Business Central hosten: Cloud, Partner-Hosting oder eigener Server

Wer in Österreich Microsoft Dynamics 365 Business Central einführt, entscheidet nicht nur über Funktionen, sondern auch über den Betrieb: Läuft das System als Service bei Microsoft, bei einem Hosting-Partner oder auf eigenen Servern? Diese Wahl prägt Updates, Erweiterbarkeit, Datenstandort und die laufenden Kosten stärker, als es im Auswahlprozess zunächst scheint. Dieser Beitrag ordnet Business Central Cloud, Hosting für Business Central und Business Central On-Premise nach den Kriterien, die für Geschäftsführung, Finanzleitung und IT im Alltag zählen.

Die drei Betriebsformen im Überblick

Business Central lässt sich in drei Formen betreiben:

• SaaS von Microsoft (Business Central Online): Microsoft betreibt die Plattform, Sie arbeiten im Browser oder in den Apps.
• Cloud eines Partners: Ein Dienstleister betreibt eine Business-Central-Umgebung für Sie, meist als Teil eines Gesamtvertrags mit Betreuung.
• Auf eigenen Servern (On-Premise): Sie oder Ihr IT-Dienstleister installieren und pflegen die Software selbst, im eigenen Rechenzentrum oder in gemieteter Infrastruktur.

Welche Variante zu Ihnen passt, hängt weniger vom Geschmack als von drei Fragen ab: Wie viel Betriebsverantwortung wollen Sie behalten? Welche Zusatzlösungen brauchen Sie? Und welche Vorgaben gelten für Ihre Daten?

Business Central SaaS: was Microsoft betreibt

Business Central Online ist die Cloud-Lösung für kleine und mittlere Organisationen, die Microsoft im April 2018 gestartet hat. Microsoft nennt mehr als 40 000 Kunden, von Dienstleistern über Handel und Produktion bis zu Gesundheitswesen, Gastgewerbe und Logistik. Der Dienst ist als mandantenfähiger Service aus Microservices auf Microsoft Azure aufgebaut; als Datenbank der Environments dient Azure SQL Database.

Für den Betrieb sind einige Zusagen und Grenzen relevant:

• Für bezahlte Produktions-Environments garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 %, mit finanzieller Kompensation, falls diese Zusage nicht eingehalten wird.
• Azure-Verfügbarkeitszonen sind für alle Produktions-Environments mit bezahltem Abonnement aktiviert; zusätzlich gibt es automatische georedundante Sicherungen innerhalb derselben Azure-Geografie.
• Ein Environment ist auf 300 Gesellschaften und auf 3 TB komprimierte Daten begrenzt. Für die meisten mittelständischen Betriebe in Österreich ist das weit entfernt von der Praxis, für Konzerne mit sehr vielen Gesellschaften kann es ein Planungspunkt sein.
• Die Abonnements Premium und Essentials enthalten pro Kunde ein Produktions-Environment und drei Sandbox-Environments ohne Aufpreis. Jedes zusätzliche Produktions-Environment wird über den CSP-Partner bezogen und bringt drei weitere Sandboxes sowie 4 GB Datenbankkapazität mit.

Gerade die Sandboxes verdienen Beachtung: Neue Erweiterungen, Schnittstellen und Updates testen Sie dort, ohne Ihre Produktivdaten zu berühren. Ein sauberer Testprozess ist in der Cloud der wichtigste Ersatz für die früher übliche „Testmaschine im Keller“.

Partner-Hosting: Betrieb aus einer Hand

Beim Hosting durch einen Partner liegt die Betriebsverantwortung bei einem Dienstleister, der Ihnen Infrastruktur, Überwachung und Sicherung vertraglich zusagt. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie einen einzigen Ansprechpartner für ERP und Betrieb wünschen oder besondere Wünsche an Anbindung und Betrieb haben.

Der Preis dafür ist Transparenz: Prüfen Sie im Angebot genau, was enthalten ist. Wesentlich sind:

• Wer führt Updates durch, und wann?
• Welche Sicherungen gibt es, wie lange werden sie aufbewahrt, und wer testet die Wiederherstellung?
• Welche Verfügbarkeit wird vertraglich zugesagt, und was gilt bei Nichteinhaltung?
• Wo steht die Infrastruktur, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
• Wie kommen Sie bei einem Anbieterwechsel an Ihre Daten?

Diese Punkte gehören in den Vertrag, nicht in eine Produktbroschüre. Sie sind bei Microsofts eigenem Service durch dokumentierte Zusagen abgedeckt, beim Partner müssen Sie sie sich zusichern lassen.

On-Premise: volle Kontrolle, volle Verantwortung

Mit der Installation auf eigenen Servern behalten Sie die Hoheit über Infrastruktur und Zeitpunkt der Änderungen. Das spricht für diese Variante, wenn Ihr Betrieb eng mit lokalen Systemen verzahnt ist, etwa mit Maschinensteuerungen, Wiegesystemen oder einer bestehenden Kassen- und Warenwirtschaftsumgebung.

Dem stehen spürbare Einschränkungen und Pflichten gegenüber:

• Erweiterbarkeit: Bei On-Premise-Installationen lassen sich über die Seite „Extension Management“ weder Per-Tenant-Erweiterungen hochladen noch Marketplace-Apps installieren, auch nicht in Docker-Umgebungen. Wie viel das praktisch bedeutet, klären Sie mit Ihrem Integrator, bevor Sie sich festlegen; die Details zu eigenen Entwicklungen finden Sie unter Individualentwicklung in Business Central.
• Betrieb: Server, Datenbank, Betriebssystem, Sicherheitsupdates, Sicherung und Wiederherstellung liegen bei Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister.
• Updates: Sie planen und führen Versionswechsel selbst durch, inklusive Tests. Das gibt Spielraum beim Zeitpunkt, verschiebt aber auch die Arbeit zu Ihnen.

Wer von einem älteren System kommt, sollte die Hosting-Frage zusammen mit der Datenübernahme betrachten; mehr dazu in Migration zu Business Central.

Die Varianten im direkten Vergleich

Beachten Sie die letzte Zeilen-Logik: In der Cloud verschiebt sich Aufwand von der IT zur Vertrags- und Berechtigungsverwaltung. Das ist meist leichter zu tragen als der Betrieb eigener Server, aber nicht null.

Updates und Erweiterbarkeit: was sich im Alltag ändert

In der SaaS-Variante kommen Verbesserungen laufend an. Das nimmt Ihnen die Planung großer Versionssprünge ab, verlangt aber, dass Ihre Erweiterungen und Schnittstellen mit neuen Ständen zurechtkommen. Deshalb gehört eine saubere Sandbox-Praxis dazu: Änderungen zuerst dort prüfen, dann in die Produktion übernehmen. Die Unterschiede der Stände und Lizenzmodelle erläutert Business Central: Versionen und Editionen.

Bei Erweiterungen zeigt sich der größte Unterschied zwischen den Betriebsformen. Wer Zusatzlösungen aus dem Marketplace nutzen oder eigene Apps ausrollen möchte, ist mit Business Central Online am flexibelsten. Für die Anbindung an Shops, Kassen, Banken oder Behördenportale lesen Sie Schnittstellen und Konnektoren.

Datenstandort und Datenschutz in Österreich

Für österreichische Unternehmen gilt die DSGVO, ergänzt durch das nationale Datenschutzgesetz. Beim ERP heißt das: Sie bleiben Verantwortlicher, der Betreiber der Plattform ist Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Übersicht der Unterauftragnehmer und die Aufnahme in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gehören zur Grundausstattung.

Für Business Central Online gilt: Das Land, das Sie bei der Anlage eines Environments wählen, bestimmt die Lokalisierung und die Azure-Region, in der es erstellt und gespeichert wird. Für Österreich nennt Microsofts Länderliste die Azure-Geografie „Europe“; Deutschland hat dort eine eigene Geografie „Germany“. Das ist kein Detail, das man später korrigiert, denn die Wahl bei der Erstellung ist maßgeblich. Legen Sie sie deshalb bewusst fest, und lassen Sie sie von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung abnehmen.

Microsoft liefert die Lokalisierung für Österreich direkt aus. Wie sie sich im Detail auswirkt, zeigt Business Central in Österreich. Wer neben Business Central auch das österreichische Produkt BMD im Blick hat, findet den Vergleich der Betriebsmodelle beim BMD-Überblick.

Sicherung, Wiederherstellung und Aufbewahrung

Bei Business Central Online werden Produktions- und Sandbox-Environments automatisch gesichert, die Sicherungen bleiben 28 Tage erhalten. Ein Administrator kann auf jeden beliebigen Zeitpunkt dieser 28 Tage zurückgehen und ein gelöschtes Environment innerhalb von 14 Tagen wiederherstellen.

Das schützt vor Fehlbedienung und technischen Ausfällen, ersetzt aber keine Archivierung. Buchhaltungsunterlagen, E-Rechnungen und Belege unterliegen eigenen Aufbewahrungsfristen. Wenn Ihr Unternehmen eine Registrierkasse mit RKSV-Pflicht betreibt, kommen Kassendaten und Belegprüfungen hinzu; die Hintergründe finden Sie unter Registrierkassenpflicht und RKSV im ERP und E-Rechnung in Österreich. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Daten wo und wie lange vorgehalten werden und wie Sie sie im Prüfungsfall bereitstellen.

Lizenz und Kosten: was zum Betrieb dazugehört

Microsoft nennt auf der US-Preisseite für Essentials 80 USD, für Premium 110 USD und für Team Members 8 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Wichtig: Die angezeigten Preise können je nach Währung, Land und Regionalvariante vom tatsächlichen Katalogpreis abweichen; der Endpreis erscheint erst beim Bezahlen. Für Österreich rechnet Ihr Integrator in Euro.

Beide bezahlten Editionen enthalten unbegrenzte Benutzer, Anpassung und Erweiterbarkeit, mehrere Environments und Gesellschaften sowie Finanzen, Verkauf und Marketing, Einkauf, Lager, Lieferkettenplanung, Projekte und Lagerverwaltung. Nur Premium ergänzt Serviceaufträge und Fertigung. Sie brauchen diese Funktionen? Dann lesen Sie Produktion in Business Central.

Für den Kostenvergleich der Betriebsformen zählen nicht nur die Lizenzen. In der SaaS-Variante ist der Betrieb der Plattform Teil des Abonnements. Bei Partner-Hosting und On-Premise kommen Hosting-Entgelt bzw. Server, Wartung, Sicherung und Absicherung hinzu. Eine ehrliche Rechnung vergleicht daher die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer, nicht allein die Lizenzzeile. Die Zusammensetzung beschreibt Business Central: Preise und Lizenzen; eine allgemeine Einordnung bietet der Ratgeber ERP-Kosten.

So treffen Sie die Entscheidung

Ein pragmatischer Ablauf für Betriebe in Wien, Oberösterreich, der Steiermark oder anderen Bundesländern:

1. Anforderungen sammeln: Welche Systeme müssen angebunden werden, welche Zusatzlösungen sind nötig, wie viele Standorte und Gesellschaften gibt es?
2. Datenschutz klären: Welche Daten verarbeiten Sie, und was verlangen Kunden, Banken oder Branchenregeln zum Standort?
3. Cloud als Ausgangspunkt nehmen: Prüfen Sie, ob irgendetwas gegen den Microsoft-Service spricht. Wenn nicht, ist er in der Regel der einfachste Weg.
4. Ausnahmen begründen: Partner-Hosting oder On-Premise brauchen einen konkreten Grund, etwa eine feste Anbindung an lokale Anlagen.
5. Betrieb schriftlich regeln: Support, Updates, Sicherung und Zuständigkeiten stehen im Vertrag mit Ihrem Integrator; siehe Support und Wartung für Business Central.

Die Wahl des Betriebsmodells ist Teil der Projektplanung und sollte vor der Angebotsphase feststehen. Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft, beschreibt die Einführung von Business Central. Einen passenden Partner finden Sie über unsere kostenlose Vermittlung: Beschreiben Sie Ihr Vorhaben, und wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der Ihr Betriebsmodell kennt.

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