Business Central in Österreich: Lokalisierung und Konformität im Check

Wer in Österreich Business Central einführen will, stellt zuerst eine nüchterne Frage: Was bringt das System für das Land bereits mit, und was muss dazugekauft oder programmiert werden? Für Business Central in Österreich fällt die Antwort besser aus als in vielen anderen Märkten, denn Microsoft pflegt die österreichische Lokalisierung selbst. Trotzdem gibt es Lücken, und die liegen genau dort, wo Prüfer und Behörden hinschauen.

Diese Seite ordnet ein, was die Lokalisierung von Business Central für Österreich leistet, wie es um die Business-Central-Konformität bei UVA, E-Rechnung, Registrierkasse und Lohn steht und was Sie vor der Unterschrift schriftlich bestätigen lassen sollten.

Lokalisierung: Microsoft liefert Österreich selbst

Microsoft stellt die Lokalisierung von Business Central direkt für eine Reihe von Ländern bereit, darunter Österreich, Deutschland und die Schweiz. In der Verfügbarkeitstabelle steht Österreich mit der Anwendungsbasis AT, dem Status „Verfügbar“ und dem Umgebungskürzel AT. In Ländern ohne Microsoft-Lokalisierung bauen Partner ihre Apps auf der internationalen Version W1 und veröffentlichen sie im Marketplace. Das ist in Österreich nicht der Fall.

Für Sie heißt das: Kontenrahmen-Grundlagen, Mehrwertsteuerlogik und die lokalen Berichte stammen aus dem Standardprodukt und werden mit den Releases fortgeschrieben. Ein Detail zeigt, wie ernst das gemeint ist: Mehrere Funktionen, die ursprünglich aus der österreichischen Version stammen, etwa der Stapeldruck bei der Buchung, das Kopieren von Artikeln, der Lagerinventurauftrag und die Archivierung offener Aufträge, hat Microsoft inzwischen ins Standardprodukt übernommen.

Was die Lokalisierung nicht ersetzt, ist die Einrichtung. Ihr Kontenplan, Ihre Kostenstellen und Ihre Abstimmung mit dem Steuerberater entstehen im Projekt. Wie das abläuft, beschreiben wir unter Business Central einführen; die fachliche Seite der Buchhaltung finden Sie unter Finanzbuchhaltung in Business Central.

Sprache und Währung

Business Central unterstützt Deutsch (Österreich, de-AT): Die Plattform ist übersetzt, die Anwendungsübersetzung liefert Microsoft. Die Währung ist der Euro. Zu beachten ist ein Hinweis aus der Microsoft-Dokumentation: Lokale Funktionen sind nicht in allen Sprachen übersetzt und erscheinen teils auf Englisch oder in der Landessprache. Das kann zu gemischten Oberflächen führen. Bei einem Team, das mit österreichischen Fachbegriffen arbeitet, lohnt sich ein Blick auf die Masken, die Ihre Buchhaltung täglich nutzt.

Was Business Central in Österreich nativ kann

Auf der Seite zu den österreichischen Funktionen führt Microsoft als verfügbar auf: Umsatzsteuererklärung, USt-Berichte, den Ausdruck der Lieferantenzahlungsliste, Lieferantenmahnungen, den Ausdruck der Einrichtungsinformationen des Hauptbuchs sowie die Intrastat-Meldung.

Umsatzsteuer und UVA

Der Bericht „VAT Statement Austria“ bildet die Grundlage für die Umsatzsteuererklärung einer Periode und lässt sich als FDF, XML oder PDF erzeugen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen erzeugt der Bericht „VAT – VIES Declaration XML“ eine XML-Datei, die Sie auf FinanzOnline hochladen.

Die Rahmenbedingungen kennen Sie: Die UVA ist grundsätzlich monatlich abzugeben, vierteljährlich nur bei einem Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro, und fällig ist sie am 15. des zweiten Monats nach dem Voranmeldungszeitraum. Die Jahreserklärung ist elektronisch über FinanzOnline bis 30. Juni abzugeben. Bei Verspätung drohen laut WKO ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 % und bei verspäteter Zahlung ein Säumniszuschlag von 2 %. Ein ERP muss diese Fristen nicht kennen, aber Ihre Buchhaltung muss mit den Berichten rechtzeitig dort ankommen.

Achtung bei älteren Anleitungen: Die Tabellen der früheren elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung (Sales VAT Advance Notification, Electronic VAT Decl. Setup, Certificate, Transmission Log Entry) sind in der österreichischen Version als veraltet markiert und werden in einer späteren Version entfernt. Verlassen Sie sich also nicht auf einen Weg, den ein Partner noch aus alten Projekten kennt.

Auch die österreichischen Steuersätze (Normalsatz 20 %, ermäßigte Sätze 13 % und 10 %, daneben 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel und 19 % in Jungholz und Mittelberg) gehören in die Mehrwertsteuer-Einrichtung. Prüfen Sie im Test, ob Ihre Artikelgruppen korrekt zugeordnet sind, besonders bei gemischten Sortimenten.

Intrastat

Business Central bietet einen monatlichen Intrastat-Bericht mit Dateierstellung nach den Vorgaben der jeweiligen Behörde. Die von den Behörden geforderte Zeilenzusammenfassung stellen Sie über eine Datenaustauschdefinition ein. Wichtig für Gruppen: Die Meldung deckt nur das Hauptland der Gesellschaft ab.

Lieferantenmahnungen

Die österreichische Version enthält Lieferantenmahnungen im Einkauf, mit Bedingungen, Stufen und Texten, Zuordnung zu Kreditoren sowie manueller oder automatischer Erzeugung. Das ist eine Eigenheit der AT-Version und hilft Betrieben mit vielen offenen Lieferungen. Mehr zum Einkauf finden Sie unter Lager und Einkauf.

Obligation für Obligation: Was gedeckt ist

Die folgende Tabelle trennt, was Microsoft belegt, von dem, was Ihr Integrator bestätigen muss. Wo keine Aussage vorliegt, steht das ausdrücklich da.

E-Rechnung: das Thema, bei dem Details zählen

Seit 1. Jänner 2014 ist die elektronische Rechnung für Lieferanten und Leistungserbringer der Bundesdienststellen verpflichtend; Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Die Rechtsgrundlage ist § 5 IKTKonG. Eingereicht wird über das USP-Portal (Registrierung vorab) oder über das Peppol-Netzwerk. Für die Verwaltung anerkannt sind die strukturierten Formate ebInterface und UBL.

Wichtig für Ihre Planung: Länder und Gemeinden können die Bundesinfrastruktur nutzen, ihre Vertragspartner müssen ihnen aber bisher keine E-Rechnungen senden. Ausländische Vertragspartner des Bundes sind nur verpflichtet, soweit es technisch möglich ist; hat ein ausländischer Partner seinen Sitz in Österreich, gilt die Pflicht.

Die Kehrseite auf Produktseite: Microsoft stellt mit E-Document Core die Basis für elektronische Belege bereit und nennt Format-Lokalisierungen für Länder wie Deutschland (Peppol BIS 3, XRechnung, ZUGFeRD), Dänemark, Norwegen, Spanien und Australien. Österreich ist in dieser Aufzählung nicht genannt. Das heißt nicht, dass es nicht geht, sondern dass Sie den Weg klären müssen: Gibt es eine geprüfte Erweiterung? Wer pflegt sie bei Formatänderungen? Wer haftet, wenn eine Rechnung vom Bund abgelehnt wird?

Eine ausführliche Einordnung bietet unser Beitrag zur E-Rechnung in Österreich und im ERP.

Registrierkasse und RKSV

Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn der Jahresumsatz eines Betriebs 15.000 Euro netto übersteigt und die Barumsätze 7.500 Euro netto pro Jahr übersteigen; beide Bedingungen müssen zusammentreffen. Seit 1. April 2017 braucht die Kasse eine technische Sicherheitseinrichtung mit Signatur beziehungsweise Siegel und AES-256-Verschlüsselung. Kasse und Signaturerstellungseinheit werden in FinanzOnline registriert, und der Jahresbeleg ist bis spätestens 15. Februar mit der offiziellen App zu prüfen. Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden; Verstöße können bis zu 5.000 Euro Strafe nach sich ziehen.

Für Business Central liegt in den uns vorliegenden Quellen keine Aussage zu einer RKSV-konformen Kassenfunktion vor. Für Handel, Gastronomie und Dienstleister mit Barverkauf ist das ein Prüfpunkt, den der Integrator belegen muss: Läuft die Kasse als eigenständige, zertifizierte Lösung, und wie kommen ihre Umsätze automatisch in die Finanzbuchhaltung? Details zur Pflicht selbst finden Sie unter Registrierkassenpflicht und ERP.

Lohnverrechnung: der Bereich mit dem größten Lückenrisiko

Die Seite zu den österreichischen Funktionen erwähnt keine lokale Lohnfunktion. Die österreichische Lohnverrechnung muss daher ein Partner oder eine Zusatzlösung abdecken. Dazu gehört die Meldung neuer Mitarbeiter: Die Anmeldung muss vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK erfolgen und gilt nur als erfolgt, wenn sie über ELDA übermittelt wird. Seit 1. Jänner 2026 ist laut WKO zusätzlich das Beschäftigungsausmaß anzugeben.

In der Praxis arbeiten viele Betriebe hier mit ihrem Steuerberater oder einer eigenen Lohnsoftware und übergeben nur die Buchungsergebnisse an die Finanzbuchhaltung. Das ist legitim, muss aber als Schnittstelle sauber geplant sein. Mehr dazu unter Lohn und Personal in Business Central und Schnittstellen. Wer die Lohnverrechnung enger mit der Buchhaltung verzahnt sehen will, sollte auch einen Blick auf das österreichische Produkt BMD werfen, das in vielen Steuerberaterkanzleien verbreitet ist.

Aufbewahrung und Datenschutz

Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Buchung; Grundlagen sind §§ 131 und 132 BAO und § 212 UGB. Für bestimmte Unterlagen gelten zwölf Jahre, für manche Immobilien zweiundzwanzig. Elektronische Speicherung ist zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und originalgetreu ist.

Bei E-Rechnungen kommt die Lesbarkeit dazu: Eine elektronische Rechnung steht der Papierrechnung gleich, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über sieben Jahre gesichert sind. Wo und wie Ihre Belege im System liegen, ist also ein Vertragsthema, nicht nur ein Technikthema, ebenso die Frage, in welcher Cloud-Region Ihre Daten laufen. Bei einer Datenpanne muss die Datenschutzbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden informiert werden. Fragen Sie Ihren Partner, wie sein Support- und Meldeprozess dafür aufgestellt ist; Hinweise zum Betrieb bietet Hosting und Cloud.

Lizenzierung in Österreich

Online-Lizenzen für Business Central gibt es laut Microsoft-Dokumentation nur über das Cloud-Solution-Provider-Programm, also über einen Partner. Auf der US-Seite nennt Microsoft 80 USD (Essentials), 110 USD (Premium) und 8 USD (Team Members) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Microsoft weist selbst darauf hin, dass der tatsächliche Preis je nach Währung, Land und Regionalvariante abweichen kann. Für Österreich ist daher das Angebot in Euro maßgeblich. Eine Einordnung der Kostenbausteine finden Sie unter Business Central Preise.

Checkliste vor der Unterschrift

Lassen Sie sich diese Punkte schriftlich im Angebot oder im Pflichtenheft bestätigen:

1. UVA-Prozess: Wer erzeugt den Bericht, wer prüft, wer übermittelt über FinanzOnline? Mit einem Testmonat belegen.
2. E-Rechnung: Welche Formate (ebInterface, UBL, Peppol), welcher Übermittlungsweg, welche Erweiterung, wer pflegt sie?
3. Registrierkasse: Welche zertifizierte Kassenlösung, wie fließen die Umsätze in die Buchhaltung?
4. Lohn: Welche Lösung übernimmt Lohnverrechnung und ELDA, und wie sieht die Schnittstelle aus?
5. Intrastat und VIES: Dateiformat und Datenaustauschdefinition im Testlauf nachweisen.
6. Sprache: Welche Masken sind gemischtsprachig, und stört das Ihre Anwender?
7. Aufbewahrung und Datenschutz: Archivkonzept, Rechenzentrumsstandort, Meldeprozess bei Datenpannen.
8. Zukunft: Wie geht der Partner mit neuen Vorgaben um, etwa SAF-T, das Microsoft noch nicht anbietet?

Die Auswahl des richtigen Partners ist dabei mindestens so wichtig wie das Produkt. Worauf Sie achten sollten, beschreibt Business-Central-Integrator wählen. Einen allgemeinen Überblick zu den rechtlichen Anforderungen bietet der Ratgeber Gesetzliche Anforderungen an das ERP.

So kommen Sie zu einem passenden Partner

Wir sind nicht mit Microsoft verbunden und setzen keine Projekte um. Wir vermitteln Ihre Anfrage kostenlos an einen Integrator, der zu Branche, Größe und Anforderungen passt. Nennen Sie in der Anfrage ausdrücklich Ihre Pflichtthemen: E-Rechnung, Registrierkasse, Lohnverrechnung, Steuerberater-Schnittstelle. So bekommen Sie Angebote, die diese Punkte nicht offenlassen. Der Ablauf ist unter So funktioniert die Vermittlung beschrieben.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.