Business Central: Editionen, Versionen und Update-Rhythmus in Österreich

Wer nach der Business Central Version fragt, meint meist zwei Dinge zugleich: Welche Edition passt zu unserem Unternehmen, und welchen Release-Stand betreiben wir gerade? Beides hängt zusammen, denn Business Central in der Cloud kennt keine großen Versionssprünge im Abstand von Jahren mehr. Stattdessen laufen Edition, Lizenz und regelmäßige Updates als Gesamtpaket. Diese Seite ordnet die Editionen von Business Central ein, erklärt die aktuelle Version und zeigt, wie Sie Updates in einem österreichischen Mittelstandsbetrieb sauber planen.

Der Beitrag ergänzt die Seiten zu Preisen und Modulen von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wir sind kein Microsoft-Partner und verkaufen keine Lizenzen: Wir vermitteln Sie kostenlos an einen Integrator, der zu Ihrem Projekt passt.

Die Editionen von Business Central im Überblick

Microsoft bietet Business Central als Abonnement an. Im Kern stehen zwei Editionen zur Wahl: Essentials und Premium. Daneben gibt es Lizenzen für Nutzer mit eingeschränktem Aufgabenbereich. Die Preisangaben auf der amerikanischen Microsoft-Seite lauten:

Wichtig: Microsoft weist selbst darauf hin, dass der tatsächliche Preis je nach Währung, Land und regionaler Variante abweichen kann. Der endgültige Preis erscheint erst beim Bestellvorgang. Für ein Angebot in Euro für Österreich zählt also nicht die US-Preisliste, sondern das, was Ihr Integrator Ihnen für Ihre Konstellation schriftlich nennt. Mehr dazu auf der Seite Business Central Preise.

Was Essentials und Premium gemeinsam haben

Beide kostenpflichtigen Editionen enthalten laut Microsoft:

• Finanzen sowie Verkauf und Marketing
• Einkauf, Lager und Planung der Lieferkette
• Projektmanagement und Lagerverwaltung
• mehrere Mandanten (Gesellschaften) und mehrere Umgebungen
• Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit
• eine unbegrenzte Zahl an Nutzern

Für ein typisches Handelsunternehmen in Niederösterreich oder ein Dienstleistungsunternehmen in Wien reicht damit oft schon Essentials. Wie weit die Funktionen im Alltag tragen, zeigen die Seiten zu Buchhaltung und Finanzen und Lager und Einkauf.

Was nur Premium bietet

Gegenüber Essentials ergänzt Premium genau zwei Bereiche: die Serviceauftragsverwaltung und die Produktion (Fertigung). Für einen Maschinenbauer in der Steiermark oder einen Lebensmittelhersteller in Oberösterreich ist das der entscheidende Unterschied. Wer Stücklisten, Arbeitspläne und Fertigungsaufträge im ERP abbilden will, braucht Premium. Die Details finden Sie unter Produktion in Business Central.

Ein Gedanke zur Praxis: Entscheiden Sie die Edition nicht nach dem heutigen Stand, sondern nach dem Plan der nächsten Jahre. Wer in absehbarer Zeit eine eigene Fertigung aufbaut, rechnet besser gleich mit Premium, statt später die Lizenzen wechseln zu müssen. Diese Abwägung gehört in die Anforderungsphase, wie sie der Ratgeber zum Lastenheft beschreibt.

Lizenzarten jenseits von Essentials und Premium

Die Microsoft-Dokumentation führt neben den beiden Editionen weitere Lizenzen auf. Sie sind für viele österreichische Betriebe wirtschaftlich relevant, weil nicht jeder Mitarbeiter einen Vollzugriff braucht.

Team Member

Die Team-Member-Lizenz ist für Personen gedacht, die Daten ansehen, einfache Aufgaben erledigen oder Zeiten und Spesen erfassen. Ein Detail, das im Projekt oft unterschätzt wird: Ein Team Member kann nur auf die Objekte zugreifen, die seine Lizenz vorsieht. Selbst wenn der Administrator ihm die Berechtigung SUPER zuweist, haben die Lizenzrechte (Entitlements) Vorrang. Berechtigungskonzept und Lizenzkonzept müssen also zusammen geplant werden.

External Accountant

Für den externen Steuerberater, der in Ihrem Mandanten arbeitet, sieht Microsoft eine eigene Lizenz vor. In Österreich ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Wirtschaftstreuhänder ein tägliches Thema, deshalb lohnt sich die Frage, ob dieser Zugang über die richtige Lizenz läuft. Wer parallel BMD im Haus hat, findet Hintergründe auf der Seite zu BMD.

Device-Lizenz

Die Device-Lizenz gilt für ein Gerät, das mehrere Personen abwechselnd nutzen: eine Kasse, ein Arbeitsplatz in der Werkstatt, ein Terminal im Lager. Die Zahl der Nutzer aus der Gruppe „Dynamics 365 Business Central Device Users“, die gleichzeitig angemeldet sind, ist auf die Zahl der gekauften Device-Lizenzen begrenzt. Für Schichtbetriebe ist das häufig günstiger als eine Lizenz pro Kopf.

Lesender Zugriff über Microsoft 365

Wer Microsoft 365 nutzt, kann Business-Central-Daten lesend einsehen, wenn er zusätzlich zu einem Premium- oder Essentials-Plan eine entsprechende Lizenz hat. In Microsoft Teams können Nutzer mit ihrer Microsoft-365-Lizenz allein Datensätze ansehen, die mit ihnen geteilt wurden. Das ist praktisch für Vertrieb und Management, die nur gelegentlich einen Blick auf Kundendaten werfen.

Die aktuelle Business Central Version

Die Frage nach der letzten Version von Business Central hat zwei Antworten, je nachdem, ob Sie in der Cloud oder anderswo arbeiten.

Business Central Online wird von Microsoft betrieben und laufend aktualisiert. Es fällt unter die Modern Lifecycle Policy: fortlaufende Service-Updates und eine große Aktualisierung alle sechs Monate. Es gibt also keinen Punkt, an dem Sie „die Version kaufen“ und dann jahrelang unverändert nutzen. Die Version, auf der Ihr Mandant läuft, sehen Sie im Admin Center, dem zentralen Werkzeug für Umgebungen und Updates.

Das Herbst-Release 2026, bei Microsoft 2026 release wave 2, trägt laut Dokumentation die Versionsnummer 29. Interessant ist ein Detail aus dieser Welle: In Frankreich wird die lokale Version in dieser Welle zu einer Reihe von Erweiterungen auf der internationalen Basis W1 umgebaut. Für Österreich ist das ein Signal für die Richtung, nicht für ein konkretes Datum: Die Lokalisierung wandert zunehmend in Erweiterungen. Welche Folgen das für die österreichische Lokalisierung hat, klären Sie mit Ihrem Integrator anhand der Release-Hinweise, nicht anhand von Vermutungen.

Österreich gehört zu den Ländern, in denen Microsoft die Lokalisierung direkt bereitstellt, insgesamt in 21 Ländern. Für andere Länder gibt es Lokalisierungs-Apps von Partnern im Marketplace. Warum das für Sie als österreichisches Unternehmen zählt, lesen Sie auf der Seite Business Central in Österreich.

Update-Rhythmus: April, Oktober und die Monate dazwischen

Der Takt der Cloud-Version ist festgelegt:

• Zwei Hauptupdates pro Jahr, im April und im Oktober.
• Monatliche Nebenupdates in den Monaten ohne Hauptupdate, unter anderem mit kritischen Korrekturen und regulatorischen Anpassungen.

Die Hauptversion steht zur allgemeinen Verfügbarkeit in der Regel am ersten Werktag im April beziehungsweise Oktober bereit. Nach etwa einer Woche wird sie bestehenden Umgebungen angeboten. Der Update-Zeitraum einer Hauptversion dauert fünf Monate, danach folgt eine Karenzzeit von einem Monat.

Vorschau-Umgebungen nutzen

Rund einen Monat vor dem Release, also im März und im September, öffnet Microsoft Vorschau-Umgebungen (Sandboxes) für die kommende Hauptversion. Sie werden 30 Tage nach der offiziellen Verfügbarkeit gelöscht. Wer eigene Erweiterungen oder Schnittstellen betreibt, sollte diese Phase aktiv nutzen: Ein Test in der Vorschau ist die günstigste Absicherung gegen Überraschungen. Zu Anbindungen an Drittsysteme finden Sie mehr auf der Seite Schnittstellen.

Das Update-Fenster

Jede Umgebung hat standardmäßig ein Update-Fenster zwischen 20 Uhr und 6 Uhr Ortszeit des Landes. Der Administrator kann es ändern, die Mindestdauer beträgt sechs Stunden. Wird ein Update im Fenster nicht fertig, wird es abgebrochen und sieben Tage später neu eingeplant. Für einen Betrieb mit Nachtschicht oder Online-Shop sollte das Fenster bewusst gesetzt werden, etwa nach dem Wochenendrhythmus der Lieferungen.

Wann sollten Sie ein Update durchführen?

Die Antwort lautet: nicht erst, wenn Microsoft es erzwingt, und nicht gleich am ersten Tag. Ein bewährtes Vorgehen für österreichische KMU:

1. Release-Hinweise lesen, sobald sie veröffentlicht sind, und prüfen, welche Funktionen und Änderungen Ihre Prozesse berühren.
2. Vorschau-Umgebung testen: Ihre wichtigsten Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung, den Zahlungsverkehr, die Anbindung an den Steuerberater und, falls relevant, die E-Rechnung.
3. Erweiterungen prüfen: Eigenentwicklungen und Apps von Drittanbietern müssen zur neuen Version passen; mehr dazu bei der Individualentwicklung.
4. Zeitpunkt wählen: außerhalb von Monatsabschluss, Jahresabschluss und Inventur.
5. Update einplanen innerhalb des fünfmonatigen Zeitraums, mit klarer Verantwortung im Haus.

Sicherheitsnetz: Wiederherstellung

Ein Umgebung lässt sich bis zu 10 Mal pro Kalendermonat zu einem beliebigen Zeitpunkt der letzten 28 Tage wiederherstellen, in derselben Azure-Region und derselben Lokalisierung. Das funktioniert nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement. Wer vor einem Update eine Sandbox aus der Produktion ableitet und dort testet, hat damit eine gute Rückfalllinie.

Edition wechseln oder Version anheben: Typische Szenarien

Versionen im Projekt: Worauf Sie achten sollten

Aus Projekten im deutschsprachigen Raum ergeben sich einige wiederkehrende Stolpersteine, die nichts mit der Technik allein zu tun haben:

• Zuständigkeit klären. Wer im Haus beobachtet die Release-Hinweise, und wer entscheidet über Updatetermin und Tests? Ohne klare Antwort wird das Update zum Zufallsereignis.
• Wartung vertraglich regeln. Im Support-Vertrag mit dem Integrator gehört, wer Updates testet, wer Erweiterungen anpasst und in welchem Zeitraum. Orientierung bietet die Seite Support und Wartung.
• Rechtliche Änderungen im Blick behalten. Regulatorische Anpassungen kommen über die monatlichen und halbjährlichen Updates. Wer Registrierkasse (RKSV) und E-Rechnung im Betrieb hat, sollte sich die gesetzlichen Anforderungen an ERP ansehen.
• Schulung nicht vergessen. Neue Funktionen helfen nur, wenn Anwender sie kennen. Das Thema behandelt die Seite Schulung.

Business Central im Vergleich: Wie anders ist der Versionsansatz?

Wer zwischen mehreren Systemen abwägt, sollte auch das Update-Modell vergleichen, nicht nur Funktionen. Business Central Online ist ein Dienst mit festem Halbjahrestakt; Odoo, SAP Business One und Oracle NetSuite folgen jeweils eigenen Modellen. Einen Einstieg bieten die Vergleiche Odoo gegen Business Central und SAP Business One gegen Business Central. Für die Frage Cloud oder eigener Betrieb hilft der Ratgeber Cloud-ERP oder On-Premise.

So finden Sie den passenden Integrator

Edition, Lizenzmix und Update-Plan sind keine Entscheidungen, die man allein aus Preislisten trifft. Ein erfahrener Integrator rechnet Ihre Nutzerprofile durch, prüft, ob Premium nötig ist, und begleitet die ersten Update-Zyklen. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt die Seite Integrator für Business Central wählen. Und wenn Sie wissen möchten, wie eine Einführung abläuft, lesen Sie Business Central einführen.

Möchten Sie, dass wir Sie mit einem passenden Integrator in Verbindung bringen? Der Weg dorthin steht unter So funktioniert es; die Vermittlung ist für Sie kostenlos.

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