Migration zu BMD: Vom Altsystem zum Echtbetrieb

Eine BMD Migration ist selten nur ein technischer Vorgang. Wer zu BMD wechselt, verlegt Buchhaltung, Lohnverrechnung und oft auch Warenwirtschaft auf eine neue Grundlage. Das betrifft Ihr Rechnungswesen, Ihren Steuerberater und die Frage, ob Ihre Zahlen am ersten Tag nach der Umschaltung stimmen. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Umstieg auf BMD in Österreich geordnet abläuft: von der Datenübernahme über die Umschaltung bis zum Rückfallplan.

BMD ist ein österreichischer Hersteller mit Sitz in Steyr und bietet Software für Buchhaltung, Lohn, Fakturierung und ERP an. Laut Hersteller nutzen mehr als 30 000 Kunden im DACH-Raum die Lösungen. Das bedeutet für Sie: Es gibt Erfahrung mit Wechselprojekten, auch in Kanzleien, die ihre Mandanten gesammelt umstellen.

Wann sich der Wechsel zu BMD lohnt

Der Anlass entscheidet über den Aufwand. Typische Ausgangslagen in österreichischen Betrieben:

• Excel und Einzellösungen: Rechnungen, Lager und Zeiten liegen in Tabellen. Fehler schleichen sich ein, niemand hat den Gesamtüberblick.
• Reine Buchhaltungssoftware: Das Rechnungswesen funktioniert, aber Auftrag, Lager und Lohn laufen daneben.
• Altes ERP: Das System ist gewachsen, schwer zu ändern oder wird vom Anbieter nicht mehr weiterentwickelt.
• Steuerberater-Wechsel: Die Kanzlei arbeitet mit BMD, und Sie wollen Daten ohne Medienbrüche austauschen.

Ob BMD überhaupt die richtige Wahl ist, klären Sie vorab, etwa mit der Übersicht der Alternativen zu BMD oder dem Vergleich der ERP-Systeme. Erst danach lohnt es sich, die Migration im Detail zu planen.

Migration zu BMD: die Phasen im Überblick

Ein sauberer Ablauf folgt immer derselben Logik. Die folgende Tabelle ordnet die Phasen und zeigt, was in Ihrer Verantwortung bleibt.

Wie das Gesamtprojekt gegliedert ist, beschreibt die Seite zur Einführung von BMD. Die Migration ist dort der Teil, in dem die meisten Risiken stecken.

Die Datenübernahme: was wandert, was bleibt zurück

BMD bereitet die Datenübernahme gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden vor. Üblicherweise geht es um Stammdaten, Bewegungsdaten und offene Posten, darunter CRM, Buchhaltung und Anlagenbestand, aus früheren oder externen Systemen. Daraus ergibt sich eine einfache Ordnung:

Stammdaten

Kunden, Lieferanten, Artikel, Kontenplan, Kostenstellen, Mitarbeiter. Hier lohnt sich die größte Sorgfalt, denn jeder Fehler vervielfältigt sich in den späteren Buchungen. Prüfen Sie UID-Nummern, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und Steuerschlüssel. Ein falsch hinterlegter Steuerschlüssel fällt oft erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf.

Offene Posten und Salden

Offene Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Eröffnungssalden gehören zu jedem Umstieg. Sie müssen zum gewählten Stichtag exakt mit dem Altsystem übereinstimmen. Lassen Sie die Summen von Ihrer Buchhaltung gegenzeichnen, bevor die Umschaltung freigegeben wird.

Bewegungsdaten und Historie

Hier gilt: nicht alles übernehmen, was vorhanden ist. Für den laufenden Betrieb genügen meist das aktuelle und das vorangegangene Geschäftsjahr. Ältere Belege bleiben in einem Archiv oder im Altsystem lesbar. Beachten Sie dabei Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; die Buchhaltungsunterlagen müssen auch nach der Umstellung auswertbar bleiben. Wie der Zugriff geregelt wird, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Daten, die man leicht vergisst

• Anlagenverzeichnis mit Abschreibungsverlauf
• Lohnstammdaten und Vorjahreswerte der Lohnverrechnung (siehe Lohn und Personal in BMD)
• Bankimporte und Zahlungsvorlagen
• Dokumentenablage und Verknüpfungen zu Belegen
• Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen und Angebote

Aus Excel oder einer Buchhaltungssoftware umsteigen

Wer aus Tabellen kommt, hat keinen fertigen Datenbestand, sondern gewachsene Listen. Das ist kein Nachteil, solange die Struktur vorab vereinheitlicht wird: eine Zeile pro Kunde, ein eindeutiger Schlüssel, keine zusammengeführten Zellen, keine Freitextfelder für Zahlen. Rechnen Sie damit, dass die Bereinigung länger dauert als der eigentliche Import.

Bei einer Buchhaltungssoftware ist das Datenmodell sauberer, aber die Abbildung kann abweichen. Konten, Steuercodes und Kostenrechnung folgen oft einer eigenen Logik. Der Integrator erstellt dafür eine Zuordnungstabelle zwischen altem und neuem Kontenplan, die Sie fachlich freigeben. Mehr zu den Funktionen finden Sie unter Buchhaltung und Finanzen in BMD.

Aus einem alten ERP wechseln

Der Umstieg aus einem Alt-ERP ist der anspruchsvollste Fall, weil nicht nur Daten, sondern auch Prozesse wandern. Aufträge in Bearbeitung, Lagerbestände, Stücklisten, Preislisten und Schnittstellen zu Webshop oder Kassensystem müssen sauber überführt werden. Hier hilft ein Blick auf die Module von BMD, um Lücken früh zu erkennen. Fehlt eine Funktion, entscheiden Sie gemeinsam mit dem Integrator, ob Sie den Prozess anpassen oder eine Individualentwicklung beauftragen.

Planen Sie außerdem ein, welche Anbindungen bestehen bleiben müssen. Die Schnittstellen zu BMD sollten geklärt sein, bevor die Umschaltung terminiert wird, nicht danach.

Umschaltung: Stichtag, Parallelbetrieb oder harter Schnitt

Bei der Bascule stehen drei Strategien zur Wahl.

1. Stichtag zum Monats- oder Jahreswechsel: Der sauberste Weg. Das Altsystem wird abgeschlossen, BMD startet mit Eröffnungswerten. Für die meisten Betriebe ist das der Standard.
2. Paralleler Betrieb: Beide Systeme laufen für kurze Zeit nebeneinander. Das gibt Sicherheit, verdoppelt aber die Arbeit und birgt die Gefahr widersprüchlicher Daten. Nur für abgegrenzte Bereiche sinnvoll.
3. Stufenweiser Wechsel: Zuerst Buchhaltung, dann Fakturierung und Lager, zuletzt Produktion. Das senkt das Risiko, verlängert aber die Zeit mit Schnittstellen zwischen alt und neu.

Wählen Sie den Termin nicht zufällig. Vermeiden Sie Zeiträume mit Jahresabschluss, Inventur, Betriebsurlaub oder Fristen für Meldungen. Haben Sie Registrierkassen im Einsatz, prüfen Sie vorher die Anbindung gemäß RKSV, und wenn Sie Rechnungen elektronisch versenden, die E-Rechnung im ERP. Beides darf am Umschalttag nicht ausfallen.

Tests und Abnahme

Ein Testlauf ersetzt viele Diskussionen. Der Integrator übernimmt die Daten in eine Testumgebung, und Ihre Anwender prüfen reale Fälle:

• Eine Ausgangsrechnung vom Angebot bis zur Zahlung durchspielen
• Eine Eingangsrechnung erfassen, freigeben und bezahlen
• Offene-Posten-Liste und Saldenliste mit dem Altsystem abgleichen
• Umsatzsteuer-Auswertung für einen Testzeitraum erzeugen
• Lohnabrechnung für einen Probemonat vergleichen
• Berechtigungen für jede Rolle prüfen

Dokumentieren Sie Abweichungen und lassen Sie jede Korrektur wiederholen, bis der Probelauf fehlerfrei ist. Erst dann folgt die Abnahme. Gute Anwenderschulungen vor der Umschaltung sparen später viel Support; siehe Schulung für BMD.

Rückfallplan: was passiert, wenn es schiefgeht

Ein Rückfallplan gehört schriftlich in jedes Migrationsprojekt, auch wenn Sie ihn nie brauchen. Er enthält:

• die geprüfte Sicherung des Altsystems vor der Umschaltung
• den Zeitpunkt, bis zu dem eine Rückkehr ohne Datenverlust möglich ist
• die Person, die den Abbruch entscheidet
• die Regel, welche Buchungen bei einer Rückkehr nachgetragen werden
• die Information an Steuerberater, Bank und Mitarbeiter

Solange das Altsystem unverändert und lesbar bleibt, ist der Rückweg einfach. Schwierig wird es, wenn nach der Umschaltung schon Tage im neuen System gebucht wurden. Setzen Sie deshalb eine klare Entscheidungsfrist.

Updates innerhalb von BMD: Versionswechsel und Serverumzug

Migration heißt bei BMD auch, die eigene Installation weiterzuentwickeln. Ein paar Regeln aus der Herstellerdokumentation:

• Versionsnummer: Die NTCS-Version, etwa 2026.29.01.57, verbindet das Kalenderjahr, die interne Hauptversion, die Kalenderwoche der Erstellung und die Patch-Nummer.
• Kanäle: NTCS erscheint als Stable (Fehlerbehebungen und gesetzliche Änderungen) und als Latest (zusätzlich neue Funktionen). Beide sind für den Produktivbetrieb getestet und freigegeben.
• Patch oder Major: Nur die Patch-Nummer lässt sich per WebUpdate einspielen. Ein Major-Update läuft auf dem BMD-Server, mit gültigem Lizenzschlüssel, einer kompletten Datenbanksicherung und rund 10 GB freiem Speicher. Die Arbeitsplätze ziehen beim ersten Start nach.
• Jahresupdate: Am Jahresende veröffentlicht BMD ein Jahresupdate, für 2026 wurde es am 16. Dezember 2025 angekündigt. Details und Termine der NTCS-Updates stehen im Kundenportal, für das Sie Zugangsdaten benötigen.

Soll NTCS auf einen neuen Server wandern, sind es fünf Schritte: Neuinstallation, SQL-Sicherung des alten Systems, Kopieren der Datei, Umstellen der Clients und Abschluss der Migration. Planen Sie dafür ein Wartungsfenster und prüfen Sie danach Druckvorlagen, Schnittstellen und Berechtigungen. Wer den Betrieb auslagert, findet Hinweise unter BMD in der Cloud; zu den Ausbaustufen siehe Versionen und Editionen.

Häufige Fehler bei der BMD Migration

• Keine Bereinigung vor dem Import: Dubletten und veraltete Konten wandern sonst in das neue System.
• Zu viel Historie: Je mehr Altdaten, desto länger der Test und desto größer die Fehlerquote.
• Kein fester Stichtag: Wer den Termin ständig verschiebt, verliert Rückhalt im Team.
• Steuerberater zu spät eingebunden: Kontenplan, Steuerschlüssel und Abschlussarbeiten sollten vorab abgestimmt sein.
• Fehlende Probeläufe: Ein einziger Echtlauf ist kein Test.
• Kein Verantwortlicher im Haus: Ohne internen Projektleiter bleiben Fachfragen liegen.
• Schulung nach der Umschaltung: Anwender lernen dann im Echtbetrieb und produzieren Korrekturbuchungen.
• Keine Planung für den Betrieb danach: Klären Sie früh, wie Support und Wartung geregelt sind.

Mehr zu den allgemeinen Stolpersteinen lesen Sie in den typischen Fehlern im ERP-Projekt und im Leitfaden zur ERP-Migration.

Den passenden Partner finden

Für eine Migration brauchen Sie einen Integrator, der Ihre Branche kennt und die Datenübernahme schon mehrfach durchgeführt hat. Achten Sie auf einen nachvollziehbaren Migrationsplan, definierte Teststufen und klare Zuständigkeiten. Wie Sie dabei vorgehen, zeigt die Seite zur Wahl eines BMD-Integrators. Bei einem bestehenden, festgefahrenen Projekt kann ein Audit mit Projektübernahme der richtige Einstieg sein.

ERP Integrator ist kein Hersteller und kein Integrator. Wir vermitteln kostenlos den Kontakt zu einem geeigneten Partner; das Projekt führt dieser selbst durch. So läuft die Vermittlung ab: So funktioniert es.

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