BMD-Schnittstellen: Connector, API und Integration im Alltag

Wer nach einem BMD Connector sucht, will meist eines wissen: Wie kommen Daten aus dem Webshop, aus der Mailumgebung oder aus dem Belegeingang ohne Handarbeit in BMD, und wie kommen sie wieder heraus? Diese Seite zeigt, welche Schnittstellen BMD selbst nennt, wo Partnerprodukte ins Spiel kommen und wie Sie einen Datenfluss so festlegen, dass er auch nach dem nächsten Update noch läuft.

BMD ist ein österreichischer Hersteller mit Sitz in Steyr. Das Unternehmen bietet Software für Buchhaltung, Lohnverrechnung, Fakturierung und ERP an und gibt an, mehr als 30 000 Kunden im DACH-Raum zu haben. In vielen dieser Betriebe läuft BMD nicht allein, sondern neben einem Shop, einem Zeiterfassungssystem, Mailprogrammen und Handelsplattformen. Genau an diesen Nahtstellen entscheidet sich, ob die Software im Alltag entlastet oder zusätzliche Arbeit erzeugt.

Was BMD an Schnittstellen selbst nennt

Die Herstellerseiten beschreiben mehrere Ebenen. Es lohnt sich, sie getrennt zu betrachten, weil sie unterschiedliche Aufgaben erfüllen.

Wichtig ist die Lesart: Das ist die Aussage des Herstellers über Funktionen, keine Zusage für Ihr System. Welche Version Sie einsetzen und welche Module lizenziert sind, bestimmt, was bei Ihnen tatsächlich nutzbar ist. Das Zusammenspiel mit Modulen und Ausbaustufen erklären die Seiten zu den BMD-Modulen und zu Versionen und Editionen.

API von BMD: was sich dahinter verbirgt

Hinter dem Stichwort API BMD steckt nach den veröffentlichten Unterlagen eine REST-Schnittstelle der Anwendungen BMD NTCS. REST bedeutet vereinfacht: Ein anderes Programm kann über Webadressen Daten abfragen oder übergeben, ohne dass jemand die Oberfläche bedient.

Für die Praxis ist das zunächst nur eine Möglichkeit, noch keine fertige Lösung. Drei Fragen sollten Sie vor jedem Projekt klären lassen:

• Umfang: Welche Daten und Vorgänge lassen sich über die Schnittstelle tatsächlich lesen und schreiben, und welche nicht?
• Berechtigungen: Mit welchem Benutzer greift die Gegenstelle zu, und was darf dieser Benutzer? Ein technischer Zugang sollte nur das dürfen, was der Datenfluss braucht.
• Dokumentation: Gibt es eine aktuelle Beschreibung für Ihre Version, und wer hält sie im Projekt fest?

Wenn eine Anforderung über die vorhandenen Möglichkeiten hinausgeht, ist das ein Fall für eine Individualentwicklung. Wie solche Erweiterungen sinnvoll geschnitten werden, steht auf der Seite zur Individualentwicklung bei BMD.

BMD Connect: Webshops, Websites und Portale

Für die Verbindung zwischen Onlineauftritt und Buchhaltung bzw. Warenwirtschaft nennt BMD auf seiner Partnerseite BMD Connect. Das Produkt stammt von identity werbedesign und automatisiert den Datenaustausch zwischen Onlineshops, Websites oder Webportalen und BMD.

Das klingt nach einer Standardlösung, hat aber die üblichen Fragen eines Schnittstellenprojekts:

1. Richtung: Fließen nur Bestellungen in BMD, oder auch Lagerstände und Preise zurück in den Shop?
2. Stammdaten: Wer ist führend bei Artikeln und Kundendaten, der Shop oder BMD?
3. Steuerfälle: Wie werden Lieferungen in andere EU-Länder oder Drittländer abgebildet, und wer prüft die Umsatzsteuerlogik?
4. Fehlerfall: Was passiert mit einer Bestellung, die BMD ablehnt, etwa weil ein Artikel fehlt? Landet sie in einer Liste, und wer arbeitet sie ab?

Die Warenwirtschaft von BMD enthält außerdem eine Integration von Onlineshops, dazu Provisionen und Mietverwaltung. Ob Sie die eingebaute Anbindung oder ein Partnerprodukt einsetzen, ist keine Glaubensfrage, sondern hängt vom Shopsystem, vom Bestellvolumen und vom gewünschten Automatisierungsgrad ab. Wie die Verkaufsseite insgesamt aufgebaut ist, lesen Sie unter Vertrieb und CRM in BMD.

Belege automatisch verbuchen: Finmatics

Im Alltag der meisten österreichischen KMU ist der Belegeingang die lästigste Schnittstelle. Rechnungen kommen als PDF per Mail, als Papier oder über Portale an, und jemand tippt Lieferant, Betrag und Konto ab.

BMD arbeitet hier mit Finmatics zusammen. Die KI liest die Daten aus den Belegen und schlägt im Programm vorbereitete Buchungen vor, also eine Vorkontierung. Auf der Partnerseite spricht BMD von einem Zeitgewinn bei der Belegverarbeitung von rund 70 %. Als Herstellerangabe ist das ein Richtwert, kein Versprechen für Ihren Betrieb: Wie gut es funktioniert, hängt von Belegqualität, Lieferantenvielfalt und Kontenplan ab.

Entscheidend ist der Prozess drumherum:

• Wer prüft die Vorschläge, Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater?
• Wie werden Korrekturen erfasst, damit ähnliche Belege künftig besser erkannt werden?
• Wo bleibt das Originalbeleg-Archiv, und wie ist es mit der Buchung verknüpft?

Die fachliche Seite der Buchführung finden Sie unter Buchhaltung und Finanzen in BMD.

E-Rechnung: Eingang und Ausgang als Schnittstellenthema

Die E-Rechnung ist in Österreich nicht nur ein Formatthema, sondern ein Schnittstellenthema. Rechnungen müssen den Betrieb strukturiert erreichen und strukturiert verlassen, und das System muss sie ohne Medienbruch verarbeiten können. Für Ihre Planung stellen sich drei praktische Fragen:

• Über welchen Weg erhalten Sie E-Rechnungen von Lieferanten, und wie landen sie im Belegeingang?
• Wie versenden Sie Rechnungen an Geschäftskunden und an öffentliche Auftraggeber?
• Wer stellt sicher, dass die Archivierung den Anforderungen entspricht?

Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten und wie ein ERP sie umsetzt, behandelt der Ratgeber zur E-Rechnung in Österreich. Für die EDI-Seite von BMD gilt: Die Warenwirtschaft enthält EDI-Schnittstellen. Ob die Partner Ihrer Branche damit zu erreichen sind, sollten Sie im Pflichtenheft ausdrücklich verlangen und vom Integrator an einem Testbeleg zeigen lassen.

Mailumgebung und Büroalltag

Die technische Dokumentation von BMD beschreibt für NTCS-Anwendungen eine Synchronisation mit der Microsoft Graph API und mit Exchange Web Services. Damit ist der Weg zu Microsoft-Mailumgebungen technisch vorgesehen. Wofür er in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, etwa Kontakte, Termine oder Mailablage am Kunden, entscheiden Sie fachlich.

Hier lohnt sich ein Blick auf die Betriebsform. Läuft Ihre Mailumgebung in der Cloud oder auf eigenen Servern? Wer verwaltet die Zugriffsrechte? Und wie werden Änderungen auf der Microsoft-Seite angekündigt und im Projekt aufgenommen? Zur Betriebsfrage passt die Seite über BMD in der Cloud und Hosting.

Banken, Zahlung, Auswertung, Signatur: was Sie ausdrücklich prüfen sollten

Zu Bankanbindung, Zahlungsdienstleistern, Auswertungswerkzeugen und elektronischer Signatur nennen die hier herangezogenen Herstellerquellen keine konkreten Produkte. Deshalb steht hier bewusst keine Behauptung. Als Auftraggeber machen Sie daraus eine Prüfliste für die Auswahlphase:

Der letzte Punkt ist in Österreich besonders: Betriebe mit Barumsätzen müssen die Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung beachten. Wie die Kassa mit dem ERP zusammenspielt, steht im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht und RKSV.

Einen Datenfluss sauber festlegen: der Ablauf im Projekt

Eine Schnittstelle scheitert selten an der Technik, öfter an unklaren Zuständigkeiten. Bewährt hat sich eine einfache Steckbrief-Logik pro Datenfluss:

1. Zweck in einem Satz: Beispiel: Bestellungen aus dem Shop werden als Aufträge in der Warenwirtschaft angelegt.
2. Quelle und Ziel: Welches System ist führend, welches empfängt?
3. Auslöser und Takt: Sofort bei jedem Ereignis, in Intervallen oder auf Knopfdruck?
4. Datenfelder: Welche Felder, in welchem Format, mit welchen Pflichtwerten?
5. Fehlerbehandlung: Wer sieht einen Fehler, wie wird er behoben, wie wird nachgebucht?
6. Test und Abnahme: Mit welchen Echtdaten wird geprüft, und wer gibt frei?
7. Betrieb: Wer überwacht, wer ändert, wer erreicht den Hersteller des Partnerprodukts?

Dieser Steckbrief gehört ins Pflichtenheft. Wie Sie das Dokument aufbauen, zeigt der Ratgeber zum ERP-Lastenheft; den Gesamtablauf eines Vorhabens beschreibt die ERP-Einführung.

Wer die Schnittstelle nach dem Go-live pflegt

Bei jeder Verbindung zwischen zwei Systemen gibt es zwei Update-Zyklen: den von BMD und den der Gegenseite. Ändert sich eine Seite, kann der Datenfluss brechen, ohne dass es jemand sofort bemerkt. Legen Sie deshalb im Vertrag fest:

• Überwachung: Gibt es eine Fehlerliste oder Benachrichtigung, und wer liest sie täglich?
• Änderungen: Wie wird ein Update auf einer Seite angekündigt, getestet und freigegeben?
• Verantwortung: Wer ist bei einem Ausfall erste Anlaufstelle, und was gilt bei einem Partnerprodukt wie BMD Connect, wenn der Fehler beim Drittanbieter liegt?
• Dokumentation: Wo steht der Steckbrief, und wird er bei Änderungen nachgeführt?

Die Betriebsseite ist ein Teil der laufenden Betreuung. Was zu Support und Wartung gehört, beschreibt die Seite Support und Wartung für BMD. Übernehmen Sie ein bestehendes System mit gewachsenen Schnittstellen, hilft vorab die Seite zum Audit und zur Projektübernahme.

Typische Stolpersteine in österreichischen Betrieben

• Zwei führende Systeme für Kundendaten. Shop und BMD pflegen jeweils eigene Adressen, bis die Rechnungen an unterschiedliche Stellen gehen. Eine eindeutige Führung verhindert das.
• Belegarchiv und Buchung getrennt. Der Steuerberater verlangt bei der Prüfung den Nachweis; wenn Beleg und Buchung nicht verknüpft sind, wird es mühsam.
• Schnittstelle ohne Testdaten. Im Test läuft alles, im Echtbetrieb scheitert es an Sonderzeichen, Sammelrechnungen oder Gutschriften.
• Wenig Rücksicht auf Spitzen. Saisongeschäft im Tourismus, etwa in Tirol oder Salzburg, bringt viele Bestellungen in kurzer Zeit. Fragen Sie nach, ob der Takt der Übertragung dafür reicht.
• Zuständigkeit offen. Der Shopbetreiber verweist auf BMD, BMD auf den Partner, der Partner auf die Konfiguration. Ein Ansprechpartner pro Datenfluss beendet diesen Kreislauf.

Mit dem passenden Integrator starten

Ob ein Standardprodukt genügt oder eine Eigenentwicklung nötig ist, lässt sich nur an Ihren Datenflüssen entscheiden. Bringen Sie dazu die Liste Ihrer Fremdsysteme mit: Shop, Zeiterfassung, Mailumgebung, Bank, Kassa. Auf dieser Basis kann ein Integrator eine belastbare Einschätzung geben. Kriterien für die Auswahl finden Sie unter BMD-Integrator wählen; wie wir als Vermittler vorgehen, steht unter So funktioniert es. Der Überblick über die Software selbst beginnt auf der Seite BMD.

Die genannten Softwarenamen sind Marken der jeweiligen Hersteller und dienen ausschließlich der Information. Diese Website ist unabhängig und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern.