Welche Module und Funktionen bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Wer nach den Modulen von Business Central sucht, will meist wissen, ob das System den eigenen Betrieb abbildet, ohne dass man mehrere Programme zusammenkleben muss. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP für kleine und mittlere Unternehmen. Es bündelt die klassischen Funktionsbereiche in einer Anwendung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Dieser Überblick geht die Funktionen von Business Central Bereich für Bereich durch und trennt sauber, was nativ enthalten ist und wo Applikationen für Business Central oder ein Partner dazukommen.

Eine Vorbemerkung zur Begrifflichkeit: Business Central kennt keine Module im Sinn getrennter Programme, die man einzeln kauft und installiert. Die Bereiche sind Teil derselben Anwendung. Entscheidend sind die Edition und die Lizenzart, nicht eine Liste einzelner Bausteine. Wie sich Editionen und Versionen unterscheiden, erklärt die Seite zu Versionen und Editionen von Business Central.

Was in allen kostenpflichtigen Editionen steckt

Microsoft nennt für Essentials und Premium denselben Grundumfang: Finanzen, Verkauf und Marketing, Einkauf, Lager, Planung der Lieferkette, Projektmanagement und Lagerverwaltung. Hinzu kommen unbegrenzte Benutzer, mehrere Mandanten, mehrere Umgebungen sowie Personalisierung und Erweiterbarkeit.

Der Unterschied liegt an einer Stelle: Nur die Edition Premium ergänzt die Serviceauftragsverwaltung und die Fertigung. Für einen Betrieb, der produziert oder Wartungseinsätze plant, ist das die zentrale Weichenstellung. Zu den Preisen finden Sie die Einordnung unter Business Central Preise.

Übersicht: Fachbereich und Funktion

Die Tabelle ist eine Orientierung. Wie tief jeder Bereich in Ihrem Betrieb ausgeprägt wird, legt das Projekt fest, nicht die Produktseite.

Finanzen: der Kern

Das Finanzwesen ist das Fundament. Der Leitfaden zur Microsoft-Prüfung MB-800, der beschreibt, was ein funktionaler Berater konfigurieren können muss, nennt die Finanzverwaltung ausdrücklich zusammen mit Verkauf, Einkauf, Lager und Anlagen. Dazu gehören Dimensionen für die Kostenrechnung, Genehmigungsworkflows, Bankverwaltung und Abschreibungen.

Für Österreich zählt vor allem, wie sich Kontenplan, Umsatzsteuer und Meldungen in den Alltag Ihres Steuerberaters einfügen. Viele österreichische KMU arbeiten mit einem Steuerberater, der das Rechenwerk der Kanzlei kennt, oft rund um BMD. Ob Datenübergabe oder durchgängige Buchhaltung im ERP besser passt, gehört in die Planung. Details bietet die Seite Buchhaltung und Finanzen in Business Central.

Verkauf, Marketing und CRM

Der Bereich Verkauf und Marketing deckt den Weg vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung ab. Kontakte und Verkaufschancen gehören dazu. Wenn Ihr Vertrieb jedoch mit mehrstufigen Kampagnen, ausgeprägter Pipeline-Steuerung oder viel Außendienst arbeitet, wird meist eine zusätzliche CRM-Lösung angebunden. Wo die Grenze liegt, besprechen Sie am besten mit dem Integrator, bevor das Pflichtenheft steht. Die Vertriebsseite finden Sie unter Vertrieb und CRM in Business Central.

Einkauf, Lager und Lagerverwaltung

Im Einkauf laufen Bestellungen, Wareneingang und Rechnungsprüfung zusammen. Genehmigungsworkflows, wie sie auch im MB-800-Leitfaden erwähnt werden, helfen bei Freigaben.

Das Lager führt Artikel, Lagerorte und Bestände. Die Planung der Lieferkette hilft, Bedarf und Beschaffung abzustimmen. Wer größere Läger betreibt, nutzt zusätzlich die Lagerverwaltung mit Lagerplätzen und Kommissionierung. Beide gehören laut Microsoft zum Umfang von Essentials und Premium. Für den Großhandel, der in Österreich mit vielen Artikeln und Lieferanten arbeitet, ist das ein Kernargument. Mehr dazu unter Lager und Einkauf in Business Central.

Fertigung: nur in Premium

Das Fertigungsmodul stützt sich auf Fertigungsstücklisten, Arbeitspläne, Arbeits- und Maschinenplätze sowie Fertigungsaufträge. Es verbindet sich mit Planung, Lager, Lagerverwaltung, Kostenrechnung, Fremdfertigung und Qualitätsmanagement. Für den typischen österreichischen Zulieferer oder Maschinenbauer im Mittelstand ist das die Funktion, die den Ausschlag für Premium gibt.

Wer sehr spezielle Prozesse hat, etwa eine Chargenverfolgung mit besonderen Nachweispflichten, sollte früh prüfen, ob eine Branchenlösung nötig ist. Die Hintergründe liefert die Seite zur Produktion in Business Central.

Projekte und Service

Das Projektmanagement ist in Essentials und Premium enthalten. Es richtet sich an Betriebe, die Leistungen nach Aufwand oder Meilensteinen abrechnen: Bauunternehmen, Agenturen, technische Dienstleister. Die Serviceauftragsverwaltung kommt dagegen nur mit Premium. Sie unterstützt Betriebe, die Geräte warten und Serviceverträge führen.

Personal und Lohn

Personalfunktionen in Business Central beschränken sich im Standard auf die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und verwandte Vorgänge. Die österreichische Lohnverrechnung mit ihren Besonderheiten wird dagegen häufig über eine spezialisierte Software oder eine Anbindung gelöst, wie sie viele Steuerberater im Einsatz haben. Wie das konkret aussehen kann, zeigt die Seite zu Lohn und Personal in Business Central.

Auswertung, Mobile und Zusammenarbeit

Business Central läuft im Browser und lässt sich in das Microsoft-365-Umfeld einbinden. Nutzer mit einer Microsoft-365-Lizenz können laut Lizenzdokumentation freigegebene Datensätze in Microsoft Teams ansehen. Das senkt die Hürde für Kollegen, die nur gelegentlich Daten brauchen.

Für den Einsatz unterwegs gibt es Apps für Smartphone und Tablet, etwa für Genehmigungen oder Auskünfte im Außendienst. Für Auswertungen reichen die eingebauten Berichte oft für den Alltag, anspruchsvollere Analysen werden meist mit einem ergänzenden Werkzeug aufgebaut.

Neu ist die KI-Seite: Der Prüfungsleitfaden MB-800 nennt die Konfiguration von Copilot und den integrierten Agenten von Business Central inzwischen als Kompetenz eines Beraters. Ob diese Funktionen in Ihren Prozessen Zeit sparen, zeigt sich im konkreten Anwendungsfall.

Lizenzarten und wer welche Module sieht

Die Lizenz bestimmt, was ein Benutzer tun darf. Microsoft unterscheidet kostenpflichtige Lizenzen für Essentials, Premium, Team Member und External Accountant, dazu einen Lesezugriff über Microsoft-365-Lizenzen. Ein Team Member erreicht nur die Objekte, die seine Lizenz vorsieht; selbst mit SUPER-Berechtigungen bleiben die Lizenzrechte maßgeblich.

Die Device-Lizenz ist für gemeinsam genutzte Geräte gedacht, etwa Kassen, Werkstattplätze oder Lagerterminals. Mehrere Personen können sie abwechselnd nutzen. Wichtig für die Planung: Die Zahl gleichzeitig angemeldeter Benutzer der Gruppe Device Users darf die Zahl der gekauften Device-Lizenzen nicht übersteigen. Zur Orientierung nennt Microsoft auf der US-Seite 80 USD (Essentials), 110 USD (Premium) und 8 USD (Team Members) pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Preis für Österreich kann nach Währung, Land und Variante abweichen und erscheint erst im Bestellvorgang endgültig.

Lokalisierung und Erweiterungen für Österreich

Microsoft liefert die Lokalisierung für Business Central in einundzwanzig Ländern direkt aus, darunter Österreich. Für andere Länder gibt es Lokalisierungs-Apps von Partnern im Marketplace. Für österreichische Betriebe ist das ein Pluspunkt, entbindet aber nicht von der Prüfung der eigenen Pflichten.

Drei Themen sollten Sie früh klären:

• E-Rechnung: Wie Rechnungen erzeugt, verschickt und archiviert werden. Mehr dazu unter E-Rechnung und ERP.
• Registrierkasse: Wer Barumsätze erfasst, muss die RKSV beachten. Die Seite zur Registrierkassenpflicht und RKSV zeigt, was das für das ERP bedeutet.
• Schnittstellen: Banken, Webshop, Steuerberater, Lohnprogramm. Die Seite Schnittstellen für Business Central erklärt die Möglichkeiten.

Was Sie darüber hinaus brauchen, entsteht als App oder als Individualentwicklung für Business Central. Der Grundsatz: Standard nutzen, wo es passt, und Erweiterungen gezielt und dokumentiert hinzufügen. So bleiben Updates beherrschbar.

Native Funktion oder Erweiterung: eine einfache Prüfung

Gehen Sie für jede Anforderung drei Fragen durch:

1. Gehört die Funktion zum Umfang Ihrer Edition?
2. Wird sie vom Standard abgedeckt oder nur teilweise?
3. Wenn nur teilweise: Gibt es eine geprüfte App, oder ist eine eigene Entwicklung nötig?

Diese Liste gehört ins Pflichtenheft. Wie Sie es aufbauen, beschreibt der Ratgeber zum ERP-Lastenheft. Ein erfahrener Integrator macht daraus einen belastbaren Projektumfang.

So gehen Sie weiter vor

Erstellen Sie zuerst eine Liste Ihrer Prozesse nach Fachbereich und markieren Sie, was geschäftskritisch ist. Dann lassen Sie sich von einem Integrator zeigen, welche Bereiche im Standard laufen. Wir stellen den Kontakt zu einem passenden Integrator her, kostenlos und unverbindlich; das Projekt führt der Integrator. Wie die Vermittlung abläuft, steht auf So funktioniert es. Für den Einstieg in das Thema hilft die Seite Business Central in Österreich.

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