BMD Warenwirtschaft: Lager, Einkauf und Inventur in der Praxis

Wer in Österreich Waren lagert, einkauft und verkauft, hat meist zwei Anforderungen zugleich: Die Bestände müssen stimmen, und die Zahlen müssen ohne Umweg in der Buchhaltung landen. Genau hier setzt die Lagerverwaltung von BMD an. Der Hersteller aus Steyr kommt aus dem Rechnungswesen, und das merkt man dem Aufbau an: Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung teilen sich einen gemeinsamen Datenbestand, statt über Schnittstellen zu kommunizieren.

Diese Seite zeigt, was die BMD-Warenwirtschaft für Lager, Einkauf und Inventur bietet, wo die Planung genau sein muss und welche Punkte Sie mit einem Integrator besprechen sollten. Einen Überblick über alle Bausteine finden Sie unter BMD-Module im Überblick.

Wo die Lagerverwaltung im BMD-System steht

BMD gliedert sein Angebot in Familien. Eine davon ist „Warenwirtschaft & ERP“. Im Webshop des Herstellers erscheinen unter den Unternehmenslösungen unter anderem Fakturierung, Lagerverwaltung, Bestellwesen, Kasse, Produktionsplanung und Projektmanagement. Lager und Einkauf sind also eigene Bausteine, die Sie einzeln oder im Verbund einsetzen können.

Das passt zur Grundidee des BMD-ERP: ein modularer Aufbau mit zentralem Datenbestand, wahlweise als Einzellösung oder als integriertes Gesamtsystem. Für Ihr Projekt heißt das: Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Viele Betriebe starten mit Fakturierung und Lager und ergänzen das Bestellwesen später. Wie ein solcher Ablauf aussieht, beschreibt die Seite zur Einführung von BMD.

Ein weiterer Vorteil: Die Berechtigungen sind einheitlich geregelt. Fein abgestufte Rechte gelten modulübergreifend. Wer im Lager buchen darf, muss deshalb noch lange keinen Einblick in die Finanzbuchhaltung haben.

Artikelstamm, Lager und Bestandsführung

Das Fundament jeder Lagerverwaltung ist der Artikelstamm. Hier entscheidet sich, ob später Bestellvorschläge brauchbar sind und ob die Inventur ohne Nacharbeit aufgeht.

Was Sie im Artikelstamm festlegen sollten

Bevor Daten übernommen werden, lohnt sich ein klares Konzept:

• Artikelnummern: sprechend oder fortlaufend, und wie gehen Sie mit Lieferantennummern um?
• Artikelgruppen: sie steuern Auswertungen, Erlöskonten und oft auch die Lagerlogik.
• Mengeneinheiten: Stück, Meter, Karton – und die Umrechnung zwischen Einkauf und Verkauf.
• Varianten: Ob Größen, Farben oder Ausführungen als eigene Artikel oder anders geführt werden, ist eine Modellierungsfrage, die der Integrator vorab mit Ihnen durchspielt. Ein Handel mit vielen Varianten stellt andere Anforderungen als ein Betrieb mit wenigen Standardartikeln.

Mehrere Lager

Die BMD-Warenwirtschaft verwaltet mehrere Lager. Das ist relevant, wenn Sie Hauptlager und Außenlager trennen, Ware auf Fahrzeugen führen oder Standorte in mehreren Bundesländern betreiben. Entscheidend ist die Frage, wie fein Sie die Bestände auflösen wollen. Reicht das Lager als Einheit, oder brauchen Sie zusätzlich Regalplätze und Zonen? Wie weit die Platzverwaltung bei Ihnen gehen soll, gehört in das Pflichtenheft. Eine Vorlage dafür finden Sie im Ratgeber zum ERP-Lastenheft.

Chargen und Seriennummern

BMD unterstützt Chargen und Seriennummern. Das ist die Grundlage für Rückverfolgung: Welche Charge ging an welchen Kunden? Welches Gerät hat welche Seriennummer und wann endet die Garantie? Je nach Branche ist das eine Pflicht, etwa im Lebensmittelbereich, oder ein Qualitätsmerkmal, etwa im Gerätehandel. Legen Sie fest, für welche Artikelgruppen die Rückverfolgung gilt. Wer sie für das gesamte Sortiment einschaltet, erzeugt unnötig viel Erfassungsaufwand im Lager.

Einkauf und Bestellwesen

Der Einkauf ist die Stelle, an der ein ERP am deutlichsten Zeit spart oder Zeit kostet. BMD bietet hier automatische Vorschläge für Bestellungen und Lieferanten sowie die Verfolgung der Wareneingänge.

Von der Bedarfsermittlung zur Bestellung

Der Ablauf lässt sich so beschreiben:

1. Der Bedarf entsteht aus Aufträgen, Mindestbeständen oder Planungen.
2. Das System schlägt Bestellungen und passende Lieferanten vor.
3. Der Einkäufer prüft, ändert und gibt frei.
4. Die Bestellung geht an den Lieferanten.
5. Der Wareneingang wird gegen die Bestellung verfolgt.
6. Die Eingangsrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und verbucht.

Wie gut dieser Ablauf funktioniert, hängt weniger von der Software als von den Stammdaten ab. Ohne gepflegte Lieferantenzuordnung, Wiederbeschaffungszeiten und Mindestbestände sind Vorschläge Zufallsprodukte. Starten Sie deshalb mit einer überschaubaren Artikelgruppe und vergleichen Sie die Vorschläge einige Wochen lang mit Ihrer bisherigen Praxis.

Lieferanten, Eingangsrechnungen und Buchhaltung

Das Besondere an BMD ist die Nähe zum Rechnungswesen. Die Buchhaltung bietet eine automatische Belegerkennung per OCR, die Verbindung zur Warenwirtschaft ist vorgesehen, und Buchungen aus der Fakturierung lassen sich mit einem Klick in die Finanzbuchhaltung übergeben. Ihr Steuerberater, der ohnehin oft mit BMD arbeitet, sieht dieselben Daten wie Ihr Einkauf. Wie die Finanzseite aufgebaut ist, lesen Sie unter Buchhaltung und Finanzen mit BMD.

Wenn Eingangsrechnungen künftig als strukturierte Dateien kommen, ist auch das Thema E-Rechnung für den Einkauf relevant. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung in Österreich.

Wareneingang, Auslieferung und Dokumente

Die Fakturierung von BMD erzeugt und verwaltet Rechnungen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Für das Lager sind Lieferschein und Wareneingang die zentralen Belege: Sie lösen die Bestandsbuchung aus und bilden die Grundlage für alles Weitere.

Typische Fragen für die Planung:

• Wird bei Auftragsbestätigung reserviert oder erst bei Lieferung gebucht?
• Wie gehen Sie mit Teillieferungen und Restmengen um?
• Wer bucht Retouren, und wie fließen sie in die Bewertung ein?
• Welche Belege braucht der Spediteur oder Ihr Kunde in welchem Format?

Transporteure und Versandabwicklung sind kein Kernthema der Produktbeschreibung. Wenn Sie Paketdienste oder Speditionen elektronisch anbinden wollen, klären Sie früh, ob das über Standardfunktionen, eine Schnittstelle oder eine Erweiterung läuft. Die Möglichkeiten beschreibt die Seite zu den BMD-Schnittstellen.

Inventur und Bewertung

BMD kennt mehrere Inventurmethoden. Für Sie als Unternehmer ist die Wahl keine Technikfrage, sondern eine Prozess- und Steuerfrage.

Weil die Lagerverwaltung mit dem Rechnungswesen verbunden ist, landet das Ergebnis der Inventur ohne Medienbruch dort, wo der Jahresabschluss entsteht. Das ist ein echter Vorteil gegenüber Systemen, in denen Lager und Buchhaltung getrennt gepflegt werden.

Kasse, Barcode und mobile Arbeit

Im Handel und in der Gastronomie hängt das Lager an der Kassa. BMD Kassa nimmt Bargeld, Karten und Gutscheine an, arbeitet mit Barcodescannern und geeichten Waagen und übergibt die Daten automatisch an Lager, Buchhaltung und Kostenrechnung. Für Betriebe mit Barverkauf ist das relevant, weil jede Kassabuchung zugleich den Bestand mindert. Welche Anforderungen die Registrierkassenpflicht stellt, erklärt der Ratgeber zur Registrierkasse und RKSV.

Zur mobilen Arbeit: BMD Web und BMD Go ermöglichen den Zugriff per Browser und App, auch für das Arbeiten von unterwegs. Aus den Herstellerangaben geht hervor, dass diese Zugänge etwa für Buchhaltung und Lohnunterlagen genutzt werden. Ob und wie Sie Handscanner für Wareneingang, Kommissionierung oder Inventur im Lager einsetzen, sollten Sie nicht annehmen, sondern im Projekt konkret prüfen lassen: welches Gerät, welche Erfassungsmaske, welche Anbindung.

Wann BMD für Lager und Einkauf passt

BMD ist stark, wenn Rechnungswesen, Lohn und Warenwirtschaft eng zusammengehören und Ihr Steuerberater bereits mit BMD arbeitet. Das gilt besonders für Handel, Handwerk und dienstleistungsnahe Betriebe mit überschaubarem Lagerumfang. Wer dagegen ein hochkomplexes Lager mit sehr feiner Platzsteuerung oder viele Vertriebskanäle abbilden muss, sollte Alternativen gegenüberstellen. Eine Übersicht bietet die Seite zu den BMD-Alternativen; für den Vergleich der großen Systeme hilft der Beitrag Bestes ERP für KMU.

Wenn Sie fertigen, kommt die Verbindung zur Fertigungsplanung hinzu. BMD bietet Produktionsplanung und Projektmanagement mit Kapazitäts- und Materialflusssteuerung. Details dazu unter Produktion mit BMD.

So gehen Sie vor

Eine bewährte Reihenfolge für Lager und Einkauf:

1. Ist-Aufnahme: Wie laufen Wareneingang, Lagerung, Versand und Bestellung heute wirklich ab?
2. Stammdaten bereinigen: Doppelte und tote Artikel entfernen, Lieferanten zuordnen, Mengeneinheiten klären.
3. Lagerstruktur festlegen: Lager, Plätze, Chargen- und Seriennummernpflicht je Artikelgruppe.
4. Pilotgruppe wählen: mit einem Sortimentsteil starten und die Bestellvorschläge prüfen.
5. Inventur als Test: Eine Probeinventur zeigt früh, ob Bestände und Bewertung stimmen.
6. Schulung: Lagerpersonal und Einkauf getrennt einweisen, siehe BMD-Schulung.

Die Kosten hängen vom Umfang, den Modulen und der Zahl der Anwender ab. Eine Einordnung gibt die Seite zu den BMD-Preisen; allgemeine Hinweise zur Kalkulation finden Sie im Ratgeber ERP-Kosten.

Einen passenden Integrator finden

Die Qualität einer Lagerlösung entscheidet sich bei der Einrichtung. Fragen Sie jeden Integrator nach Referenzen im Lager- und Handelsbereich Ihrer Branche, nach seinem Vorgehen bei der Datenübernahme und nach dem Umgang mit Handscannern und Versandanbindung. Als neutrale Vermittlung stellen wir den Kontakt her; das Projekt führt der Integrator durch. Kriterien für die Auswahl nennt die Seite BMD-Integrator wählen. Wie die Vermittlung abläuft, sehen Sie unter So funktioniert es.

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