Business Central einführen: So läuft das Projekt von A bis Z

Wer Business Central einführen will, sucht meist zuerst eine Antwort auf eine einfache Frage: Wie läuft die Business Central Einführung konkret ab, und was müssen wir als Unternehmen dazu beitragen? Die kurze Antwort: Die Software ist der kleinere Teil des Projekts. Entscheidend sind ein klar abgegrenzter Umfang, saubere Stammdaten, belastbare Prozesse und ein Team, das nach dem Start selbstständig arbeitet.

Dieser Leitfaden beschreibt die Implementierung von Business Central Schritt für Schritt, mit Blick auf österreichische Betriebe: vom Konzept bis zum Betrieb, mit den Lieferergebnissen jeder Phase, der Rollenverteilung zwischen Ihnen und dem Integrator und den Faktoren, die Zeit und Budget beeinflussen.

Wie ein Business-Central-Projekt aufgebaut ist

Business Central ist eine Cloud-ERP-Lösung von Microsoft für kleine und mittlere Unternehmen. Die Einführung erfolgt nicht durch Microsoft selbst, sondern durch einen Implementierungspartner. Das hat zwei praktische Folgen: Die Qualität des Projekts hängt stark vom Partner ab, und Ihre Lizenzen beziehen Sie in der Regel über ihn. Laut Microsoft-Dokumentation werden Online-Lizenzen ausschließlich über das Cloud-Solution-Provider-Programm erworben, also über einen Partner.

Einen eigenen, fest vorgeschriebenen Projektplan für Kunden gibt es nicht, aber Microsoft stellt Rahmenwerke bereit. FastTrack for Dynamics 365 ist ein Begleitprogramm, das die Produktentwicklung von Microsoft betreut. Die Architekten dort konzipieren oder entwickeln Ihre Lösung nicht, sondern führen Workshops entlang der wichtigen Projektphasen durch, um Risiken früh zu erkennen. Success by Design ist der dazugehörige Lieferrahmen. Er ordnet die Zusammenarbeit der Lösungsarchitekten mit Projektteams und Partnern; das Dynamics 365 Implementation Portal unterstützt die Steuerung des Projekts. Ob und wie ein Integrator diese Angebote nutzt, sollten Sie im Gespräch klären.

In der Praxis folgt fast jedes Projekt derselben Logik, unabhängig vom Namen der Methode.

Die Phasen im Überblick

Phase 1: Konzept und Planung

Hier entscheidet sich, ob das Projekt später kontrollierbar bleibt. Legen Sie fest, welche Gesellschaften, Standorte und Prozesse im ersten Schritt dabei sind und was bewusst später folgt. Ein häufiger Fehler ist der Versuch, im ersten Anlauf alles abzulösen. Besser ist ein klar umrissener Startumfang mit einem Ausbauplan.

Benennen Sie eine verantwortliche Person im Unternehmen, die Entscheidungen treffen darf, und je Fachbereich einen Schlüsselanwender. Der Integrator liefert im Gegenzug einen Projektplan mit Meilensteinen, Rollen und einem Verfahren für Änderungswünsche. Wie Sie den passenden Anbieter finden, beschreibt die Seite Business-Central-Integrator wählen.

Phase 2: Analyse der Prozesse

Business Central bringt einen breiten Standard mit. Die Analyse klärt, wo Ihr Betrieb damit auskommt und wo nicht. Der Grundsatz lautet: zuerst Standard, dann Anpassung. Jede Abweichung kostet bei der Einführung und später bei jedem Update erneut Aufwand.

Für Österreich gehört in diese Phase eine genaue Liste der lokalen Anforderungen:

• Buchhaltungsanforderungen Ihres Steuerberaters, etwa Kontenrahmen, Umsatzsteuer-Meldungen und Auswertungen für den Jahresabschluss
• Rechnungsstellung an öffentliche und private Kunden, siehe E-Rechnung im ERP
• Bargeschäfte mit Registrierkasse, siehe Registrierkassenpflicht und RKSV im ERP
• Umgang mit Lohnverrechnung, die in vielen Betrieben extern bleibt, siehe Lohn und Personal
• Bestehende Systeme, die angebunden bleiben, etwa Webshop, Kassa oder Branchensoftware

Wer bislang mit BMD arbeitet, sollte klären, ob die Buchhaltung beim Steuerberater in diesem System bleibt und wie Daten dorthin gelangen. Einen Überblick zu dieser Lösung finden Sie unter BMD.

Ergebnis der Analyse ist eine priorisierte Anforderungsliste. Wie Sie diese strukturieren, zeigt der Ratgeber zum Lastenheft.

Phase 3: Konfiguration und Einrichtung

Jetzt wird das System eingerichtet: Mandant, Kontenplan, Dimensionen, Nummernserien, Buchungsgruppen, Benutzerrollen und Berechtigungen. Die Weichenstellungen bei Dimensionen und Kontenplan sind folgenreich, weil sie Ihr gesamtes Berichtswesen prägen. Planen Sie diese Entscheidungen gemeinsam mit der Buchhaltung und dem Steuerberater.

Microsoft stellt die Lokalisierung für Österreich selbst bereit. Das erleichtert den Start, ersetzt aber nicht die Prüfung, ob Steuerlogik, Belege und Meldungen zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Je nach Umfang kommen jetzt die Module ins Spiel, die Sie für Ihren Betrieb brauchen; einen Überblick gibt die Seite zu den Business-Central-Modulen. Für die Finanzen lohnt der Blick auf Buchhaltung und Finanzen.

Wo Standardfunktionen nicht reichen, kann der Integrator Erweiterungen entwickeln. Das ist möglich, sollte aber bewusst und sparsam geschehen; mehr dazu unter Individualentwicklung und Schnittstellen.

Phase 4: Datenübernahme

Die Datenübernahme wird in vielen Projekten unterschätzt. Sie umfasst Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten, offene Posten, Salden und gegebenenfalls Lagerbestände. Alte Systeme enthalten fast immer Dubletten, veraltete Konten und uneinheitlich gepflegte Felder.

Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:

1. Festlegen, welche Daten wirklich übernommen werden und welche im Altsystem archiviert bleiben.
2. Daten im Unternehmen bereinigen, bevor sie technisch geladen werden.
3. Probeläufe in einer Testumgebung durchführen und Salden mit der Buchhaltung abstimmen.
4. Den finalen Stichtagsimport mit einem festen Ablauf und klaren Verantwortlichen wiederholen.

Der Integrator baut Importe und Prüfungen, die fachliche Richtigkeit liegt bei Ihnen. Ausführlicher behandelt das Thema die Seite zur Migration nach Business Central sowie der allgemeine Ratgeber zur ERP-Migration.

Phase 5: Test und Abnahme

Testen Sie mit echten Geschäftsvorfällen, nicht mit Musterdaten. Ein guter Testplan folgt den Prozessketten, etwa vom Angebot über Auftrag, Lieferung und Rechnung bis zur Zahlung und Buchung, ebenso vom Einkauf bis zur Eingangsrechnung. Prüfen Sie auch Ausnahmen: Gutschriften, Teillieferungen, Fremdwährung, Stornos.

Microsoft empfiehlt, vor jedem größeren Update die Produktivumgebung in eine Sandbox zu kopieren und das Update dort einzuspielen, um kritische Szenarien zu testen. Dasselbe Prinzip gilt für Ihr Projekt: Eine Sandbox mit kopierten Daten ist der richtige Ort für Probeläufe und Abnahmetests. Beachten Sie, dass die Vorschauversion laut Microsoft nicht auf einer Kopie der Produktionsdaten getestet werden kann.

Die Abnahme sollte schriftlich erfolgen, mit einer Liste offener Punkte, die nach dem Start abgearbeitet werden und solcher, die vor dem Start behoben sein müssen.

Phase 6: Schulung

Ein ERP wird von den Menschen getragen, die damit arbeiten. Schulen Sie zuerst die Schlüsselanwender, die dann Kolleginnen und Kollegen unterstützen. Rollenbezogene Schulungen (Buchhaltung, Verkauf, Lager, Einkauf) funktionieren besser als allgemeine Produktpräsentationen. Hinweise zu Formaten und Inhalten finden Sie unter Schulung für Business Central.

Planen Sie die Schulungszeit verbindlich im Kalender ein. Wenn Anwender am Tag des Starts zum ersten Mal ein Beleg erfassen, sind Fehler und Frust programmiert.

Phase 7: Go-live

Der Start bedeutet: Altsystem einfrieren, Stichtagsdaten laden, Salden abstimmen, Freigabe erteilen. Ein Umstellungsplan legt fest, wer was in welcher Reihenfolge tut und woran Sie erkennen, dass der Start gelungen ist. Ebenso wichtig ist ein Rückfallplan.

Wählen Sie den Starttermin mit Blick auf Ihren Betrieb. Viele Unternehmen starten zu Beginn eines Geschäftsjahres oder Quartals, weil Abschlüsse und Meldungen dann sauber getrennt bleiben. Stimmen Sie den Termin mit Ihrer Buchhaltung und dem Steuerberater ab. Gerade bei Umsatzsteuer-Meldungen und Jahresabschluss sollte klar sein, welches System für welche Periode maßgeblich ist.

Phase 8: Hypercare und laufender Betrieb

In den ersten Wochen nach dem Start tauchen Fragen und Sonderfälle auf, die kein Test abgedeckt hat. Vereinbaren Sie daher eine intensive Betreuungsphase mit kurzen Reaktionszeiten und einer gemeinsamen Fehlerliste. Danach geht es in den normalen Betrieb über: Updates, Berechtigungen, kleinere Anpassungen und Erweiterungen. Wie dies vertraglich aussehen kann, beschreibt die Seite zu Support und Wartung.

Planen Sie dafür feste Abläufe: Wer testet Updates in der Sandbox? Wer entscheidet über Änderungswünsche? Wer pflegt Stammdaten? Je klarer die Zuständigkeiten, desto weniger Reibung entsteht.

Was Dauer und Budget bestimmen

Konkrete Zahlen hängen immer vom Einzelfall ab. Diese Faktoren treiben Zeit und Kosten am stärksten:

• Umfang: Finanzen und Handel allein sind schlanker als Projekte mit Produktion, Projektabrechnung oder Servicemanagement.
• Anzahl der Gesellschaften und Standorte, inklusive Konsolidierung und konzerninterner Abrechnung.
• Datenqualität und Datenmenge: Je schlechter gepflegt, desto mehr Bereinigungsaufwand.
• Anpassungen und Schnittstellen: Jede Erweiterung bedeutet Entwicklung, Test und spätere Pflege.
• Verfügbarkeit Ihres Teams: Schlüsselanwender, die nebenher das Tagesgeschäft stemmen, verzögern jedes Projekt.
• Anzahl und Art der Benutzer: Sie bestimmt die Lizenzkosten, die laut Microsoft je nach Lizenzstufe variieren. Aktuelle Richtwerte und die Unterschiede zwischen den Stufen finden Sie unter Preise für Business Central und Versionen und Editionen.

Eine Gesamtübersicht zu Kostenbausteinen gibt der Ratgeber ERP-Kosten.

Typische Stolpersteine bei Business Central

• Zu viel Individualisierung. Business Central ist mit Erweiterungen gut anpassbar, aber jede Anpassung muss bei Updates mitgedacht werden. Prüfen Sie zuerst, ob der Standard mit einer Prozessänderung genügt.
• Update-Rhythmus unterschätzt. Als Cloud-Dienst erhält Business Central regelmäßig Updates. Ohne Sandbox-Tests und eine verantwortliche Person drohen Überraschungen bei Erweiterungen und Schnittstellen.
• Lokale Pflichten spät geklärt. E-Rechnung, Registrierkasse und die Abstimmung mit dem Steuerberater gehören in die Analyse, nicht in die Abnahme. Mehr zum Rahmen im Ratgeber gesetzliche Anforderungen an ein ERP.
• Lizenzstufen nicht zur Rolle passend gewählt. Wer Funktionen aus einer höheren Stufe braucht, merkt es oft erst im Test. Klären Sie früh, welche Benutzer welche Funktionen benötigen.
• Datenübernahme als Nebensache behandelt. Sie ist ein eigenes Teilprojekt mit eigenen Tests.
• Schulung gestrichen, wenn die Zeit knapp wird. Das rächt sich nach dem Start durch Fehlbuchungen und Mehrarbeit.
• Cloud-Rahmen nicht geklärt. Fragen zu Betrieb, Umgebungen und Datenstandort sollten Sie vor dem Projektstart beantworten; Hintergründe auf der Seite zu Hosting und Cloud.

Ihre Rolle und die des Integrators im Überblick

Der Integrator bringt Methode, Produktwissen und Umsetzungskraft mit. Sie bringen das Wissen über Ihr Geschäft, Entscheidungen und Zeit. Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an offenen Zuständigkeiten, wechselnden Anforderungen und fehlender Einbindung der Anwender. Gängige Ursachen und wie Sie ihnen begegnen, fasst der Ratgeber Fehler im ERP-Projekt zusammen. Den allgemeinen Ablauf unabhängig vom Produkt finden Sie unter ERP-Einführung.

Zur Einordnung auf dem österreichischen Markt hilft die Seite Business Central in Österreich.

So kommen Sie zum passenden Integrator

Wir sind kein Implementierungspartner und führen keine Projekte durch. Sie beschreiben Ihr Vorhaben, wir vermitteln kostenlos einen passenden Integrator aus unserem Netzwerk, der Ihr Projekt umsetzt. Wie der Ablauf aussieht, erklärt die Seite So funktioniert es.

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