BMD Finanzen im Detail: Was die Buchhaltung leistet und worauf es im Projekt ankommt

Wer in Österreich nach der Buchhaltung mit BMD sucht, fragt selten nur nach einzelnen Funktionen. Meist geht es um die Frage, ob sich Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Umsatzsteuer, Bankverkehr und Abschluss in einem System sauber abbilden lassen, ohne dass die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater leidet. Diese Seite ordnet ein, was die BMD Finanzen abdecken, wo die Stärken liegen und was Sie im Projekt klären sollten.

BMD stammt aus Österreich. Der Hersteller beschreibt seine Buchhaltung als Kern einer modularen Lösung: Sie lässt sich einzeln einsetzen oder mit Lager, Lohn, CRM und Projektwirtschaft zu einem Gesamtsystem verbinden. Einen Überblick über alle Bausteine finden Sie unter Module von BMD.

Wofür die Buchhaltung in BMD gedacht ist

Im Webshop von BMD erscheinen die Finanzthemen als eigene Gruppe: Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Controlling, Kostenrechnung, Bilanz und Steuern, Anlagenbuchhaltung sowie Berichtswesen. Das ist keine lose Sammlung, sondern ein Aufbau, der dem Arbeitsalltag einer österreichischen Buchhaltung folgt: vom einzelnen Beleg bis zum fertigen Abschluss.

Die Buchhaltung ist laut Hersteller mit weiteren Bereichen verbunden:

• Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung
• Lohnverrechnung und Warenwirtschaft
• CRM und Dokumentenmanagement (DMS)
• Controlling und Budgets
• Jahresabschluss und Steuererklärungen

Für Sie heißt das: Zahlen müssen nicht von einer Anwendung in die nächste übertragen werden. Entscheidend ist, dass die Verbindungen im Projekt auch wirklich so eingerichtet werden, wie Ihr Betrieb arbeitet.

Finanzbuchhaltung und Kontenplan

Die BMD Buchhaltung bildet die doppelte Buchführung mit Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten ab. Der Kontenplan ist der Punkt, an dem sich entscheidet, wie lesbar Ihre Auswertungen später sind. Üblich ist, dass der Steuerberater oder die Steuerberaterin einen Rahmen vorgibt und das Unternehmen ihn um eigene Konten ergänzt, etwa für Standorte, Geschäftsfelder oder Projekte.

Ein paar Fragen sollten Sie vor dem Start beantworten:

1. Wollen Sie den bestehenden Kontenplan übernehmen oder bei dieser Gelegenheit bereinigen?
2. Welche Auswertungen braucht die Geschäftsführung wirklich, und welche Konten tragen dazu bei?
3. Wer darf Konten anlegen, wer darf nur buchen?

Der letzte Punkt ist kein Detail. BMD arbeitet laut Herstellerangaben mit einer einheitlichen Rechteverwaltung, in der sich Berechtigungen fein einstellen lassen und für alle Module gelten. Damit lässt sich zum Beispiel trennen, wer Belege erfasst, wer freigibt und wer Berichte einsehen darf.

Belege, OCR und offene Posten

Die Belegflut ist in vielen Betrieben das eigentliche Nadelöhr. BMD bietet dafür die automatische Belegerkennung per OCR. Eingangsrechnungen, die als PDF oder Bild eintreffen, werden gelesen und als Buchungsvorschlag vorbereitet. Das ersetzt nicht die fachliche Kontrolle, verkürzt aber den Weg vom Posteingang zur Verbuchung.

Für die offenen Posten (OP) gibt es ein Mahnwesen für Kunden und Lieferanten. Wer mit vielen Debitoren arbeitet, profitiert davon, dass Mahnstufen, Texte und Abläufe zentral gepflegt werden. Wichtig ist auch hier die Abstimmung mit dem Vertrieb: Wenn ein Kunde reklamiert, sollte die Mahnung nicht automatisch hinausgehen. Solche Regeln legt der Integrator zusammen mit Ihrer Buchhaltung fest.

Bankabgleich und Zahlungsverkehr

Kontoauszüge werden in BMD über ein lernfähiges System automatisch kontiert. Das bedeutet: Wiederkehrende Zahlungen, etwa Mieten, Versicherungen oder Lieferantenrechnungen, werden mit der Zeit zuverlässiger erkannt, und die manuelle Erfassung geht zurück.

Praktische Hinweise für die Anfangsphase:

• Die ersten Wochen sind eine Lernphase. Prüfen Sie die Vorschläge bewusst und korrigieren Sie sie konsequent, damit das System sauber lernt.
• Legen Sie fest, wer täglich, wer wöchentlich mit dem Bankabgleich befasst ist.
• Klären Sie mit Ihrer Bank, welche Formate und Kanäle für Auszüge und Zahlungsaufträge genutzt werden.

Die Anbindung an Banken und weitere Systeme ist ein eigenes Thema. Mehr dazu lesen Sie unter Schnittstellen zu BMD.

Umsatzsteuer: UVA und FinanzOnline

Für österreichische Unternehmen ist die Umsatzsteuer der Bereich, in dem ein Fehler am schnellsten spürbar wird. Die BMD Buchhaltung erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) automatisch und übermittelt sie an FinanzOnline, das Portal der Finanzverwaltung. Die Zahlen kommen dabei direkt aus der Buchhaltung, ohne Umweg über Tabellenkalkulationen.

Damit das zuverlässig funktioniert, müssen im Projekt einige Grundlagen stimmen:

Die steuerliche Würdigung bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater. Das System setzt um, was fachlich festgelegt wurde.

E-Rechnung und Registrierkasse

Zur Buchhaltung gehört in Österreich auch der Umgang mit elektronischen Rechnungen. BMD unterstützt die Standards ebInterface, ZUGFeRD und XRechnung. Für die Praxis ist weniger das Format entscheidend als der Prozess: Wie kommt eine Rechnung an, wer prüft sie, wie läuft sie in die Buchhaltung? Einen eigenen Beitrag dazu finden Sie unter E-Rechnung im ERP.

Betriebe mit Barumsätzen betrifft zusätzlich die Registrierkassenpflicht. BMD Kassa, die Kassenlösung des Herstellers, ist nach Herstellerangaben RKSV-konform (Registrierkassensicherheitsverordnung) und manipulationsgeschützt. Sie akzeptiert Bargeld, Karten und Gutscheine und überträgt ihre Daten automatisch an Lager, Buchhaltung und Kostenrechnung. Für Gastronomie, Handel und Dienstleister ist das der Weg, Tagesabschlüsse ohne Doppelerfassung in die Finanzbuchhaltung zu bringen. Welche Pflichten dabei gelten, erklärt Registrierkasse und RKSV im ERP.

Kostenrechnung, Controlling und Berichte

Die Finanzbuchhaltung liefert Zahlen für das vergangene Quartal, die Kostenrechnung zeigt, woher sie kommen. In BMD ist die Kostenrechnung an die Buchhaltung angebunden. Kostenstellen und Kostenträger lassen sich so führen, dass Sie Ergebnisse nach Standort, Abteilung oder Projekt sehen.

Für das Berichtswesen stellt BMD Standardauswertungen bereit und erlaubt eigene Auswertungen. Typische Wünsche aus österreichischen KMU:

• Monatsberichte für Geschäftsführung und Gesellschafter
• Auswertungen nach Bundesland oder Filiale
• Soll-Ist-Vergleiche mit Budgets
• Übersichten für die Bank oder den Steuerberater

Der Fehler, den wir in Projekten am häufigsten sehen: Man baut zuerst Berichte und überlegt erst danach, welche Kontierung sie voraussetzen. Besser ist der umgekehrte Weg. Legen Sie fest, welche Entscheidungen Sie mit den Zahlen treffen wollen, und gestalten Sie daraus Kontenplan und Kostenstellen.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist im Webshop von BMD ein eigener Baustein und mit der Buchhaltung verbunden. Anschaffungen werden als Anlagegut geführt, Abschreibungen laufen im System mit und gehen in die Buchhaltung ein. Für produzierende Betriebe, Bauunternehmen und Betriebe mit Fuhrpark ist das ein wichtiger Punkt, weil hier der Abstand zwischen Steuerbilanz und Unternehmensbilanz oft am größten ist.

Im Projekt sollten Sie klären, wie Altbestände übernommen werden, damit die Anlagenkartei zum Stichtag stimmt. Das gehört in die Planung der Datenübernahme und Migration.

Mehrere Gesellschaften und Konsolidierung

Gruppen, Holdingstrukturen und Unternehmer mit mehreren Gesellschaften brauchen mehr als einen Buchungskreis. BMD beschreibt die parallele Führung mehrerer Buchhaltungen samt Konsolidierung als Teil der Software. Für Sie sind folgende Fragen entscheidend:

• Sollen alle Gesellschaften denselben Kontenplan nutzen?
• Wie werden konzerninterne Verrechnungen erfasst und abgestimmt?
• Wer erstellt den Konzernabschluss, Sie intern oder der Steuerberater?

Fremdwährungen und ausländische Gesellschaften sind ein Fall für die Planung im Einzelfall. Hier sollte der Integrator vorab prüfen, ob Ihre Anforderungen im geplanten Umfang abgedeckt sind, bevor Sie sich festlegen.

Verbindung zu Lohn und Warenwirtschaft

Viele Reibungsverluste entstehen nicht in der Buchhaltung selbst, sondern an den Übergängen. Zwei davon verdienen Aufmerksamkeit:

Lohn. Die BMD Lohnverrechnung ist mit der Buchhaltung verbunden. Buchungen aus der Lohnverrechnung gelangen per Klick in die Finanzbuchhaltung. Die Lohnverrechnung selbst bringt eigene Stärken mit, etwa den Zugriff auf rund neunhundert vorbereitete Kollektivverträge über die HGKV-Schnittstelle und den Datenaustausch mit Finanzamt, ÖGK, BUAK und Banken. Mehr dazu steht unter Lohn und Personal in BMD.

Warenwirtschaft. Auch Buchungen aus der Warenwirtschaft laufen laut Hersteller per Klick in die Buchhaltung. Fakturierung, Lagerverwaltung und Bestellwesen speisen so Debitoren, Kreditoren und Erlöskonten. Das spart Doppelarbeit, verlangt aber saubere Artikel- und Erlöskontenzuordnung im Vorfeld.

Abschluss und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

In Österreich ist die Buchhaltung selten ein Alleingang. Viele Unternehmen führen die laufende Buchhaltung selbst und überlassen Jahresabschluss und Steuererklärungen dem Steuerberater. Andere geben auch die Erfassung ab. BMD ist in dieser Konstellation verbreitet, weil Hersteller und Steuerberatungskanzleien seit Langem zusammenarbeiten. Der Hersteller bietet dafür eine Mandantenplattform an (BMD Com); dazu gehören die mobile Anwendung BMD Go und der KI-Chatbot BMD Fox.

Für den reibungslosen Abschluss sind drei Punkte hilfreich:

1. Klare Aufgabenteilung. Wer bucht, wer prüft, wer schließt Perioden?
2. Fester Rhythmus. Monatliche oder quartalsweise Abstimmungen vermeiden Überraschungen zum Jahresende.
3. Zugriff nach Rolle. Der Steuerberater sieht, was er braucht, und nicht mehr.

Über den Browser (BMD Web) und die App (BMD Go) lässt sich auch von unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Wie die Systeme betrieben werden, behandelt Hosting und Cloud für BMD.

Was im Projekt zu entscheiden ist

Eine Einführung der Buchhaltung ist kein reines IT-Projekt. Die wichtigsten Entscheidungen sind fachlicher Natur:

Wie ein solches Vorhaben aufgebaut wird, beschreibt BMD einführen: Ablauf und Planung. Und wenn Sie noch einen Projektpartner suchen, hilft der Beitrag Integrator für BMD wählen.

So gehen Sie vor

ERP Integrator ist ein kostenloser Vermittlungsdienst. Wir sind mit keinem Softwarehersteller verbunden und führen keine Projekte selbst durch. Sie beschreiben Ihre Ausgangslage, zum Beispiel Rechtsform, Zahl der Gesellschaften, Branche und die heutige Software. Wir stellen den Kontakt zu einem Integrator her, der zu Ihrem Vorhaben passt. Danach klären Sie mit ihm die Details.

Haben Sie schon eine Buchhaltungssoftware im Einsatz, planen Sie den Wechsel am besten rückwärts: Zuerst der Stichtag für den Abschluss, dann die Datenübernahme, dann die Schulung. So gehen Sie nicht mitten in der UVA-Periode live.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.