BMD in der Cloud oder auf eigenem Server betreiben

Wer BMD einführt oder weiterbetreibt, muss früher oder später entscheiden, wo die Software läuft. Das Thema „BMD Cloud“ ist dabei mehr als eine technische Detailfrage: Es bestimmt, wer Updates einspielt, wer Sicherungen verantwortet, wie Ihre Mitarbeitenden und Ihr Steuerberater zugreifen und welche Kosten Sie in welcher Form tragen. Diese Seite ordnet die Möglichkeiten ein, die der Hersteller selbst nennt, und hilft Ihnen, die passende Betriebsform für Ihr Unternehmen zu finden.

Welche Betriebsformen gibt es für BMD?

Nach den Angaben des Herstellers wird BMD entweder auf eigener Infrastruktur (On-Premise) oder in der BMD Cloud betrieben. Das gilt für die Buchhaltung ebenso wie für die übrigen Teile der integrierten Lösung BMD NTCS. Der Name steht laut BMD für „New Technology Commercial Software“ und bezeichnet die Gesamtlösung aus Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Lohn und weiteren Bausteinen, die Sie auf der Seite Module von BMD im Überblick finden.

Für Sie als Entscheider bleiben damit im Kern zwei Wege:

• BMD Cloud (SaaS): Der Betrieb liegt bei BMD. Sie nutzen die Software über das Internet.
• BMD On-Premise: Sie oder ein von Ihnen beauftragter Systempartner betreiben die Server, das Datenbanksystem und die Sicherungen.

Ob ein Beratungshaus zusätzlich einen eigenen gehosteten Betrieb anbietet, geht aus den öffentlichen Herstellerangaben nicht hervor. Fragen Sie das im Gespräch mit einem Partner konkret nach und lassen Sie sich Verantwortlichkeiten, Standort und Vertragspartner schriftlich bestätigen. Wie Sie einen geeigneten Partner finden, beschreibt die Seite Integrator für BMD wählen.

Wie funktioniert die BMD Cloud als SaaS?

Die BMD Cloud arbeitet nach dem Prinzip Software as a Service. Laut Hersteller genügt eine Internetverbindung; der Zugriff erfolgt über VPN oder über den Parallels Client. Einen lokalen Server benötigen Sie nicht. Für den Arbeitsplatz heißt das: Die Anwendung läuft zentral, Ihre Rechner dienen als Zugang.

Das hat praktische Folgen:

• Neue Standorte, Homeoffice-Plätze oder ein Steuerberater, der von außen mitarbeitet, lassen sich leichter anbinden, weil kein Zugriff auf Ihr Firmennetz gebaut werden muss.
• Ihre IT muss weder Serverhardware beschaffen noch Betriebssystem und Datenbank der BMD-Umgebung warten.
• Die Qualität der Internetanbindung wird wichtiger. Ein stabiler Anschluss, idealerweise mit Reserve, gehört zur Vorbereitung.

BMD verweist außerdem darauf, dass die gesetzlichen und technischen Updates in der Cloud automatisch eingespielt werden und der Hersteller die Infrastruktur übernimmt. Gerade in Österreich ist das relevant, weil sich Vorgaben rund um E-Rechnung und Registrierkasse (RKSV) ändern können. Wer die Pflege nicht selbst organisieren will, bekommt hier einen klaren Vorteil.

Wo liegen die Daten der BMD Cloud?

Die BMD Cloud wird nach Herstellerangabe in einem Rechenzentrum der Telekom Austria in Linz betrieben, also in Oberösterreich. Für viele Unternehmen ist genau das ein Argument: Die Daten verbleiben im Land, und Sie können Ihrer Geschäftsführung, Ihrem Betriebsrat oder Ihren Kunden einen klaren Standort nennen.

Zur Sicherheit nennt BMD folgende Punkte:

• Die Cloud-Plattform und das Rechenzentrum sind nach ISO 27001 zertifiziert.
• Es gibt regelmäßige Sicherungen und eine redundante Auslegung.
• BMD führt das Gütesiegel Cyber Trust Austria in Silber.

Diese Angaben sind ein guter Ausgangspunkt, ersetzen aber nicht Ihre eigene Prüfung. Im Sinne der DSGVO bleiben Sie als Unternehmen der Verantwortliche. Verlangen Sie daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag, klären Sie, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind, und halten Sie die Cloud-Nutzung im Verarbeitungsverzeichnis fest. Besonders sensibel sind Lohndaten: Wer den Bereich Lohn und Personal in BMD in der Cloud betreibt, sollte Berechtigungen, Protokollierung und Aufbewahrung ausdrücklich regeln.

On-Premise: Was Sie selbst übernehmen

Beim Betrieb auf eigenen Servern behalten Sie die volle Kontrolle, tragen aber auch die gesamte Verantwortung. Dazu gehören:

• Beschaffung, Wartung und Erneuerung der Server und der Netzwerkinfrastruktur
• Betriebssystem, Datenbank und Sicherheitspatches
• Sicherungskonzept samt regelmäßigem Test der Wiederherstellung
• Einspielen der BMD-Updates, einschließlich Test in einer Prüfumgebung
• Zugriffskonzept für externe Nutzer, zum Beispiel für den Steuerberater

On-Premise ist besonders dort sinnvoll, wo bereits eine leistungsfähige IT-Abteilung oder ein eingespielter Systempartner besteht, wo viele Spezialschnittstellen an Maschinen oder Altsysteme angebunden sind oder wo interne Vorgaben den Betrieb im eigenen Haus verlangen. Wie sich solche Anbindungen gestalten lassen, finden Sie unter Schnittstellen von BMD.

BMD Cloud und On-Premise im direkten Vergleich

Die Tabelle zeigt Tendenzen. Im Einzelfall entscheidet die konkrete Vertragsgestaltung, deshalb sollten Sie Leistungsumfang und Grenzen immer schriftlich festhalten lassen.

Unterschiede bei Updates, Anpassung und Kosten

Updates und Gesetzesänderungen

In der Cloud kommen laut BMD gesetzliche und technische Updates automatisch. Das entlastet vor allem kleinere Teams, die keine Testumgebung pflegen wollen. Bei On-Premise gewinnen Sie Planbarkeit: Sie bestimmen den Zeitpunkt, prüfen vorab Schnittstellen und Zusatzentwicklungen und vermeiden Überraschungen mitten im Monatsabschluss. Der Preis dafür ist Disziplin. Wer Updates aufschiebt, riskiert, bei einer gesetzlichen Änderung unter Zeitdruck nachziehen zu müssen. Mehr zu Ständen und Ausführungen steht unter Versionen und Editionen von BMD.

Individualisierung

Je stärker Ihre Prozesse vom Standard abweichen, desto eher lohnt ein genauer Blick auf den Betriebsrahmen. Eigene Auswertungen, zusätzliche Felder oder Sonderprozesse sind eine Sache; tiefe Eingriffe oder Programmierungen eine andere. Klären Sie vor der Entscheidung, welche Anpassungen in der Cloud möglich sind und welche eigene Infrastruktur voraussetzen. Einen Überblick zu den Möglichkeiten gibt die Seite Individualentwicklung für BMD.

Kosten

Der Hersteller veröffentlicht für die BMD Cloud keinen Preis. Rechnen Sie deshalb nicht mit Listenwerten, sondern vergleichen Sie vollständige Angebote. Auf der On-Premise-Seite gehören dazu nicht nur Lizenzen, sondern auch Server, Virtualisierung, Sicherungsmedien, Strom, Raum, Lizenzen für das Betriebssystem, die Zeit Ihrer IT und der Aufwand für Updates. Auf der Cloud-Seite sind laufende Gebühren und eventuelle Zusatzleistungen zu prüfen. Eine ausführlichere Einordnung finden Sie unter BMD Preise sowie allgemein in unserem Ratgeber ERP Kosten.

Was ändert sich für Ihren Steuerberater?

In Österreich arbeiten viele Unternehmen eng mit ihrem Steuerberater zusammen, und BMD ist bei Kanzleien weit verbreitet. Auch der Hersteller adressiert diese Gruppe mit einem eigenen Bereich im Webshop. Praktisch fragen Sie sich:

• Wie greift die Kanzlei auf Ihren Datenbestand zu: über die Cloud, über VPN in Ihr Netz oder über Datenübergabe?
• Wer ist für die Berechtigungen verantwortlich, wenn Mitarbeitende wechseln?
• Wie läuft der Jahresabschluss ab, wenn mehrere Parteien gleichzeitig im System arbeiten?

Die Cloud kann hier vieles vereinfachen, weil der Zugang zentral organisiert ist. Besprechen Sie die Lösung aber vorab mit der Kanzlei, damit Arbeitsweise und Zugriffsrechte abgestimmt sind. Einen Blick auf die fachlichen Funktionen bietet Buchhaltung und Finanzen in BMD.

Entscheidungshilfe: So wählen Sie

Stellen Sie sich diese Fragen der Reihe nach:

1. Wer betreut heute Ihre IT? Gibt es keine eigene Fachkraft und keinen verlässlichen Partner, spricht vieles für die Cloud.
2. Wie wichtig ist ein Standort in Österreich? Die Rechenzentrumsstandort in Linz ist ein klares Argument; prüfen Sie es gegen Ihre Datenschutzvorgaben.
3. Wie viele Schnittstellen und Sonderlösungen gibt es? Viele Anbindungen an Maschinen, Waagen oder Altsysteme sprechen eher für On-Premise oder für eine genaue Vorprüfung.
4. Wie stabil ist Ihre Internetanbindung an allen Standorten? Bei schwacher Leitung wird die Cloud zur Schwachstelle.
5. Wie wollen Sie bezahlen? Laufende Kosten und Investitionen werden in der Buchhaltung unterschiedlich behandelt; besprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater.
6. Wie schnell soll es gehen? Ein Cloud-Start spart Vorlaufzeit bei Hardware und Aufbau.

Wie sichern Sie Ihre BMD-Daten richtig?

Unabhängig vom Betriebsmodell bleibt die Frage nach dem Schutz Ihrer Daten. BMD nennt für die Cloud regelmäßige Sicherungen und eine redundante Auslegung. Das ist hilfreich, nimmt Ihnen aber nicht die Pflicht ab, Ihre eigenen Anforderungen zu definieren: Wie lange müssen Belege nach den österreichischen Aufbewahrungsregeln verfügbar bleiben? Welche Wiederherstellungszeit akzeptieren Sie im Ernstfall? Wer darf Daten exportieren?

Bei On-Premise gilt: Eine Sicherung ist erst dann eine Sicherung, wenn die Wiederherstellung getestet wurde. Legen Sie fest, wo die Kopien liegen, wer sie prüft und wie die Verschlüsselung geregelt ist. Eine Kopie im selben Serverraum schützt nicht vor Brand oder Einbruch.

Der Weg von On-Premise in die Cloud

Viele Unternehmen starten mit eigenen Servern und wechseln später. Beide Betriebsformen sind vom Hersteller vorgesehen, der Weg ist also gangbar. Sinnvoll ist folgendes Vorgehen:

1. Ist-Aufnahme: Module, Zusatzprogramme, Schnittstellen und Berechtigungen erfassen.
2. Klärung mit dem Systempartner und dem Hersteller, welche Anpassungen übernommen werden können.
3. Testlauf mit einem Datenbestand, bevor der Echtbetrieb umgestellt wird.
4. Stichtag mit dem Steuerberater festlegen, möglichst nach einem Abschluss und nicht in dessen Mitte.
5. Schulung der Anwender für den neuen Zugriff, etwa per VPN oder Parallels Client. Mehr dazu unter Schulung für BMD.

Wer sein System ganz neu aufsetzt oder von einer anderen Lösung kommt, findet Hinweise unter Migration auf BMD und Einführung von BMD.

Ein Wort zur Geschichte des Cloud-Betriebs bei BMD

Cloud-Betrieb ist bei BMD kein junges Thema. Die Firmenchronik verortet die ersten Cloud-Lösungen, damals als ASP-Modelle, in den 2000er-Jahren. BMD, ein Softwarehersteller mit Sitz in Steyr, gibt an, mehr als 30 000 Kunden im deutschsprachigen Raum zu haben. Für Sie heißt das: Die Betriebsform ist erprobt, und es gibt viele Anwender mit Erfahrung. Das ersetzt aber nicht Ihre eigene Referenzprüfung bei Unternehmen ähnlicher Größe und Branche; einen Überblick, wo BMD typischerweise eingesetzt wird, gibt die Seite BMD in Österreich.

So holen Sie ein belastbares Angebot ein

Wenn Sie sich über den Betrieb von BMD informieren, fragen Sie im Angebotsprozess konkret nach:

• Welche Module und welche Benutzer sind im Cloud-Angebot enthalten?
• Wie sind Sicherung, Wiederherstellung und Aufbewahrung geregelt?
• Welche Ausfallzeiten und Wartungsfenster gelten?
• Wie werden Schnittstellen zu Drittsystemen betrieben?
• Wie sieht der Ausstieg aus: Datenexport, Fristen, Übergabe?
• Wer ist bei Problemen Ansprechpartner, der Hersteller oder der Systempartner? Hinweise zur Betreuung enthält Support und Wartung für BMD.

Mit diesen Antworten lassen sich Angebote vergleichbar machen. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl brauchen, vermitteln wir Ihnen kostenlos einen passenden Integrator, der den Betrieb mit Ihnen durchspricht; wie das abläuft, erklärt die Seite So funktioniert es. Der Integrator übernimmt anschließend das Projekt, wir selbst sind weder Hersteller noch Partner von BMD.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.