BMD anpassen – vom Setup zum eigenen Modul

BMD-Entwicklung klingt nach Programmierung, beginnt in der Praxis aber viel früher: bei der Frage, ob Ihr Anliegen überhaupt eine Entwicklung braucht. BMD ist ein österreichischer Hersteller mit Sitz in Steyr und nach eigenen Angaben für mehr als 30 000 Kunden im DACH-Raum im Einsatz. Das Standardprogramm deckt Buchhaltung, Lohn, Fakturierung und Warenwirtschaft ab. Viele Wünsche lassen sich dort erfüllen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Diese Seite zeigt Ihnen, welche Stufen der Anpassung es gibt, wie sich jede auf Wartung und Updates auswirkt und woran Sie einen guten Entwickler oder Integrator erkennen. Sie richtet sich an Geschäftsführer, Finanzleiter und IT-Verantwortliche österreichischer Unternehmen, die BMD einführen oder erweitern.

Die drei Stufen der BMD-Anpassung

Wer von „Personalisierung" oder „Modul auf Maß" spricht, meint meist eine von drei sehr unterschiedlichen Maßnahmen. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Risiko und Folgen für die laufende Pflege.

Die Reihenfolge ist zugleich eine Empfehlung: Gehen Sie von oben nach unten und steigen Sie erst auf die nächste Stufe, wenn die vorherige nachweislich nicht genügt.

Stufe eins: Parametrierung ausschöpfen

Ein großer Teil der Wünsche, die in Workshops als „Entwicklung" auftauchen, sind in Wahrheit Einstellungen. Das gilt für die Gliederung der Konten und Kostenstellen, für Berechtigungen nach Rolle, für Belegarten, Formulare und Auswertungen sowie für die Reihenfolge von Freigaben.

Eine gründliche Parametrierung hat drei Vorteile. Sie ist sauber dokumentierbar, sie überlebt Versionswechsel in aller Regel ohne Nacharbeit, und der Steuerberater kennt die Logik, weil sie dem Standard entspricht. Gerade in Österreich, wo Buchhaltung häufig gemeinsam mit einer Steuerberatungskanzlei geführt wird, zählt ein nachvollziehbarer Standardaufbau mehr als ein ausgefeilter Sonderweg.

Lassen Sie sich im Einführungsprojekt deshalb jeden Wunsch zuerst mit der Frage beantworten: „Lässt sich das im Standard abbilden?" Wie ein solches Projekt aufgebaut ist, beschreibt die Seite zur Einführung von BMD.

Stufe zwei: Vorhandene Erweiterungen und Schnittstellen nutzen

BMD ist kein geschlossenes System. Rund um das Standardprogramm gibt es Erweiterungen und Anbindungen, die Sie nicht selbst entwickeln müssen:

• Belegerkennung: Über die Zusammenarbeit mit Finmatics werden Daten aus Buchhaltungsbelegen von einer KI ausgelesen und als vorbereitete Buchungen in BMD übergeben. Auf der Partnerseite ist von etwa 70 % Zeitgewinn bei der Belegverarbeitung die Rede. Das ist eine Herstellerangabe, kein Versprechen für Ihr Unternehmen.
• Warenwirtschaft: Die BMD-Warenwirtschaft bringt EDI-Schnittstellen, mobile Datenerfassung (MDE), die Einbindung von Webshops sowie Provisionen und Mietverwaltung mit.
• Webshop und Portale: BMD Connect, entwickelt von identity werbedesign, automatisiert den Datenaustausch zwischen Onlineshops, Websites oder Webportalen und der BMD-Software.
• Technische Anbindungen: Bei den BMD-NTCS-Webanwendungen gibt es eine REST-Schnittstelle, und die technische Dokumentation beschreibt außerdem den Abgleich mit Microsoft Graph API und Exchange Web Services.

Der Nutzen liegt auf der Hand: Eine vorhandene Lösung wird vom Hersteller oder Partner weitergepflegt. Eine eigene Schnittstelle müssen Sie dagegen bei jeder Änderung auf beiden Seiten selbst im Blick behalten. Mehr zu diesem Thema finden Sie unter Schnittstellen zu BMD und im Überblick der BMD-Module.

Stufe drei: Individualentwicklung bei BMD

Reicht der Standard nicht, bleibt die Individualentwicklung. Laut BMD realisiert die Abteilung INDIV individuelle Entwicklungen und Lösungen nach Maß für Kunden. Daneben bieten Integratoren und Softwarehäuser eigene Erweiterungen an, vor allem rund um Branchenprozesse und Anbindungen.

Sinnvoll ist ein eigenes Modul vor allem in diesen Fällen:

• Ein branchenspezifischer Ablauf lässt sich weder durch Parameter noch durch ein Zusatzprodukt abbilden, etwa eine besondere Abrechnungslogik im Bau oder in der Dienstleistung.
• Ein Drittsystem hat keine vorhandene Anbindung, zum Beispiel eine Eigenentwicklung im Betrieb oder ein Fachverfahren Ihrer Branche.
• Eine Auswertung oder Meldung, die Ihre Geschäftsführung braucht, existiert im Standard nicht und kann auch nicht über die Berichtsfunktionen gebaut werden.

Unklar ist dagegen der Wunsch „Wir hätten es gerne wie in unserem alten Programm". Das ist fast nie ein Grund für eigenen Code. Es ist ein Anlass, den Ablauf zu überdenken.

Welche Sprache und welche Werkzeuge?

Eine belastbare Aussage zur Programmiersprache und zu den Entwicklungswerkzeugen der BMD-Software finden wir in den öffentlichen Quellen nicht, und wir schreiben nichts, was wir nicht belegen können. Belegt ist die REST-Schnittstelle der NTCS-Webanwendungen sowie die Anbindung an Microsoft Graph API und Exchange Web Services. Für Ihr Projekt heißt das: Fragen Sie den Entwickler konkret, womit er arbeitet, welche Schnittstellen er nutzt und ob BMD diese Vorgehensweise unterstützt. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben und im Angebot festhalten.

Was Anpassungen für Updates bedeuten

Jede Abweichung vom Standard erzeugt Folgekosten, die im Angebot selten auftauchen. Das ist der wichtigste Punkt dieser Seite.

Bei einem Versionswechsel muss jemand prüfen, ob Ihre Anpassung weiterhin funktioniert. Das betrifft:

• Den Code selbst: Ändert sich der Standard an der Stelle, an der Ihr Modul andockt, kann Nacharbeit nötig werden.
• Die Schnittstellen: Eine Gegenstelle, etwa ein Webshop, entwickelt sich unabhängig weiter und kann den Datenaustausch brechen.
• Gesetzliche Änderungen: Neue Vorgaben bei E-Rechnung, Lohnverrechnung oder Registrierkasse treffen auch Ihre Sonderlösung. Wie die rechtliche Seite zusammenhängt, zeigen die Seiten zur E-Rechnung im ERP und zur Registrierkassenpflicht.

Deshalb gehört in jeden Entwicklungsauftrag eine klare Regelung, wer neue BMD-Versionen testet, wer bei Abweichungen nachbessert und wie schnell das geschieht. Einen Überblick, wie sich Versionen und Ausbaustufen unterscheiden, gibt die Seite zu BMD-Versionen und Editionen. Für die laufende Betreuung ist Support und Wartung der richtige Anknüpfungspunkt.

Bewährte Vorgehensweise: Standard, Dokumentation, Test

Drei Grundsätze halten die Folgekosten niedrig.

Beim Standard bleiben

Setzen Sie als Regel: Der Standard gewinnt, solange er den Zweck erfüllt. Jede Sonderlösung braucht eine schriftliche Begründung, wie viel Zeit sie im Alltag spart und wer sie verantwortet. Halten Sie die Zahl der Anpassungen klein und bündeln Sie Wünsche in Pakete, damit Sie nicht ständig Einzelaufträge steuern.

Von Anfang an dokumentieren

Ein eigenes Modul ohne Dokumentation ist ein Risiko für den Betrieb, sobald der Entwickler ausfällt oder die Firma wechselt. Verlangen Sie:

• eine fachliche Beschreibung, was die Anpassung tut und warum es sie gibt,
• eine technische Beschreibung der Schnittstellen und der betroffenen Stellen im System,
• eine Übergabeanleitung, damit ein anderer Partner übernehmen kann,
• die Nennung der Zugangsdaten und Zuständigkeiten auf Ihrer Seite.

Vereinbaren Sie außerdem, dass Quelltext und Dokumentation bei Ihnen oder in einem vereinbarten Depot liegen. So sind Sie bei einem Partnerwechsel nicht erpressbar. Für einen Wechsel hilft später auch ein Audit der laufenden BMD-Installation.

Testen, bevor es produktiv wird

Testen Sie jede Anpassung in einer getrennten Umgebung mit Ihren echten Abläufen, bevor sie in den Echtbetrieb geht, und wiederholen Sie den Test bei jedem Versionswechsel. Ein sinnvoller Testfall folgt Ihrem Alltag: Beleg erfassen, buchen, auswerten, an den Steuerberater übergeben. Die Fachabteilung, nicht nur die IT, zeichnet das Ergebnis ab.

Das Lastenheft vor dem Auftrag

Bevor Sie eine Anpassung beauftragen, brauchen beide Seiten eine gemeinsame Beschreibung. Ein knappes Lastenheft für die Anpassung genügt, wenn es folgende Punkte klärt: Ausgangsproblem, gewünschtes Ergebnis, betroffene Benutzer, Schnittstellen, Abnahmekriterien und Zuständigkeit für Updates. Ohne diese Grundlage lässt sich im Nachhinein kaum entscheiden, ob der Entwickler geliefert hat, was vereinbart war.

Weil wir den Preis einer Anpassung nicht kennen und er stark vom Umfang abhängt, nennen wir hier keine Zahlen. Wie sich Kosten bei BMD grundsätzlich zusammensetzen, erklärt die Seite zu den Kosten von BMD.

Wie Sie einen BMD-Entwickler oder Integrator prüfen

Nicht jeder Partner, der BMD betreut, entwickelt auch gut. Und nicht jeder Entwickler versteht die österreichische Buchhaltung. Prüfen Sie deshalb gezielt.

Misstrauisch sollten Sie werden, wenn ein Anbieter sofort eine Lösung verkauft, ohne Ihre Abläufe verstanden zu haben, wenn er keine Dokumentation zusagt oder wenn er Versionswechsel als Ihr Problem darstellt. Ausführlicher beschreibt das die Seite zur Auswahl eines BMD-Integrators.

So kommen Sie zu einem passenden Partner

Wir sind kein Entwickler und kein Herstellerpartner, sondern vermitteln. Sie beschreiben Ihr Vorhaben, wir stellen den Kontakt zu Integratoren her, die zu Ihrem Projekt passen, und der Integrator führt das Projekt aus. Der Ablauf ist unter So funktioniert die Vermittlung beschrieben, der Service ist für Sie kostenlos.

Bringen Sie zum ersten Gespräch mit:

• eine kurze Beschreibung des Ablaufs, der heute nicht funktioniert,
• die Angabe, welche BMD-Bereiche Sie nutzen,
• die Systeme, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen,
• Ihre Anforderungen an Revisionssicherheit und Abstimmung mit dem Steuerberater.

Mit diesen Informationen kann ein Integrator rasch einschätzen, ob Parametrierung, Erweiterung oder Individualentwicklung der richtige Weg ist.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.