BMD im Vertrieb: Kundenmanagement, Aufträge und Fakturierung

Wer in Österreich einen Steuerberater hat, kennt BMD meist aus der Buchhaltung. Dass derselbe Hersteller auch den Verkauf abbilden kann, wird oft übersehen. Wenn Sie nach CRM BMD suchen, geht es in der Regel um eine praktische Frage: Lassen sich Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem System führen, das ohnehin die Zahlen für Ihre Steuerberatung liefert?

Diese Seite ordnet ein, was BMD im Vertrieb belegt kann, wo Sie ein Projekt sorgfältig planen müssen und wie sich BMD Vertrieb und CRM in die übrige Software einfügen. Für das Gesamtbild des Produkts lohnt der Blick auf die Modulübersicht von BMD.

Wo das CRM im BMD-Katalog sitzt

BMD gliedert seine Software in vier Familien: Rechnungswesen & Audit, Human Resources, Warenwirtschaft & ERP sowie Organisations- & Kundenmanagement. Das CRM gehört zur letzten Familie, zusammen mit dem DMS (Dokumentenverwaltung), der Projektzeiterfassung und der Personaleinsatzplanung.

Das ist für die Planung wichtig. Das Kundenmanagement ist kein Anhängsel der Fakturierung, sondern ein eigener Baustein. Im Webshop von BMD erscheinen CRM und Fakturierung deshalb getrennt, neben Lagerverwaltung, Bestellwesen, Kasse und Produktionsplanung. Sie können also mit der Fakturierung beginnen und das CRM später ergänzen, oder beides gemeinsam einführen.

BMD beschreibt sein ERP als modulare Architektur mit zentralem Datenreferenzmodell. Die Bausteine lassen sich einzeln oder als integrierte Gesamtlösung nutzen. Für den Vertrieb heißt das: Kundenstamm, Artikel und Belege müssen nicht zwischen Programmen abgeglichen werden, wenn die Module im selben Verbund laufen.

Von der Anfrage zum Auftrag: der Vertriebsprozess

Ein typischer Ablauf in einem österreichischen Handels- oder Dienstleistungsbetrieb sieht so aus:

1. Eine Anfrage kommt per Telefon, E-Mail oder über den Außendienst herein.
2. Der Kontakt wird im Kundenmanagement angelegt oder gefunden.
3. Der Vertrieb erstellt ein Angebot.
4. Nach der Zusage folgt die Auftragsbestätigung.
5. Die Ware wird mit Lieferschein ausgeliefert oder die Leistung erbracht.
6. Die Rechnung wird gestellt und in der Buchhaltung offen geführt.

Die Fakturierung von BMD erstellt und verwaltet Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Damit sind die klassischen Belegstufen des Verkaufs im System vorgesehen. Entscheidend ist, wie diese Stufen im Alltag Ihres Teams zusammenspielen: Wer darf Angebote freigeben? Wann wird aus einem Angebot ein Auftrag? Wer sieht den Lagerstand, bevor ein Liefertermin genannt wird?

Pipeline und Opportunities

Ein Verkaufstrichter mit Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Wiedervorlagen ist eine typische CRM-Aufgabe. Wie weit das CRM von BMD diese Pipeline-Sicht abdeckt und ob Ihr Vertrieb sie überhaupt braucht, sollten Sie im Pflichtenheft festhalten, statt es anzunehmen. Ein Betrieb mit wenigen Großkunden und langen Projektzyklen stellt andere Anforderungen als ein Händler mit vielen kleinen Aufträgen pro Tag. Hilfreich ist eine Liste der Fragen, die Ihr Vertrieb heute in Excel oder im Kopf beantwortet: Welche Angebote sind offen? Wer hat sich lange nicht gemeldet? Welche Kunden haben zuletzt nichts mehr bestellt?

Dokumente und Korrespondenz

Weil das DMS in derselben Familie liegt wie das CRM, ist die Ablage von Angeboten, Verträgen und Schriftverkehr beim Kunden kein Fremdkörper. Ob Sie Dokumente direkt am Kundendatensatz sehen möchten, ist eine Konfigurationsfrage, die Sie mit Ihrem Integrator durchspielen sollten.

Fakturierung, Lager und Buchhaltung greifen ineinander

Der eigentliche Vorteil von BMD im Vertrieb liegt weniger in einer einzelnen Funktion als im Zusammenhang der Module. Die Warenwirtschaft liefert Vorschläge für Bestellungen und Lieferanten, überwacht Wareneingänge und kennt mehrere Lager, Chargen, Seriennummern und verschiedene Inventurverfahren. Wenn ein Verkäufer ein Angebot schreibt, kann er sich also auf Lagerdaten stützen, die auch das Einkaufsteam nutzt. Details dazu finden Sie unter Lager und Einkauf mit BMD.

Auf der anderen Seite steht die Buchhaltung. BMD verbindet sie mit Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Lohnverrechnung, Warenwirtschaft, CRM, DMS und Controlling. Buchungen aus der Warenwirtschaft und der Lohnverrechnung gehen mit einem Klick in die Finanzbuchhaltung. Das Mahnwesen arbeitet auf den offenen Posten, für Kunden wie für Lieferanten. Für den Vertrieb ist das spürbar: Wer weiß, welcher Kunde überfällige Rechnungen hat, verhandelt anders über ein neues Angebot. Mehr dazu in Buchhaltung und Finanzen mit BMD.

Überblick: welcher Verkaufsschritt wo liegt

Preislisten, Rabatte und Abonnements: was Sie vorab klären

Zu Staffelpreisen, kundenspezifischen Konditionen, Rabattlogiken und wiederkehrender Abrechnung gibt es für Entscheider oft die meisten offenen Fragen. Hier gilt eine einfache Regel: Beschreiben Sie Ihre Preislogik schriftlich, bevor Sie Systeme vergleichen. Dazu gehören:

• Gibt es Kundengruppen mit eigenen Preislisten?
• Werden Rabatte pro Position, pro Beleg oder pro Jahresumsatz gewährt?
• Gelten Sonderkonditionen nur für einen Zeitraum oder ein Projekt?
• Rechnen Sie regelmäßig wiederkehrende Leistungen ab, etwa Wartung oder Miete?
• Brauchen Sie Mengeneinheiten, die von der Lagereinheit abweichen?

Aus den öffentlichen Produktbeschreibungen von BMD lässt sich nicht jede dieser Anforderungen ableiten. Lassen Sie sich die Umsetzung deshalb vom Integrator an Ihren eigenen Beispielen zeigen, mit echten Artikeln und echten Kundenkonstellationen. Wenn eine Anforderung nicht im Standard liegt, ist die Frage, ob sich der Prozess anpassen lässt oder ob eine Individualentwicklung für BMD sinnvoll ist.

CRM nativ oder ein anderes CRM anbinden

Viele österreichische KMU haben bereits ein Vertriebswerkzeug im Einsatz: eine Kundenliste, ein Mailprogramm mit Notizen oder ein spezialisiertes CRM. Bei BMD stehen zwei Wege offen.

Natives CRM. Das CRM ist Teil des Katalogs und teilt sich das Datenmodell mit Fakturierung und Buchhaltung. Das spricht dafür, wenn Ihr Vertrieb überschaubar ist und Sie Doppelerfassung vermeiden wollen. Kundenstamm, Belege und offene Posten liegen dann an einem Ort.

Anderes CRM mit Schnittstelle. Wenn der Vertrieb ein eigenes System nutzt, ist die Anbindung eine Integrationsaufgabe. Dann müssen Sie festlegen, welches System den Kundenstamm führt, welche Belege in welche Richtung laufen und wie Fehler behandelt werden. Eine Übersicht zu diesem Thema steht unter Schnittstellen zu BMD.

Die Entscheidung hängt weniger von Funktionslisten ab als von Gewohnheiten. Ein Team, das mit seinem CRM zufrieden ist, wechselt nur ungern. Ein Team, das ohnehin mit Excel arbeitet, gewinnt durch ein integriertes CRM am meisten.

Verkauf im Laden und online

Für den stationären Verkauf bietet BMD die Lösung BMD Kassa. Sie nimmt Bargeld, Karten und Gutscheine an, arbeitet mit Barcodescannern und geeichten Waagen und überträgt ihre Daten automatisch in Lager, Buchhaltung und Kostenrechnung. Wer in Österreich bar kassiert, muss die Anforderungen an die Registrierkasse erfüllen; was das für Ihre Software bedeutet, steht unter Registrierkassenpflicht und RKSV.

Für den Onlinevertrieb finden sich in den öffentlichen Unterlagen keine konkreten Aussagen zu einer Shop-Anbindung. Planen Sie sie daher als Schnittstellenprojekt: Bestellungen, Lagerbestand, Preise und Rechnungen müssen zuverlässig zwischen Shop und BMD wandern. Mehr zu den Anforderungen im Onlinehandel lesen Sie unter ERP für E-Commerce.

E-Rechnung im Vertrieb

Der Verkauf endet nicht mit dem Versand der Rechnung. Besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern und größeren Kunden spielt das Format eine Rolle. Klären Sie früh, welche Rechnungsformate Ihre Kunden verlangen und wie Ihr System sie erzeugt. Die Grundlagen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung in Österreich. Prüfen Sie im Projekt außerdem, dass Rechnungsnummern, Steuersätze und Pflichtangaben für Ihre Geschäftsfälle stimmen, auch bei Auslandsgeschäft.

Service, Support und Zeiterfassung

Wer Leistungen nach Aufwand verrechnet, braucht eine saubere Kette von der Zeiterfassung bis zur Rechnung. BMD führt die Projektzeiterfassung in derselben Familie wie das CRM, und die Lohnverrechnung ist mit Zeiterfassung und Projektbuchhaltung verbunden. Das hilft Dienstleistern, die ihre Leistungen nach Projekt abrechnen und gleichzeitig wissen wollen, was ein Auftrag tatsächlich gekostet hat. Eine Orientierung für diese Zielgruppe bietet die Seite ERP für Dienstleister.

Für Serviceanfragen, Reklamationen und Rückfragen eignet sich der Kundendatensatz im CRM als zentrale Stelle, an der Mitarbeiter den bisherigen Kontakt sehen. Ob Sie dafür die Standardfunktionen nutzen oder ein separates Ticketsystem verwenden, ist ebenfalls eine Entscheidung für das Pflichtenheft.

Marketing und Kundenkommunikation

Eine Marketingautomation mit Newslettern, Kampagnen und Lead-Scoring ist nicht der Kern eines ERP. Wenn Sie solche Funktionen brauchen, planen Sie sie zunächst als Ergänzung durch ein spezialisiertes Werkzeug und prüfen dann, welche Kundendaten dorthin übergeben werden dürfen. Beachten Sie dabei die Datenschutz-Grundverordnung: Wer Kundendaten aus dem ERP in ein Marketingwerkzeug überträgt, braucht eine Rechtsgrundlage und eine klare Regelung zur Weitergabe.

Zugriffsrechte im Vertrieb

BMD nutzt eine einheitliche Rechteverwaltung mit fein abgestuften Berechtigungen, die für alle Module gelten. Im Vertrieb ist das nützlich: Der Außendienst sieht vielleicht nur seine eigenen Kunden, die Buchhaltung die offenen Posten, die Geschäftsführung alles. Legen Sie diese Rollen vor dem Start fest, am besten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, wenn dieser auf Ihre Daten zugreift. Für Außendienst und Homeoffice sind BMD Web und BMD Go interessant, da sie den Zugriff per Browser und App ermöglichen.

Kennzahlen, die Sie im Vertrieb verfolgen sollten

Ein CRM ist nur so gut wie die Fragen, die Sie ihm stellen. Folgende Kennzahlen eignen sich für die meisten österreichischen KMU als Einstieg:

• Offene Angebote und ihr Alter
• Verhältnis von Angeboten zu Aufträgen
• Umsatz je Kunde und Kundengruppe
• Überfällige Forderungen je Kunde
• Lieferfähigkeit zum zugesagten Termin
• Deckungsbeitrag je Auftrag oder Projekt

Prüfen Sie im Projekt, welche dieser Auswertungen mit Standardberichten gelingen und welche eine individuelle Auswertung brauchen. Die Buchhaltung bietet Standard- und individuelle Auswertungen, und das Controlling ist mit dem Rest des Systems verbunden.

So gehen Sie vor

1. Beschreiben Sie Ihren Vertriebsprozess vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung.
2. Sammeln Sie Sonderfälle: Preislisten, Rabatte, wiederkehrende Leistungen, Auslandsgeschäft.
3. Entscheiden Sie, ob das CRM nativ in BMD laufen oder ein bestehendes System angebunden werden soll.
4. Lassen Sie sich Ihre Beispiele im System zeigen, nicht nur eine allgemeine Vorführung.
5. Klären Sie Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten.
6. Planen Sie die Einführung in Etappen. Hinweise zum Ablauf finden Sie unter BMD einführen.

Wenn Sie überlegen, ob BMD für Ihren Vertrieb passt oder ob eine andere Lösung besser geeignet ist, hilft der Vergleich in den Alternativen zu BMD. Auf der Seite So funktioniert es sehen Sie, wie wir Sie kostenlos mit einem Integrator zusammenbringen, der Ihre Anforderungen kennt. Den Projektablauf selbst führt der Integrator durch, wir vermitteln nur den Kontakt.

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