BMD lernen: Schulungskonzept für Ihr Unternehmen

Wer eine BMD Schulung plant, stellt meist dieselbe Frage: Wie bringen wir ein Team, das jahrelang mit anderen Abläufen gearbeitet hat, zu sicherer Arbeit mit BMD? Die Software ist dabei nur die halbe Antwort. Die andere Hälfte besteht aus guter Vorbereitung, den richtigen Ansprechpersonen im Haus und einem Schulungsplan, der zum Projektverlauf passt.

BMD stammt aus Österreich, der Sitz liegt in Steyr. Der Hersteller entwickelt Software für Buchhaltung, Lohnverrechnung, Fakturierung und ERP und gibt an, mehr als 30 000 Kunden im DACH-Raum zu haben. Zu einem so breiten Kundenkreis gehört ein eigenes Bildungsangebot, und das gibt es auch. Diese Seite zeigt, was es umfasst und wie Sie es mit der Schulung im Projekt verbinden.

Was die BMD Akademie bietet

Die BMD Akademie ist die Schulungseinrichtung des Herstellers. Sie entstand in den 1990er-Jahren, als sich das Unternehmen 1993 in Steyr niederließ. Das Angebot besteht aus Seminaren, Webinaren und Schulungen. Sie können diese vor Ort besuchen oder digital teilnehmen. Bei Präsenzterminen sind Empfang, Mittagessen an ganztägigen Veranstaltungen und Unterlagen im Preis enthalten.

Für die Budgetplanung sind zwei Punkte wichtig:

• Preise sind Nettopreise. Die Akademie weist sie ohne Umsatzsteuer aus. Als Beispiele nennt BMD das Seminar KORE Basis zu 399,00 € und den Personalverrechnungslehrgang mit BMD NTCS zu 3 690,00 €.
• Anwesenheit zählt. Wer mindestens 75 % eines Seminars besucht, erhält eine Teilnahmebestätigung von BMD.

Diese Bestätigung ist ein Nachweis über besuchte Inhalte. Wer unter „BMD Zertifizierung“ eine formale Prüfung für bestimmte Rollen versteht, sollte bei der Akademie nachfragen, was es darüber hinaus gibt. Hier steht nur, was belegt ist.

Akademie, Handbuch oder Partner: wofür was?

Keine dieser Quellen genügt allein. Bewährt hat sich die Kombination: Die Akademie legt das Fundament, der Partner übersetzt es in Ihre Praxis, und die Schlüsselanwender tragen es in die Abteilungen.

Schlüsselanwender: das Rückgrat des Projekts

Ein Schlüsselanwender ist eine Person aus Ihrem Haus, die ein Fachgebiet im neuen System besonders gut beherrscht und später als erste Anlaufstelle dient. Meist sind das die Leiterin der Buchhaltung, der Lohnverrechner, die Einkäuferin oder der Verantwortliche für den Vertrieb.

Was Schlüsselanwender leisten:

• Sie bringen die Fachprozesse in die Konzeption ein, weil sie wissen, was im Alltag wirklich passiert.
• Sie testen das System vor dem Start mit realen Fällen.
• Sie erklären ihren Kolleginnen und Kollegen, wie die Arbeit künftig läuft.
• Sie sammeln Fragen und Auffälligkeiten und melden sie gebündelt an den Projektleiter.

Schlüsselanwender brauchen freigeschaufelte Zeit. Wer sie neben dem vollen Tagesgeschäft nebenbei mitlaufen lässt, bekommt ein schlecht getestetes System und frustrierte Beteiligte. Sprechen Sie das früh mit der Geschäftsführung ab, und halten Sie es im Projektplan fest.

Welche Seminare für wen?

Die Auswahl richtet sich nach den Modulen, die Sie einsetzen. Wer die Finanzbuchhaltung nutzt, vertieft sich anders als jemand, der die Lohnverrechnung übernimmt. Orientierung zu den Funktionen geben die Seiten zu Buchhaltung und Finanzen in BMD und zu Lohn und Personal in BMD. Gerade in der Lohnverrechnung ist die Schulung inhaltlich dicht, denn arbeits- und abgabenrechtliche Besonderheiten treffen hier auf die Bedienung der Software.

Ihr Steuerberater ist häufig ein erfahrener BMD-Anwender. Fragen Sie ihn, welche Seminare er seinen eigenen Mitarbeitenden empfiehlt. Wenn Ihre Buchhaltung eng mit der Kanzlei verzahnt ist, können gemeinsame Abläufe die Schulung sogar vereinfachen, weil beide Seiten dieselbe Begriffswelt nutzen.

Endanwender: kurz, praktisch, nah am Alltag

Die meisten Mitarbeitenden brauchen nicht das gesamte System, sondern ihren Ausschnitt: Rechnungen erfassen, Bestellungen auslösen, Zeiten buchen, Belege freigeben. Für sie gilt:

1. Kurze Einheiten. Lieber mehrere kompakte Termine als ein ganzer Tag mit allen Funktionen.
2. Eigene Beispiele. Üben Sie mit Ihren Kunden, Ihren Artikeln und Ihren Lieferanten, nicht mit Musterdaten.
3. Kurz vor dem Start. Wissen verfällt, wenn zwischen Schulung und Anwendung Wochen liegen.
4. Kurzanleitungen am Arbeitsplatz. Eine Seite pro Aufgabe, erstellt von den Schlüsselanwendern.

Dieselben Grundsätze gelten, wenn Sie Besonderheiten Ihres Betriebs abbilden. Wer beispielsweise Kassenumsätze erfasst, sollte die Abläufe rund um die Registrierkasse gesondert üben; Hintergründe finden Sie im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht und RKSV im ERP. Beim Rechnungsein- und -ausgang lohnt sich dasselbe für die elektronische Rechnung, siehe E-Rechnung in Österreich.

Schulungsplan nach Projektphase

Schulung ist kein einzelner Termin, sondern zieht sich durch das Projekt. Das folgende Raster zeigt, was in welcher Phase sinnvoll ist. Konkrete Termine und Umfänge legen Sie mit Ihrem Einführungspartner fest; den Gesamtablauf beschreibt die Seite zur Einführung von BMD.

Wie Sie im Hintergrund die Projektsteuerung aufbauen, erklärt der Ratgeber zur ERP-Einführung.

Die Zeit nach dem Livegang nicht vergessen

Viele Projekte schulen gründlich vor dem Start und lassen die Anwender danach allein. Dabei tauchen die meisten Fragen erst im echten Betrieb auf: beim ersten Monatsabschluss, bei der ersten Lohnverrechnung im neuen System, bei Ausnahmefällen, die im Test keiner bedacht hat. Planen Sie deshalb ausdrücklich Zeit für Nacharbeit ein, und klären Sie, wer in dieser Phase Ansprechpartner ist. Welche Betreuung langfristig möglich ist, behandelt die Seite zu Support und Wartung bei BMD.

Förderung der Weiterbildung

Eine belastbare Aussage zu konkreten Förderprogrammen für BMD-Schulungen lässt sich hier nicht treffen, weil keine geprüften Angaben vorliegen. Praktisch hilfreich sind zwei Schritte: Erstens klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Schulungskosten steuerlich zu behandeln sind. Zweitens fragen Sie bei Ihrer Interessenvertretung und bei den Förderstellen Ihres Bundeslandes nach, ob für Ihre Branche und Betriebsgröße Weiterbildungsförderungen bestehen. Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Land und Programm, und sie ändern sich. Prüfen Sie sie deshalb vor der Buchung, nicht danach.

Rechnen Sie außerdem mit dem verdeckten Posten: der Arbeitszeit der Teilnehmenden. Sie ist oft größer als die reinen Seminargebühren. Einen Überblick über Kostenbestandteile finden Sie auf der Seite zu den BMD Preisen.

Change-Management: Menschen mitnehmen

Eine gute Schulung ersetzt keine Veränderungsbegleitung. Mitarbeitende, die den Sinn der Umstellung nicht verstehen, arbeiten mit Umwegen weiter: Excel-Listen neben dem System, Zettel am Bildschirm, Rückfragen an die Kollegin statt Eintrag im Programm. Das kostet auf Dauer mehr als jedes Seminar.

Was in österreichischen Betrieben erfahrungsgemäß hilft:

• Begründen Sie die Umstellung. Was wird besser, für die Buchhaltung, für den Außendienst, für die Lagerarbeit? Sagen Sie es konkret.
• Machen Sie die Geschäftsführung sichtbar. Wenn die Leitung selbst Berichte aus dem neuen System nutzt, folgen die Teams.
• Holen Sie den Betriebsrat früh dazu, falls vorhanden. Systeme, die Daten über Mitarbeitende verarbeiten, brauchen ohnehin Abstimmung.
• Nehmen Sie Sorgen ernst. Ältere Kolleginnen und Kollegen mit langjähriger Routine brauchen mehr Übungszeit, nicht weniger Respekt.
• Feiern Sie kleine Erfolge, etwa den ersten fehlerfreien Monatsabschluss im neuen System.

Ein Betrieb mit mehreren Standorten, etwa in Wien und in einem anderen Bundesland, plant die Schulungstermine am besten so, dass jeder Standort eigene Ansprechpersonen hat. Reisen für Schulungen lassen sich teils durch Webinare ersetzen, doch Übungen am Arbeitsplatz ersetzt das nicht.

Typische Fehler bei der Schulung

• Alles auf einmal. Mitarbeitende, die zu viel auf einmal lernen, behalten wenig.
• Schulung an Testdaten. Dann stimmen die Beispiele nicht mit der Realität überein.
• Keine Zeit für Schlüsselanwender. Das Wissen bleibt beim Dienstleister statt im Haus.
• Schulung zu früh. Zwischen Training und Livegang liegen Wochen, und niemand erinnert sich.
• Keine Erfolgskontrolle. Prüfen Sie nach dem Start, wo noch Wissen fehlt, und schulen Sie gezielt nach.

Typische Schwachstellen im Projektverlauf sammelt außerdem der Ratgeber zu den Fehlern im ERP-Projekt.

Den Partner nach der Schulung fragen

Bei der Auswahl des Einführungspartners gehört die Schulung auf die Prüfliste. BMD gliedert sein Partnernetz in fünf Kategorien: Schnittstellen, Systempartner, Konverter, Webshop und Branchensoftware; die Partner arbeiten in Österreich, Deutschland, in der Schweiz, in Ungarn, Tschechien und der Slowakei. Für die Schulung zählt aber weniger die Kategorie als die Praxis. Fragen Sie nach:

• einem Schulungskonzept je Rolle und nicht nur „Schulung nach Bedarf“,
• der Frage, wer die Unterlagen erstellt und ob sie Ihnen gehören,
• der Begleitung in den ersten Wochen nach dem Livegang,
• Erfahrung mit Betrieben Ihrer Branche, siehe BMD nach Branchen.

Wie Sie einen passenden Partner finden und vergleichen, erklärt die Seite BMD-Integrator wählen. Wenn Sie lieber zuerst Ihren Bedarf schildern, vermitteln wir Ihnen kostenlos einen passenden Integrator. Das Projekt selbst führt dann der Integrator durch, wir sind weder Hersteller noch Partner von BMD.

Fazit

Eine gute BMD Schulung beginnt früh und endet nicht mit dem Livegang. Die BMD Akademie liefert die Grundlagen, der Einführungspartner übersetzt sie in Ihre Abläufe, und Ihre Schlüsselanwender tragen das Wissen ins Team. Planen Sie die Zeit dafür ein, begleiten Sie die Veränderung offen, und prüfen Sie nach dem Start, wo nachgeschult werden muss. Wie sich BMD in Ihrem Umfeld einordnet, lesen Sie auf der Seite zu BMD in Österreich.

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