Integrationen und Konnektoren für Business Central in Österreich

Wer nach einem Business Central Connector sucht, hat meist ein konkretes Problem: Der Webshop, die Bank, das Lohnsystem des Steuerberaters oder ein Branchenprogramm soll Daten mit dem ERP austauschen, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Dieser Beitrag zeigt, welche Wege Microsoft Dynamics 365 Business Central dafür bietet, wann ein fertiger Connector genügt und wann eine API von Business Central oder eine eigene Entwicklung nötig wird. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Integration von Business Central so planen, dass sie auch nach dem nächsten Update noch läuft.

Die drei Wege zur Integration im Überblick

Grundsätzlich gibt es für jede Schnittstelle drei Möglichkeiten. Welche passt, hängt weniger vom Produkt als von Ihrem Prozess ab.

1. Standardfunktion oder Microsoft-Connector: Der Hersteller liefert die Anbindung selbst, zum Beispiel für Shopify.
2. App aus dem Marketplace: Ein Drittanbieter stellt eine Erweiterung bereit, die Sie installieren und konfigurieren.
3. Eigene Integration über API: Ein Integrator oder Ihre IT baut den Datenfluss auf Basis der Schnittstellen von Business Central.

In der Praxis kombinieren Unternehmen alle drei. Ein Großhändler in Oberösterreich nutzt etwa einen fertigen Shop-Connector, eine Bank-App für den Zahlungsverkehr und eine individuell gebaute Anbindung an das eigene Lagersystem. Entscheidend ist, dass jeder Fluss einen Namen, einen Zweck und einen Verantwortlichen hat.

Die API von Business Central: REST, OData und Grenzen

Business Central stellt eine REST-API in der Version v2.0 bereit, um den ERP-Kern mit Drittlösungen zu verbinden. Wer online arbeitet, hat die APIs standardmäßig aktiv; eine Installation auf eigenen Servern ist dafür nicht nötig. Microsoft empfiehlt API oder OData statt SOAP, weil SOAP künftig als veraltet gelten soll. Neue Projekte sollten SOAP daher gar nicht erst einplanen.

Zwei Eigenschaften sollten Sie früh kennen:

• Standard-APIs sind nicht erweiterbar. Ein zusätzliches Feld lässt sich nicht einfach in eine bestehende Standard-API einhängen. Stattdessen wird der AL-Code kopiert und eine eigene API angelegt. Das ist machbar, aber es ist Entwicklungsarbeit, die gepflegt werden muss. Mehr dazu auf der Seite Individualentwicklung in Business Central.
• Es gibt Aufruflimits. Bei OData V4 gelten die Grenzen pro Benutzer: fünf gleichzeitige Anfragen, 100 Verbindungen und ein gleitendes Fenster von 6.000 Anfragen in fünf Minuten. Wird das überschritten, antwortet der Dienst mit dem HTTP-Code 429.

Aus den Limits folgen klare Entwurfsregeln. Ein Fluss, der jede Minute den gesamten Artikelstamm abfragt, ist falsch gebaut. Besser sind gezielte Abrufe, Änderungsmerkmale, Wiederholungen mit Wartezeit nach einem 429 und eine eigene technische Benutzerkennung je Fluss, damit sich Integrationen nicht gegenseitig ausbremsen.

Power Platform und andere Dynamics-Produkte

Ein Business-Central-Environment lässt sich mit einem Power-Platform-Environment desselben Typs verbinden, also Produktion mit Produktion und Sandbox mit Sandbox. Diese Verknüpfung ist exklusiv und dient als Standardziel für Integrationen mit der Power Platform und mit anderen Dynamics-365-Produkten. Für Sie bedeutet das: Planen Sie die Umgebungen von Anfang an sauber, bevor Sie Flüsse, Automatisierungen oder Berichte darauf aufbauen. Wie Umgebungen und Betrieb zusammenhängen, steht unter Business Central in der Cloud.

Extensions und Marketplace: Apps statt Programmierung

Online erweitert man Business Central durch Apps (Extensions), die über Microsoft Marketplace installiert werden. Seit dem zweiten Release-Wave 2022 gibt es dafür die Seiten „Connectivity Apps“ und „Banking Apps“, über die sich Anwendungen zur Verbindung mit externen Diensten finden lassen, etwa für den Import von Banktransaktionen.

Ein Marketplace-Treffer ist ein guter Startpunkt, aber kein Beweis, dass die App zu Ihrem Fall passt. Prüfen Sie vor der Entscheidung:

• Wird der österreichische Anwendungsfall ausdrücklich unterstützt (Steuerfälle, Formate, Sprache)?
• Wer ist Ansprechpartner bei Fehlern, und wie ist die Weiterentwicklung geregelt?
• Wie verhält sich die App bei den regelmäßigen Business-Central-Updates?
• Welche Kosten entstehen zusätzlich zur Lizenz? Preise für Business Central selbst finden Sie unter Business Central Preise; Apps werden meist separat berechnet.

Typische Integrationsbereiche im Überblick

Die folgende Tabelle ordnet die häufigsten Anbindungen ein. Sie zeigt den üblichen Weg, nicht eine Garantie für Ihren Fall.

E-Commerce: Der Shopify-Connector im Detail

Für Onlinehändler ist der Shopify-Connector der am besten dokumentierte Fertigbaustein. Er gleicht Produkte, Lagerbestände, Kunden, Bestellungen, Lieferungen, Transaktionen und Auszahlungen zwischen Shopify und Business Central ab. Er unterstützt mehrere Shops und importiert Bestellungen aus Onlineshops, aus Shopify POS und aus dem B2B-Bereich.

Bei den Artikeln läuft der Abgleich in beide Richtungen, einschließlich Bildern, Varianten, Barcodes, Tags und Metafeldern. Attribute, Marketingtexte und Übersetzungen lassen sich exportieren. Die exportierten Preise beruhen auf den Kundenpreisgruppen und Rabatten, die Sie auswählen. Genau hier lohnt die Planung: Wer im ERP mit komplizierten Staffelpreisen arbeitet, sollte früh prüfen, ob die Preislogik im Shop abbildbar ist.

Produkte, Bestände, Bestellungen und Lieferungen können über die Jobwarteschlange im Hintergrund synchronisiert werden, mit detaillierter Protokollierung für die Fehlersuche. Für den Betrieb heißt das: Jemand muss das Protokoll regelmäßig ansehen. Ein Fluss, der still scheitert, ist gefährlicher als einer, der laut ausfällt. Wie sich der Lagerbestand dahinter organisiert, beschreibt Lager und Einkauf in Business Central.

Für andere Shopsysteme und Marktplätze gilt: Prüfen Sie zuerst, ob eine App im Marketplace den Bestellimport und die Rückmeldung der Lieferung abdeckt. Erst wenn das nicht reicht, kommt eine eigene Entwicklung über die API infrage.

Österreich: Was die Schnittstellenplanung hier besonders macht

Microsoft liefert die Lokalisierung von Business Central in mehreren Ländern direkt aus, darunter Österreich. In anderen Ländern ersetzen Partner-Apps diese Rolle. Für Ihr Unternehmen ist das eine gute Ausgangslage, aber die eigentlichen Schnittstellenfragen entstehen im Alltag:

• E-Rechnung: Wie gelangen Rechnungen im geforderten Format an Kunden und öffentliche Auftraggeber, und wie kommen Eingangsrechnungen ins System? Die Grundlagen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung in Österreich. Entscheidend ist, dass Format, Versandweg und Archivierung als ein durchgängiger Fluss geplant werden.
• Registrierkasse und RKSV: Wer Barumsätze über Kassensysteme abwickelt, braucht eine saubere Übergabe der Tagesabschlüsse in die Buchhaltung. Wie das mit dem ERP zusammenspielt, lesen Sie unter Registrierkassenpflicht und RKSV.
• Steuerberater und Buchhaltung: Viele österreichische KMU lassen Lohn und Jahresabschluss extern erledigen. Welche Daten in welchem Format zum Steuerberater gehen, sollte feststehen, bevor die erste Buchung erfolgt. Mehr zur Finanzseite steht unter Buchhaltung und Finanzen in Business Central.
• Bundesländer und Standorte: Betriebe mit Niederlassungen in Wien, der Steiermark oder Tirol brauchen oft mehrere Kassen, Läger oder Webshops. Jeder zusätzliche Standort ist eine zusätzliche Schnittstelle.

Ob eine Anbindung über eine App, eine Partnerlösung oder eine Eigenentwicklung gelöst wird, sollte nicht aus einem Produktnamen folgen, sondern aus Ihrer Prozessbeschreibung. Einen Überblick über den Einsatz im Land gibt die Seite Business Central in Österreich.

So cadrieren Sie einen Integrationsfluss

Ein Schnittstellenprojekt scheitert selten an der Technik. Es scheitert an unklaren Zuständigkeiten und fehlenden Annahmen. Gehen Sie für jeden Fluss dieselben Fragen durch und halten Sie die Antworten schriftlich fest.

1. Zweck und Richtung

Was soll der Fluss leisten, und wer ist das führende System? Wenn Artikel sowohl im ERP als auch im Shop gepflegt werden, entstehen Widersprüche. Legen Sie pro Datenobjekt fest, wo es entsteht und wo es nur gelesen wird.

2. Datenumfang und Zeitpunkt

Welche Felder werden übertragen, wie oft, und mit welcher Verzögerung? Echtzeit ist selten nötig und wegen der Aufruflimits oft unklug. Ein regelmäßiger Abgleich über die Jobwarteschlange genügt für viele Fälle.

3. Fehlerfall und Wiederanlauf

Was passiert, wenn eine Bestellung nicht ankommt, ein Kunde doppelt existiert oder der Dienst mit 429 antwortet? Definieren Sie, wer benachrichtigt wird, wie ein Datensatz erneut verarbeitet wird und wie Dubletten verhindert werden.

4. Test und Umgebung

Bauen und testen Sie in einer Sandbox, nicht in der Produktivumgebung. Die Trennung von Produktion und Sandbox, auch bei der Verknüpfung mit der Power Platform, gehört zur Grundausstattung. Wie ein Projekt aufgebaut wird, beschreibt die Einführung von Business Central.

5. Betrieb und Verantwortung

Wer überwacht, wer behebt, wer entscheidet über Änderungen? Fassen Sie das in einer kurzen Betriebsvereinbarung zusammen.

Wer pflegt Schnittstellen nach dem Go-live?

Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt vom Vertrag ab. Business Central wird regelmäßig aktualisiert, Drittsysteme ändern ihre Schnittstellen, und Steuer- und Meldevorschriften entwickeln sich weiter. Jede Integration braucht deshalb jemanden, der sie beobachtet.

Klären Sie im Projekt drei Punkte: erstens, welche Flüsse unter einen Wartungsvertrag fallen; zweitens, wie Updates getestet werden, bevor sie in die Produktion gehen; drittens, wie Fehler gemeldet und priorisiert werden. Die Möglichkeiten dazu zeigt Support und Wartung für Business Central.

Eigene Entwicklungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Der Quellcode, die Dokumentation und die Zugangsdaten gehören dokumentiert und Ihnen zugänglich, damit ein Wechsel des Dienstleisters möglich bleibt. Bei der Auswahl hilft die Seite zum Business-Central-Integrator.

Nächster Schritt: Schnittstellen im Lastenheft festhalten

Listen Sie vor dem ersten Gespräch alle Systeme auf, die mit dem ERP sprechen sollen, mit Zweck, Richtung, Häufigkeit und Verantwortlichem. Diese Liste ist die beste Grundlage, um Angebote verschiedener Integratoren zu vergleichen, denn unklare Schnittstellen sind die häufigste Ursache für Nachforderungen im Projekt.

Wenn Sie Hilfe bei der Einordnung wünschen, erklärt so funktioniert die Vermittlung, wie wir Sie kostenlos mit einem passenden Integrator zusammenbringen. Dieser erarbeitet mit Ihnen den Schnittstellenplan; wir selbst setzen keine Projekte um.

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