Zugangsdaten-Verwaltung | Verhindert Ausfälle bei Shop, Bank und Behörden |
| Berechtigungskonzept | Basis für das Sicherheits-Audit |
| Datenmigrationsprotokolle und Abstimmlisten | Beleg für Eröffnungssalden und Stichtage |
| Verträge, Supportvereinbarungen, Lizenzübersicht | Klären Fristen und Nutzungsrechte |
Hilfreich ist auch ein sauberes Lastenheft, falls keines existiert: Es dient dem neuen Partner als gemeinsame Messlatte.
Der Plan zur Wiederherstellung des Projekts
Nach dem Audit steht ein Redressement-Plan. Bewährt hat sich ein Aufbau in Etappen:
Stabilisieren
Zuerst sichern Sie, was läuft. Sicherungen prüfen, Zugänge klären, kritische Fehler beheben, eine Test-Umgebung einrichten. Ziel ist, dass das Tagesgeschäft nicht gefährdet wird.
Bereinigen
Dann folgen Daten, Rechte und Einrichtung. Dubletten werden zusammengeführt, Salden abgestimmt, überflüssige Anpassungen zurückgebaut. Wo der Standard heute reicht, ersetzt er die Eigenentwicklung.
Wiederaufnehmen
Danach geht es um das, was noch fehlt: offene Module, Schnittstellen, Berichte. Auch ein Blick auf Module und Schulung hilft, denn viele Probleme entstehen schlicht aus mangelnder Einarbeitung der Anwender.
Betreiben
Zum Schluss braucht es einen verlässlichen Betrieb: klare Zuständigkeiten, ein Rhythmus für Updates und Tests, ein Supportvertrag, der zu Ihrem Alltag passt. Details zum Thema bietet Support und Wartung.
Wann sich auch ein Blick auf Alternativen lohnt
Manchmal zeigt das Audit, dass nicht der Integrator, sondern die Produktwahl das Problem ist, etwa weil Fertigung oder Branchenlogik nicht zum Standard passen. Dann ist ehrliches Abwägen sinnvoll, auch zu anderen Lösungen. Eine Orientierung gibt die Seite zu Alternativen zu Business Central. Ein Systemwechsel ist aber die Ausnahme und nur gerechtfertigt, wenn das Audit zeigt, dass Anpassungen auf Dauer teurer wären als ein Neuanfang.
So gehen Sie als Nächstes vor
Fassen Sie zunächst zusammen, was Sie beobachten: Symptome, betroffene Bereiche, Vertragslage. Klären Sie, wer Administrator Ihres Mandanten ist. Und holen Sie ein Audit ein, das einen klaren Umfang und ein nachvollziehbares Ergebnis hat. Über unser Verfahren zur Vermittlung eines Integrators erhalten Sie kostenlos Kontakt zu einem passenden Partner, der Ihr Projekt prüft und, wenn gewünscht, übernimmt. Wir vermitteln nur; das Projekt führt der Integrator.
Häufige Fragen
Was kostet ein Audit von Business Central?
Das hängt vom Umfang ab: Anzahl der Mandanten und Umgebungen, Menge der Eigenentwicklungen, Tiefe der Datenprüfung. Seriöse Integratoren legen vorab fest, was geprüft wird und was am Ende vorliegt. Lassen Sie sich ein Festpreisangebot für das Audit geben, bevor Sie über ein Folgeprojekt sprechen.
Darf mein bisheriger Integrator die Herausgabe von Unterlagen verweigern?
Dokumentation, Spezifikationen und der Quellcode von Anpassungen, die Sie bezahlt haben, sollten vertraglich Ihnen zustehen. Prüfen Sie den Projektvertrag und die Nutzungsrechte an Eigenentwicklungen. Bei Streit hilft eine sachliche Übergabeliste; für rechtliche Fragen ziehen Sie Ihren Rechtsbeistand hinzu.
Kann ich den Integrator wechseln, ohne die Lizenzen neu zu kaufen?
Online-Lizenzen laufen über das Cloud-Solution-Provider-Programm, also über einen Partner. Beim Wechsel wird die Betreuung des Mandanten übertragen, die Daten und der Mandant bleiben bestehen. Klären Sie mit dem neuen Partner, wie Lizenzverwaltung und Abrechnung übergehen und ab wann er als delegierter Administrator eingetragen ist.
Wie lange dauert eine Projektübernahme?
Eine seriöse Zeitangabe gibt es erst nach dem Audit, denn sie hängt von Zustand der Daten, Umfang der Eigenentwicklungen und Ihrer Verfügbarkeit ab. Sinnvoll ist ein Vorgehen in Etappen: zuerst Stabilisierung und Absicherung, dann Korrekturen, zuletzt Erweiterungen.
Reicht der Microsoft-Support, wenn mein Integrator ausfällt?
Nein, nicht als Ersatz. Microsoft deckt Störungen im Sinne von Break-Fix ab, korrigiert aber keine beschädigten Daten und beantwortet keine Anwendungsfragen. Die Anfrage an Microsoft stellt in der Regel Ihr Partner als delegierter Administrator, mit passendem Supportplan. Ohne aktiven Partner fehlt Ihnen also die erste Anlaufstelle.
Quellen
- Microsoft Learn – Technischer Support für Business Central
- Microsoft Learn – Lizenzierung von Business Central
- Microsoft Learn – Zeitplan der Updates von Business Central
- Microsoft Learn – Sichern und Wiederherstellen von Umgebungen
- Microsoft Partner Center – Solutions Partner for Business Applications
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