Eine Migration zu Business Central ist selten ein reiner Datenumzug. Sie entscheiden gleichzeitig, welche Prozesse mitwandern, welche Altlasten zurückbleiben und wann Ihr Betrieb auf das neue System umschaltet. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie in Österreich beim Wechsel auf Business Central vorgehen, egal ob Sie heute mit Excel, einer Buchhaltungssoftware, einem gewachsenen Altsystem oder einer älteren Business-Central-Version arbeiten.
Wer noch grundsätzlich klärt, ob das Produkt passt, startet besser mit der Einführung von Business Central oder der allgemeinen Seite zur ERP-Migration. Hier geht es um den Weg von der Entscheidung bis zum ersten Monatsabschluss im neuen System.
Welche Ausgangslage haben Sie?
Der Aufwand hängt weniger vom Zielsystem ab als von dem, was Sie ablösen. Die folgende Übersicht hilft bei der ersten Einordnung.
| Ausgangslage | Typische Herausforderung | Üblicher Weg |
|---|---|---|
| Excel-Listen und Einzellösungen | Doppelte, widersprüchliche Stammdaten | Bereinigen, auf Konfigurationsvorlagen abbilden, per Konfigurationspaket laden |
| Buchhaltungssoftware, zum Beispiel BMD | Kontenplan, offene Posten, Kostenstellen | Eröffnungssalden und offene Posten übernehmen, Historie archivieren |
| Älteres ERP-System | Individuelle Felder und Sonderlogik | Datenmodell abgleichen, Umfang gemeinsam mit dem Fachbereich beschneiden |
| Dynamics NAV | Eigene Anpassungen im Code | Zuerst auf Business Central vor Ort, danach gegebenenfalls Cloud |
| Business Central vor Ort | Version, Erweiterungen, Datenbankstand | Cloud-Migrationswerkzeug von Microsoft |
Migration von Excel oder einer Buchhaltungssoftware
Viele Betriebe in Österreich starten mit einer Buchhaltung beim Steuerberater, ergänzt durch Excel für Angebote, Lager und Projekte. Der Umstieg auf Business Central bedeutet hier, dass erstmals alle Bereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis laufen.
Der Ablauf folgt meist demselben Muster:
- Firma anlegen: Mit der assistierten Einrichtung entsteht die Mandantenstruktur samt Kontenplan, Buchungsgruppen und Nummernserien.
- Konfiguration laden: Konfigurationsvorlagen und -pakete nehmen Stammdaten aus Excel auf und prüfen sie vor dem Import.
- Eröffnungsbuchungen: Salden und offene Posten gelangen über Eröffnungsbuchungen in die Finanzbuchhaltung.
- Abstimmung: Debitoren, Kreditoren und Sachkonten werden gegen den letzten Stand der alten Buchhaltung abgeglichen.
Diese Kompetenzen, also assistierte Einrichtung, Konfigurationspakete, Eröffnungsbuchungen und Datenmigration, gehören auch zum Prüfungsstoff der Microsoft-Zertifizierung MB-800. Ein erfahrener Integrator beherrscht sie routiniert. Wie sich der Finanzteil danach anfühlt, beschreibt die Seite zur Buchhaltung in Business Central.
Wenn der Steuerberater mitreden muss
In Österreich ist der Steuerberater oft die Instanz, die Kontenplan und Abschluss verantwortet. Binden Sie ihn bei zwei Fragen früh ein: Welchen Stichtag nutzen wir für die Eröffnungssalden, und wo bleibt die Buchungshistorie der Vorjahre erreichbar? Wer diese Punkte erst nach dem Go-live klärt, rechnet im Jahresabschluss mit Mehraufwand.
Datenübernahme: Was kommt mit, was bleibt zurück?
Die wichtigste Entscheidung der gesamten Migration lautet: Wie viel Vergangenheit braucht das neue System? Mehr Historie bedeutet mehr Mapping, mehr Tests und mehr Fehlerquellen.
| Datenart | Empfehlung |
|---|---|
| Debitoren und Kreditoren | Übernehmen, vorher Dubletten und inaktive Konten entfernen |
| Artikel und Stücklisten | Übernehmen, Artikelklassen und Einheiten vereinheitlichen |
| Kontenplan und Dimensionen | Übernehmen, Struktur bewusst vereinfachen statt eins zu eins kopieren |
| Offene Posten | Übernehmen, mit Stichtagsabstimmung |
| Eröffnungssalden | Übernehmen, mit dem Steuerberater abgestimmt |
| Abgeschlossene Belege und Altbuchungen | Archivieren, nicht migrieren |
| Lagerbestände | Per Inventur zum Stichtag erfassen |
Daten bereinigen vor dem Import
Eine Migration ist die beste Gelegenheit zum Aufräumen. Dazu zählen:
- doppelte Kunden und Lieferanten zusammenführen,
- veraltete Artikel und stillgelegte Kostenstellen aussortieren,
- Adressen, UID-Nummern und Zahlungsbedingungen prüfen,
- Pflichtfelder definieren, die das alte System nie verlangt hat.
Planen Sie diese Arbeit im Fachbereich ein, nicht allein beim Integrator. Nur Ihre Sachbearbeiter wissen, welcher Lieferant wirklich noch aktiv ist.
Individuelle Felder und Altlogik
Ältere Systeme tragen oft Felder und Sonderregeln, die niemand mehr erklären kann. Prüfen Sie jede Sonderlogik, bevor Sie sie nachbauen: Gibt es in Business Central einen Standardweg, oder ist die Anpassung Geschäftsprozess? Was Sie nicht nachbauen müssen, spart später Pflegeaufwand, wie die Seite zur Individualentwicklung erläutert.
Die Werkzeuge von Microsoft für den Umzug in die Cloud
Für den Weg von lokalen Installationen in Business Central online stellt Microsoft ein Cloud-Migrationswerkzeug bereit. Laut Dokumentation unterstützt es folgende Quellen: Business Central vor Ort, Dynamics GP und Dynamics SL jeweils ab 2015 sowie jede andere SQL-Quelle über eigene Migrationen.
Wichtige Voraussetzungen im Überblick:
- Business Central vor Ort: direkter Wechsel ab Version 25. Frühere Stände ab Version 15 müssen zunächst mindestens auf Version 25 gebracht werden.
- Datenbank: SQL Server 2016 oder neuer mit einem Kompatibilitätsniveau von mindestens 130.
- Dynamics NAV: zuerst Wechsel auf Business Central vor Ort, erst danach die Cloud.
- Nicht-SQL-Quellen: Pakete und Konfigurationsvorlagen laden die Daten zunächst in Business Central vor Ort, danach folgt das Cloud-Werkzeug.
Wer Version 14 vor Ort betreibt, hat zwei Möglichkeiten: die vollständige Migration mit Aktualisierung auf mindestens Version 25 oder das Neuimplementierungs-Werkzeug für Version 14. Dieses holt nur das Wesentliche in die Cloud, nämlich Stammdaten, Eröffnungssalden und Einrichtung. Es eignet sich, wenn die alte Installation stark verwildert ist und ein Neuanfang günstiger kommt als eine Reparatur. Zur Entscheidung zwischen Cloud und eigenem Betrieb hilft die Seite zum Hosting von Business Central.
Umschaltstrategie: Stichtag oder schrittweise?
Bei der Umschaltung stehen sich zwei Ansätze gegenüber.
Stichtagsumstellung („Big Bang“): Alle Bereiche wechseln zu einem Datum. Das Muster ist übersichtlich, verlangt aber saubere Vorbereitung und ein kurzes, klar definiertes Zeitfenster. In Österreich bietet sich oft der Beginn eines Monats oder Geschäftsjahres an, weil Eröffnungssalden dann einfacher abzustimmen sind.
Schrittweise Einführung: Zuerst Finanzen, danach Einkauf und Lager, schließlich Vertrieb oder Produktion. Das senkt das Risiko pro Schritt, verlangt aber Übergangsschnittstellen zum Altsystem, die selbst Arbeit machen. Wie die einzelnen Bereiche aussehen, zeigen die Seiten zu Lager und Einkauf und zu Vertrieb und CRM.
Eine Faustregel: Je stärker Ihre Prozesse verflochten sind, etwa in der Fertigung, desto eher lohnt eine gemeinsame Stichtagsumstellung. Je eigenständiger die Bereiche arbeiten, desto besser trägt der schrittweise Weg.
Österreich-Besonderheiten bei der Umschaltung
Microsoft liefert die Lokalisierung von Business Central für Österreich direkt aus, Sie müssen also keine Partnerlösung für die Grundfunktionen suchen. Trotzdem sollten Sie vor dem Go-live ausdrücklich prüfen:
- E-Rechnung: Läuft der Rechnungsausgang und -eingang wie vorgesehen? Hinweise liefert der Beitrag zur E-Rechnung im ERP.
- Registrierkasse: Betreiben Sie Kassen im Handel oder in der Gastronomie, muss die Anbindung im Sinne der RKSV weiter funktionieren. Details stehen unter Registrierkassenpflicht und ERP.
- Lohn und Personal: Wo die Lohnverrechnung extern läuft, brauchen Sie klare Übergabepunkte zur Buchhaltung, siehe Lohn und Personal.
- Schnittstellen: Bankanbindung, Webshop und Steuerberater-Export vorher einzeln testen, mehr dazu bei den Schnittstellen.
Tests und Probeläufe
Verlassen Sie sich nie auf einen einzigen Import. Üblich sind mehrere Probeläufe in einer Testumgebung, jeweils mit Abstimmung gegen das Altsystem. Prüfen Sie dabei:
- ob Summen und Salden auf Sachkonto-, Debitoren- und Kreditorenebene stimmen,
- ob ein typischer Geschäftsvorfall von der Bestellung bis zur Zahlung durchläuft,
- ob Berichte und Auswertungen die gewohnten Zahlen liefern,
- ob Berechtigungen für jede Rolle passen.
Anwender, die den Alltag kennen, sollten diese Tests durchführen, nicht nur das Projektteam. Gleichzeitig lohnt sich frühe Schulung, damit die Tester das System verstehen und nicht bloß abklicken.
Rückfallplan: Was passiert, wenn es schiefgeht?
Ein Rückfallplan gehört in jedes Migrationsprojekt, auch wenn man ihn nie braucht. Er beantwortet vier Fragen:
- Abbruchkriterium: Ab welchem Befund, etwa bei nicht abstimmbaren Salden, brechen wir die Umschaltung ab?
- Altsystem: Bleibt es bis zum Abschluss der ersten Monatsbuchung unverändert, lesbar und gesichert?
- Zuständigkeit: Wer entscheidet, und bis wann?
- Kommunikation: Wie erfahren Mitarbeiter, Steuerberater und Bank vom Ergebnis?
Für Business Central in der Cloud kommt eine technische Absicherung hinzu: Eine Umgebung lässt sich laut Microsoft bis zu zehnmal pro Kalendermonat auf jeden beliebigen Zeitpunkt der letzten 28 Tage zurücksetzen, in derselben Azure-Region und am selben Standort. Voraussetzung ist ein kostenpflichtiges Abonnement. Das ersetzt keinen fachlichen Rückfallplan, hilft aber bei Importfehlern, die man erst nach dem Laden bemerkt.
Versionswechsel innerhalb von Business Central
Auch wer bereits mit Business Central arbeitet, „migriert“ regelmäßig, nämlich auf neue Versionen. Microsoft veröffentlicht für Business Central online zwei große Versionen pro Jahr, im April und im Oktober, dazu monatliche Updates ohne große Version. Sie enthalten unter anderem kritische Korrekturen und regulatorische Anpassungen. Business Central online fällt unter die Modern Lifecycle Policy, also laufende Service-Updates mit einem großen Versionswechsel alle sechs Monate.
Was das praktisch bedeutet:
- Vorschau: Testumgebungen für eine neue Hauptversion öffnen etwa einen Monat vor der Veröffentlichung, im März und im September, und werden 30 Tage nach der offiziellen Verfügbarkeit gelöscht.
- Update-Zeitraum: Er beginnt mit der allgemeinen Verfügbarkeit und dauert fünf Monate. Bestehenden Umgebungen wird die Version etwa eine Woche später angeboten, danach folgt ein Monat Karenzzeit.
- Update-Fenster: Standardmäßig liegt es zwischen 20 und 6 Uhr Ortszeit. Ihr Administrator kann es ändern, die Mindestdauer beträgt sechs Stunden. Was im Fenster nicht fertig wird, wird abgebrochen und sieben Tage später neu eingeplant.
Nutzen Sie die Vorschau konsequent, besonders mit eigenen Erweiterungen. Fachlich betrifft das vor allem Individualentwicklungen und Schnittstellen, deren Wartung in Support und Wartung geregelt sein sollte. Eine Übersicht über Ausgaben und Funktionsumfang finden Sie unter Versionen und Editionen.
Eine Randnotiz zur Lokalisierung: Microsoft stellt für Frankreich in der Versionswelle 2026 release wave 2 (Version 29) die Landesversion auf Erweiterungen über der internationalen Basis um. Solche Umbauten zeigen, dass Landesfunktionen sich im Lauf der Versionen verändern können. Lassen Sie daher bei jedem Hauptupdate prüfen, ob österreichspezifische Funktionen unverändert funktionieren.
Typische Fehler bei der Migration
- Alles mitnehmen wollen: Wer die gesamte Vergangenheit überträgt, verlängert Tests und Abstimmung unnötig.
- Keine Datenverantwortlichen: Ohne klare Zuständigkeit je Stammdatenart bleibt die Bereinigung liegen.
- Zu spät testen: Probeläufe erst kurz vor dem Stichtag lassen keinen Spielraum für Korrekturen.
- Steuerberater zu spät informiert: Eröffnungssalden, Kontenplan und Archiv sind seine Themen.
- Kein Rückfallplan: Ohne Abbruchkriterium entscheidet am Stichtag die Hektik.
- Nachbau statt Neudenken: Die alte Oberfläche eins zu eins nachzuziehen, verschenkt die Standardfunktionen.
- Kosten nur auf Lizenzen verengt: Datenarbeit, Tests und Schulung gehören ins Budget, die Lizenzseite ist unter Preise von Business Central erklärt.
Wer begleitet die Migration?
Ein Integrator übernimmt Mapping, Importläufe, Abstimmung und die Begleitung der Umschaltung. Achten Sie in Gesprächen auf Referenzen mit ähnlicher Ausgangslage, ein klar beschriebenes Vorgehen für Probeläufe und einen schriftlichen Rückfallplan. Wie Sie geeignete Partner erkennen, steht auf der Seite Integrator für Business Central wählen. Wenn Sie ein bestehendes Projekt retten oder prüfen lassen wollen, ist der Audit und die Projektübernahme der passende Einstieg. Wie der Kontakt funktioniert, erklärt So funktioniert es.
Häufige Fragen
Welche Daten sollten wir bei der Migration nach Business Central übernehmen?
Übernehmen Sie Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren, Artikel und Kontenplan sowie die offenen Posten und die Eröffnungssalden. Den kompletten Buchungsverlauf der Vergangenheit brauchen Sie in der Regel nicht im neuen System. Er bleibt im Altsystem oder in einem Archiv lesbar, damit Aufbewahrungspflichten und Betriebsprüfung abgedeckt sind. Ihr Steuerberater sollte den Umfang mit absegnen.
Wie läuft die Migration von Dynamics NAV oder einer älteren Business-Central-Version?
Laut Microsoft muss ein NAV-Kunde zuerst auf Business Central vor Ort wechseln, bevor eine Verlagerung in die Cloud möglich ist. Bei Business Central vor Ort führt der Weg direkt ab Version 25 in die Cloud, ältere Stände aktualisieren Sie zuvor mindestens auf Version 25. Ab Version 14 gibt es alternativ das Neuimplementierungs-Werkzeug, das nur Stammdaten, Eröffnungssalden und Einrichtung übernimmt.
Können wir direkt von Excel auf Business Central umsteigen?
Ja, das ist ein häufiger Startpunkt. Die Excel-Listen werden bereinigt, auf die Konfigurationsvorlagen von Business Central abgebildet und über Konfigurationspakete geladen. Der Aufwand liegt weniger im Import als in der Frage, welche Tabellen als Wahrheit gelten, denn gewachsene Excel-Welten enthalten oft doppelte und widersprüchliche Einträge.
Was tun, wenn die Umschaltung scheitert?
Dafür gibt es vorab einen Rückfallplan: Das Altsystem bleibt zunächst unverändert und lesbar, und es steht fest, ab welchem Befund die Umschaltung abgebrochen wird. Wer parallel gebucht hat, kann zum alten Stand zurück, ohne Belege zu verlieren. In der Cloud lässt sich ein Business-Central-Umfeld zudem aus einer Sicherung wiederherstellen.
Wie gehen wir mit den halbjährlichen Updates von Business Central um?
Business Central in der Cloud erhält zwei große Versionen pro Jahr, im April und im Oktober, dazu monatliche Korrekturen. Die Vorschau im Testumfeld nutzen Sie, um Erweiterungen und Schnittstellen zu prüfen, bevor die Produktivumgebung dran ist. Das Update-Fenster legt Ihr Administrator fest, damit der Betrieb nicht gestört wird.
Quellen
- Microsoft Learn – Daten zu Business Central online migrieren
- Microsoft Learn – Zeitplan für die Einführung von Updates
- Microsoft Learn – Update-Verwaltung im Admin Center
- Microsoft Learn – Sicherung und Wiederherstellung von Umgebungen
- Microsoft Learn – Lokalisierung von Business Central
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