BMD-Audit: Installation prüfen, Projekt übernehmen

Ein Audit Ihrer BMD-Installation beantwortet eine einfache Frage: Was läuft sauber, was ist gefährdet, und was muss sich ändern, damit das System wieder verlässlich arbeitet? Wer ein BMD-Projekt übernehmen oder den Integrator wechseln möchte, sollte nicht mit Bauchgefühl, sondern mit einem dokumentierten Befund starten. Diese Seite zeigt, woran Sie erkennen, dass ein Audit fällig ist, was dabei untersucht wird und wie eine Reprise des Projekts ohne Neustart gelingt.

BMD ist ein österreichischer Hersteller mit Sitz in Steyr und erreicht nach eigenen Angaben mehr als 30 000 Kunden im DACH-Raum. Viele davon arbeiten seit Jahren mit gewachsenen Installationen: Buchhaltung, Lohn, Fakturierung, teils Warenwirtschaft, dazu Schnittstellen und Anpassungen aus verschiedenen Projektphasen. Genau in dieser Gewachsenheit liegen die typischen Risiken.

Woran Sie erkennen, dass ein BMD-Audit nötig ist

Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt eine Prüfung. Wenn aber mehrere der folgenden Signale zusammenkommen, lohnt sich der Blick von außen:

• Der Monatsabschluss verzögert sich, weil Abstimmungen manuell nachgearbeitet werden müssen.
• Dieselben Fehler tauchen nach jeder Korrektur wieder auf.
• Niemand im Haus weiß genau, welche Parameter wann und warum geändert wurden.
• Der Integrator antwortet spät, wechselt häufig die Ansprechpartner oder verweist nur noch auf die Hotline.
• Schnittstellen zu Webshop, Zeiterfassung oder Bank laufen nur, weil sie jemand täglich überwacht.
• Updates werden aus Sorge vor Nebenwirkungen verschoben.
• Eine Erweiterung (neues Modul, zusätzliche Gesellschaft, Bundesland-Standort) wird angekündigt, aber keiner kann den Aufwand seriös einschätzen.

Dazu kommen externe Auslöser: eine anstehende Betriebsprüfung, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch (siehe E-Rechnung im ERP) oder ein Gesellschafterwechsel, bei dem das Rechnungswesen belastbar dokumentiert sein muss. Warum ERP-Projekte überhaupt in Schieflage geraten, beschreibt der Ratgeber zu typischen Fehlern im ERP-Projekt.

Was ein Audit untersucht

Ein sauberes Audit ist kein Gutachten, das nur Mängel auflistet. Es ordnet jeden Befund nach Risiko, Aufwand und Dringlichkeit ein. Die folgende Tabelle zeigt die Prüffelder und die typischen Fragen dahinter.

Parametrierung und Prozesse

Hier vergleicht der Auditor die tatsächlichen Abläufe in Buchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lohnverrechnung mit dem, was im System hinterlegt ist. Oft stellt sich heraus, dass ein ursprünglich sauberes Setup durch viele kleine Eingriffe verwässert wurde. Konkret prüft er etwa Kontenplan, Steuerschlüssel, Belegkreise, Freigabeworkflows und Mahnwesen. Für Module wie Buchhaltung und Finanzen heißt das auch: Stimmen die Abstimmroutinen noch mit dem überein, was Ihr Steuerberater täglich erwartet?

Daten und Datenqualität

Datenprobleme sind der häufigste unsichtbare Kostenfaktor. Geprüft werden Stammdatenpflege, Plausibilität von Salden, offene Posten, Anlagenbuchhaltung und die Konsistenz zwischen Modulen. Werden Daten zwischen Systemen ausgetauscht, schaut der Auditor besonders auf die Übergabepunkte, denn dort entstehen die meisten Brüche.

Eigenentwicklungen und Schnittstellen

Individuelle Anpassungen sind nicht per se ein Problem, aber ohne Dokumentation werden sie zum Klotz am Bein. Der Auditor fragt: Wer hat sie geschrieben, existiert der Quellcode, gibt es Testfälle, und überleben sie ein Update? Eine Orientierung zur Technik liefern die Seiten zur Individualentwicklung und zu den Schnittstellen. Eine Faustregel: Alles, was nicht dokumentiert ist, gilt bei der Übernahme als Risiko.

Performance

Langsame Auswertungen sind selten ein reines Hardwareproblem. Häufig liegen die Gründe in der Datenbank, in der Netzwerkanbindung der Standorte, in überladenen Auswertungen oder in Sperren bei gleichzeitigem Zugriff. Der Auditor misst, an welchen Stellen die Wartezeit entsteht, bevor Hardware oder Hosting in Frage gestellt werden. Falls ein Wechsel des Betriebsmodells im Raum steht, hilft die Seite zu BMD im Hosting und in der Cloud.

Sicherheit und Berechtigungen

Ein Berechtigungskonzept, das niemand mehr überblickt, ist ein Risiko für Datenschutz und Nachvollziehbarkeit. Geprüft werden Benutzer und Rollen, Zugriff auf Lohn- und Personaldaten, Trennung von Erfassung und Freigabe sowie Sicherungs- und Wiederherstellungsroutinen. Gerade bei Personaldaten gilt: Der Kreis der Berechtigten muss begründbar sein.

Version, Updates und Support

BMD nummeriert NTCS-Versionen nach einem festen Schema: Das Beispiel 2026.29.01.57 kombiniert die Jahreszahl, die interne Hauptversion, die Kalenderwoche der Erstellung und die Patchnummer. Die Software wird in zwei Kanälen ausgeliefert, Stable (Korrekturen und gesetzliche Änderungen) und Latest (zusätzlich neue Funktionen); beide sind für den Produktivbetrieb getestet und freigegeben. Für das Audit relevant ist, wie das Haus damit umgeht:

• Nur die Patchnummer lässt sich über WebUpdate einspielen. Ein Hauptupdate wird auf dem BMD-Server mit aktuellem Lizenzschlüssel installiert, setzt eine vollständige Datenbanksicherung und etwa 10 GB freien Speicherplatz voraus; die Arbeitsplätze ziehen beim ersten Start automatisch nach.
• Am Jahresende veröffentlicht BMD ein Jahresupdate (das Update 2026 wurde am 16. Dezember 2025 angekündigt). Details und Terminplan stehen im Kundenportal, das nur mit Zugangsdaten erreichbar ist. Das Audit prüft deshalb auch, wer im Unternehmen diese Zugangsdaten verwaltet.
• Zur Betreuung bietet BMD laut eigenen Angaben rund 500 zertifizierte Support-Mitarbeitende, von denen mehr als 150 täglich qualifiziert an der Hotline erreichbar sind. Die Hotline ist Montag bis Donnerstag von 8 bis 12 und 13 bis 17 Uhr besetzt, am Freitag von 8 bis 12 Uhr. Ergänzend gibt es den Chatbot BMD Fox, technische Dokumentation, Videos je Modul und Fernwartung über LogMeIn Rescue.

Der Auditor klärt, ob diese Möglichkeiten genutzt werden oder ob das Haus jede Frage über den Integrator laufen lässt. Mehr zum Betreuungsmodell lesen Sie unter Support und Wartung und Versionen und Editionen.

Projektübernahme: den Integrator wechseln, ohne neu anzufangen

Die Angst vor dem Integratorwechsel ist meist größer als das tatsächliche Risiko. Das Fundament, also die BMD-Software, Ihre Stammdaten und Ihre Buchungen, bleibt, wo es ist. Was sich ändert, ist die Betreuung. Entscheidend ist ein geordneter Übergang, den man gedanklich in Phasen gliedert.

Zuerst der Befund, dann die Entscheidung

Beginnen Sie mit einem unabhängigen Audit, bevor Sie dem bisherigen Integrator kündigen. Der Befund zeigt, ob das eigentliche Problem beim Dienstleister liegt, bei der Konfiguration, bei fehlenden Ressourcen im eigenen Haus oder bei einem zu knapp definierten Projektumfang. Manchmal reicht ein klarerer Auftrag, manchmal ist der Wechsel die richtige Antwort.

Dokumente und Zugänge sichern

Bevor irgendetwas übergeben wird, sollten diese Unterlagen und Zugänge bei Ihnen liegen. Sie sind Ihr Eigentum und sollten nicht beim Dienstleister bleiben:

Fehlt ein Dokument, ist das kein Beinbruch, aber es gehört in die Mängelliste. Wichtig ist, dass die Lücke bekannt ist, bevor der neue Integrator Verantwortung übernimmt.

Übergabe geordnet gestalten

Vereinbaren Sie mit dem bisherigen Dienstleister einen klaren Übergabetermin und, wenn möglich, eine kurze Übergangszeit mit Rückfragen. Der neue Integrator sollte die Systemumgebung in einer Testkopie nachbauen, bevor er produktiv eingreift. So lässt sich verifizieren, dass die Dokumentation mit der Realität übereinstimmt. Wie Sie einen geeigneten Dienstleister auswählen, beschreiben die Seiten BMD-Integrator wählen und ERP-Integrator finden.

Der Plan zur Wiederherstellung

Aus dem Auditbefund entsteht ein Maßnahmenplan. Er sollte nicht alles gleichzeitig angehen, sondern nach Wirkung und Risiko sortieren.

• Sofortmaßnahmen: Sicherungen prüfen, Berechtigungen bereinigen, kritische Fehlerquellen beheben, Notfallkontakte festlegen.
• Stabilisierung: Dokumentation nachziehen, Eigenentwicklungen sichern, Updaterhythmus definieren, Schnittstellen mit Fehlerprotokollen ausstatten.
• Bereinigung: Stammdaten säubern, veraltete Parametrierung zurückbauen, Prozesse an den Standard zurückführen, wo dieser genügt.
• Weiterentwicklung: Erst wenn die Basis trägt, folgen neue Module, zusätzliche Standorte oder eine Anbindung wie die in Österreich zunehmend wichtige E-Rechnung.

Jede Maßnahme erhält einen Verantwortlichen im Haus und beim Integrator, eine Abnahmekriterium und einen Termin. Ohne diese Verbindlichkeit versandet der Plan genauso wie das ursprüngliche Projekt.

Wann ein Neustart doch sinnvoll ist

Selten, aber möglich: Wenn die Parametrierung so stark vom Standard abweicht, dass jede Änderung zum Risiko wird, oder wenn das Unternehmen sein Geschäftsmodell grundlegend verändert hat, kann eine Neuaufsetzung günstiger sein als die Sanierung. Das Audit liefert dafür die Entscheidungsgrundlage. Steht ein Systemwechsel im Raum, vergleichen Sie Alternativen zu BMD und lesen, wie eine Migration abläuft.

So gehen Sie konkret vor

Für den Einstieg brauchen Sie keinen großen Auftrag. Sammeln Sie zunächst die vorhandenen Unterlagen, benennen Sie intern eine verantwortliche Person und formulieren Sie in einigen Sätzen, was Sie stört: etwa langsame Abschlüsse, instabile Schnittstellen oder fehlendes Vertrauen in den Dienstleister. Mit dieser Beschreibung lässt sich der Auditumfang festlegen, und Sie vermeiden eine Prüfung, die alles ein bisschen und nichts richtig untersucht.

Wir stellen den Kontakt zu Integratoren her, die BMD-Projekte prüfen und übernehmen. Der Ablauf der Vermittlung ist unter So funktioniert es beschrieben; der Dienst ist für Sie kostenlos, und das Projekt führt anschließend der Integrator durch.

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