Schulung für Business Central: vom Key-User bis zum Sachbearbeiter

Wer eine Business-Central-Schulung plant, denkt oft zuletzt daran, obwohl sie über den Erfolg des Projekts mitentscheidet. Ein sauber konfiguriertes System nützt wenig, wenn die Buchhaltung weiter in Excel nachrechnet und der Einkauf Bestellungen per Telefon abstimmt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie in einem österreichischen Mittelstandsbetrieb vorgehen: welche Quellen es zum Business Central lernen gibt, wie Sie Key-User und Endanwender schulen und wie Sie die Schulung an die Projektphasen koppeln.

Wie Sie Business Central lernen können

Für den Einstieg gibt es drei Wege, die sich gut ergänzen.

Herstellerressourcen. Microsoft stellt Lerninhalte, Produktdokumentation und Prüfungsleitfäden auf Microsoft Learn bereit. Die Dokumentation beschreibt Funktionen, Einrichtung und Lizenzierung. Sie ist allgemein gehalten und erklärt nicht, wie Ihr Betrieb Rechnungen freigibt oder Lagerorte organisiert. Als Nachschlagewerk und Selbstlernquelle für Key-User ist sie trotzdem wertvoll.

Schulung durch den Integrator. Hier lernen Ihre Mitarbeiter am konfigurierten System mit Ihren Artikeln, Kontenplänen und Genehmigungswegen. Das ist der wirksamste Weg für Endanwender, weil jede Übung dem späteren Arbeitsalltag entspricht.

Selbststudium und Probemandant. Ein Testmandant, in dem Key-User gefahrlos Buchungen, Bestellungen und Importe ausprobieren, beschleunigt das Lernen deutlich. Planen Sie dafür feste Zeitfenster ein, sonst bleibt die Übung dem Tagesgeschäft zum Opfer.

Wer Business Central ohne Projekt kennenlernen möchte, etwa vor einer Entscheidung, sollte zuerst den Überblick über die Module lesen und danach die Bereiche vertiefen, die den eigenen Betrieb betreffen.

Zertifizierungen: Was sie bedeuten und für wen sie gedacht sind

Zertifikate sind kein Muss für Anwender, aber ein brauchbares Signal bei der Wahl des Integrators.

Zur MB-800 legt Microsoft fest: Bestanden ist die Prüfung ab einem Wert von 700. Gemessen werden vier Bereiche – Einrichtung (20–25 %), Finanzen (30–35 %), Verkauf und Einkauf (10–15 %) sowie Operationen (30–35 %). Das zeigt, wo das Gewicht liegt: Wer die Finanzen nicht beherrscht, besteht nicht.

Wichtig für Ihre Auswahl: Zertifizierungen der Stufen Associate, Expert und Specialty laufen jährlich ab und werden über eine kostenlose Online-Bewertung auf Microsoft Learn erneuert. Ein gültiger Nachweis sagt also etwas über den aktuellen Stand. Auch auf Partnerebene spielen die Prüfungen eine Rolle: Für die Auszeichnung „Solutions Partner for Business Applications“ zählt die MB-800 in der Kategorie der mittleren Kompetenzen, die MB-820 in der Kategorie der fortgeschrittenen. Das ist ein Qualitätsindiz, ersetzt aber keine Referenzgespräche. Mehr zur Auswahl lesen Sie unter Integrator für Business Central wählen und im Beitrag ERP-Integrator finden.

Zwei Zielgruppen, zwei Schulungsansätze

Key-User: die Brücke zwischen Fachbereich und System

Key-User sind die Kolleginnen und Kollegen, die ihre Abteilung kennen und das System im Alltag mittragen werden. Typisch sind je eine Person aus Rechnungswesen, Einkauf, Verkauf und Lager, bei Fertigungsbetrieben zusätzlich aus der Arbeitsvorbereitung.

Ihre Schulung ist tiefer und beginnt früh:

• Navigation, Rollencenter, Suche und Listenansichten
• Stammdaten: Debitoren, Kreditoren, Artikel, Kontenplan
• Abläufe ihres Bereichs vom Beleg bis zur Buchung
• Berichte, Analyse und Genehmigungsworkflows
• Fehlersuche: Wo liegt eine Buchung, warum stimmt ein Saldo nicht?

Key-User sollten nicht nur zuhören, sondern am Konzept mitwirken. Wer die Sollprozesse mitgestaltet hat, verteidigt sie später gegenüber den Kollegen.

Endanwender: so wenig Theorie wie möglich

Endanwender brauchen genau die Handgriffe ihrer Rolle. Eine Sachbearbeiterin im Einkauf muss Bestellungen anlegen, Wareneingänge erfassen und Rechnungen zuordnen können; die Systemarchitektur interessiert sie nicht. Bewährt haben sich:

• Schulungen nach Rolle statt nach Menüstruktur
• Übungen mit echten Belegen aus dem eigenen Betrieb
• kurze Kurzanleitungen als Spickzettel am Arbeitsplatz
• Sprechstunden in den ersten Wochen nach dem Start

Gerade in Betrieben mit gewachsener Excel-Landschaft lohnt es sich, ausdrücklich zu zeigen, welche alte Liste durch welche Funktion ersetzt wird.

Schulungsplan je Projektphase

Schulung ist kein einzelner Termin am Ende, sondern begleitet das gesamte Projekt. Das folgende Raster ist ein Ausgangspunkt, den Ihr Integrator an Umfang und Teamgröße anpasst. Konkrete Dauern und Preise hängen vom Projekt ab und werden im Angebot festgelegt.

Den größeren Rahmen dazu finden Sie unter Business Central einführen und im allgemeinen Ratgeber ERP-Einführung. Die Schulungsinhalte hängen eng an der Datenübernahme: Wer mit migrierten Echtdaten übt, entdeckt Fehler im Stammdatenbestand, bevor sie Buchungen verfälschen.

Österreich: Inhalte, die nicht im Standardkurs stehen

Schulungsunterlagen von Herstellern sind international gedacht. Ihre Mitarbeiter arbeiten aber in einem österreichischen Umfeld, und genau das muss der Kurs abbilden. Microsoft liefert die Lokalisierung für Österreich selbst; sie wird nicht über Partner-Apps nachgebildet. Die lokalen Besonderheiten trainieren Sie dennoch am besten gezielt:

• Rechnungswesen und Steuerberater: Wie übergibt die Buchhaltung Daten an den Steuerberater, wie sieht der Monatsabschluss aus, wie werden Umsatzsteuerauswertungen vorbereitet? Näheres steht im Beitrag zu Buchhaltung und Finanzen in Business Central.
• E-Rechnung: Wer Rechnungen ausstellt oder empfängt, muss die Abläufe kennen. Die Grundlagen finden Sie unter E-Rechnung und ERP in Österreich.
• Lohn und Personal: Die Verarbeitung der Löhne läuft in vielen österreichischen Betrieben außerhalb des ERP. Wie die Schnittstelle gedacht ist, erklärt der Beitrag Lohn und Personal.
• Praxis im eigenen Bundesland: Betriebe in Wien, in der Steiermark oder in Tirol haben unterschiedliche Lieferketten und Behördenwege. Die Seite zu Business Central in Österreich zeigt den landesspezifischen Rahmen.

Bitten Sie den Integrator, Übungsfälle aus Ihrem Alltag zu verwenden: eine Eingangsrechnung mit Skonto, eine Teillieferung, eine Gutschrift nach Reklamation. Allgemeine Beispiele aus Lehrbüchern bleiben sonst im Gedächtnis nicht haften.

Finanzierung der Schulung

Für Schulungsanteile in einem ERP-Projekt gibt es keine pauschale Antwort. Der Aufwand taucht im Angebot meist als eigener Posten auf, abhängig von Teilnehmerzahl, Rollen und Umfang. Beachten Sie bei der Kalkulation:

• Die Lizenzkosten sind davon getrennt; zu den Preisen lesen Sie Business Central: Preise. Online-Lizenzen beziehen Sie laut Microsoft-Dokumentation ausschließlich über einen Partner im Cloud-Solution-Provider-Programm.
• Auch die Arbeitszeit der Teilnehmer ist ein Kostenfaktor, besonders bei Key-Usern, die über längere Zeit mitarbeiten.
• Förderungen für Weiterbildung existieren in Österreich auf Bundes- und Landesebene. Welche für eine ERP-Schulung in Frage kommen, hängt von Betriebsgröße, Branche und Maßnahme ab; die Bedingungen ändern sich. Prüfen Sie das vor Projektbeginn mit Ihrem Steuerberater oder der Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes, denn eine Förderung wird oft nur vor dem Start der Maßnahme gewährt.

Veränderung im Betrieb begleiten

Technik lässt sich schulen, Gewohnheiten nicht. Ein ERP-Projekt verändert, wer wann welche Information bekommt und wer für Daten verantwortlich ist. Das löst Widerstand aus, der selten offen geäußert wird: Man führt eine Schattenliste weiter, bucht später oder fragt lieber die Kollegin als das System.

Was in der Praxis hilft:

1. Den Nutzen je Rolle benennen. Die Buchhalterin interessiert, dass der Monatsabschluss weniger Handarbeit bedeutet; der Lagerleiter, dass Bestände stimmen.
2. Die Geschäftsführung sichtbar einbinden. Wenn die Führung selbst mit dem System arbeitet und Berichte daraus nutzt, spüren alle, dass es kein Nebenprojekt ist.
3. Key-User entlasten. Wer zusätzlich zum Tagesgeschäft Projektarbeit leistet, braucht dafür Zeit und die Rückendeckung des Vorgesetzten.
4. Alte Wege abschalten. Solange parallel in Excel weitergearbeitet werden darf, wird das neue System nicht gelebt. Legen Sie einen Stichtag fest.
5. Rückmeldungen ernst nehmen. Sammeln Sie Verbesserungswünsche systematisch; was berechtigt ist, wird nach dem Start umgesetzt.

Ein häufiger Fehler ist, Schulung auf einen einzigen Termin kurz vor dem Go-live zu legen. Dann bleibt keine Zeit, Lücken zu schließen. Mehr zu typischen Stolpersteinen lesen Sie im Beitrag Fehler im ERP-Projekt.

Nach dem Go-live: Schulung läuft weiter

Auch nach dem Start bleibt Lernbedarf. Neue Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden, neue Funktionen kommen mit Aktualisierungen hinzu, und Prozesse ändern sich. Planen Sie deshalb:

• eine feste Ansprechperson im Haus für Fragen
• regelmäßige kurze Auffrischungen für Key-User
• Dokumentation der eigenen Abläufe, die neue Kollegen selbst lesen können
• einen vereinbarten Weg zum Integrator für Rückfragen, geregelt im Support- und Wartungsvertrag

So wird aus der einmaligen Schulung ein dauerhaftes Können im Betrieb.

So finden Sie einen Integrator, der Schulung ernst nimmt

Fragen Sie im Angebotsgespräch konkret nach: Wie ist die Schulung aufgebaut? Wer führt sie durch, und wie aktuell sind die Zertifikate der Berater? Werden Key-User an echten Daten geschult? Gibt es Unterlagen, die Sie behalten dürfen? Ein Integrator, der darauf klare Antworten hat, plant die Schulung als Teil des Projekts und nicht als Anhängsel.

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