Die BMD Einführung Schritt für Schritt: vom Kick-off bis zum Livebetrieb

Eine BMD Einführung ist kein Softwarekauf, sondern ein Organisationsprojekt: Buchhaltung, Lohnverrechnung, Fakturierung und, je nach Umfang, Warenwirtschaft und Produktion werden auf eine gemeinsame Datenbasis gestellt. BMD ist ein österreichischer Hersteller mit Sitz in Steyr und nach eigenen Angaben mit mehr als 30.000 Kunden im DACH-Raum. Gerade deshalb sind viele Steuerberater und Buchhaltungen mit der Software vertraut, was die Einführung erleichtern kann, aber nicht ersetzt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie ein Einführungsprojekt typischerweise abläuft, welche Ergebnisse jede Phase liefern sollte, wer im Projekt wofür verantwortlich ist und woran Projekte in der Praxis scheitern.

Wie BMD Projekte begleitet

BMD beschreibt seinen Projektmanagement-Service als Begleitung von der ersten Analyse bis zur Inbetriebnahme, dem Go-live. Eingesetzt werden Projektleiter, die international nach IPMA zertifiziert sind. Einen eigenen Namen für ein Einführungsmodell nennt der Hersteller in diesen Angaben nicht, deshalb sollten Sie sich nicht auf ein Schlagwort verlassen, sondern im Angebot nachlesen, welche Phasen, Meilensteine und Abnahmen tatsächlich vereinbart sind.

Die Umsetzung selbst übernehmen in der Regel Implementierungspartner. BMD gliedert sein Partnernetz in fünf Kategorien: Schnittstelle, Systempartner für Hardware und Infrastruktur, Konverter für die Datenumwandlung, Webshop und Branchensoftware. Für Ihr Projekt ist das nützlich, weil sich daran ablesen lässt, welche Nachbarsysteme sich anbinden lassen. Die Partner sind laut Hersteller in Österreich, Deutschland, der Schweiz, Ungarn, Tschechien und der Slowakei tätig. Wie Sie unter ihnen den passenden finden, erklärt die Seite zur Wahl des BMD-Integrators.

Die Phasen im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt ein typisches Vorgehen. Namen und Reihenfolge variieren je nach Partner; die Inhalte kehren in jedem seriösen Projekt wieder.

Vorbereitung und Kick-off

Bevor ein Integrator ein Angebot rechnen kann, brauchen Sie ein gemeinsames Verständnis davon, was die Software leisten soll. Halten Sie Ziele fest, die sich prüfen lassen: etwa einen schnelleren Monatsabschluss, weniger manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen oder eine saubere Kostenstellenrechnung. Ein Lastenheft hilft dabei; wie es aufgebaut wird, steht im Ratgeber zum ERP-Lastenheft.

Zum Kick-off gehören eine benannte Projektleitung auf beiden Seiten, ein Lenkungskreis mit Entscheidungsbefugnis und ein Kommunikationsrhythmus. Ohne Entscheider am Tisch bleiben Abstimmungsfragen liegen, und genau das verlängert Projekte.

Analyse: Prozesse verstehen, bevor man konfiguriert

In der Analyse werden die Abläufe aufgenommen, wie sie heute tatsächlich funktionieren, nicht wie sie im Handbuch stehen. Der Integrator klärt, welche BMD-Module gebraucht werden, wo Standard genügt und wo Anpassungen nötig wären. Eine Übersicht zum Funktionsumfang bietet die Seite zu den BMD-Modulen.

Typische österreichische Fragestellungen, die in dieser Phase auf den Tisch gehören:

• Steuerberater und Datenaustausch: Wer bucht, wer prüft, wer darf was sehen? Viele Betriebe teilen die Buchhaltung mit der Kanzlei, daher müssen Berechtigungen und Formate früh feststehen.
• E-Rechnung: Welche Belege kommen elektronisch, in welchem Format, und wie fließen sie in die Verarbeitung? Details finden Sie im Beitrag zur E-Rechnung im ERP.
• Registrierkasse und RKSV: Wer im Handel oder in der Gastronomie Barumsätze erfasst, muss die Kassenanbindung einplanen. Der Ratgeber zur Registrierkassenpflicht fasst die Anforderungen zusammen.
• Lohnverrechnung: Kollektivverträge, Zulagen und Meldewesen verlangen eine genaue Abbildung. Wenn die Lohnverrechnung mit eingeführt wird, sollte die Personalabteilung von Beginn an im Team sitzen.

Das Ergebnis der Analyse ist ein Konzept, das Sie schriftlich freigeben. Alles, was später als neue Anforderung auftaucht, ist ein Änderungswunsch mit Auswirkung auf Aufwand und Termin.

Konfiguration und Parametrierung

Nach der Freigabe richtet der Integrator das System ein: Mandanten, Kontenrahmen, Kostenstellen und Kostenträger, Steuerschlüssel, Nummernkreise, Belegarten und Benutzerrechte. Je mehr Sie mit dem Standard arbeiten, desto leichter fallen spätere Updates und desto geringer ist der Wartungsaufwand. Individuelle Erweiterungen sind möglich, sollten aber begründet sein; mehr dazu unter Individualentwicklung für BMD.

Planen Sie die Kontenstruktur mit Ihrem Steuerberater. Ein Kontenplan, der im ersten Jahr zu oft umgebaut wird, erschwert Vergleiche und Auswertungen.

Datenübernahme: die unterschätzte Phase

Die Reprise von Stammdaten, Salden, Offenen Posten und gegebenenfalls Bewegungsdaten entscheidet über den Start. Altdaten sind selten sauber: Dubletten bei Kunden und Lieferanten, veraltete Artikel, uneinheitliche Schreibweisen. Räumen Sie auf, bevor Sie übernehmen, nicht danach.

Legen Sie fest, welche Historie Sie im neuen System brauchen und welche im Altsystem archiviert bleibt. Für die gesetzliche Aufbewahrung müssen Sie ohnehin sicherstellen, dass Daten aus dem Altsystem lesbar bleiben. Wenn Sie von einer anderen Software wechseln, liefert die Seite zur Migration auf BMD weitere Hinweise. Wer eine Datenumwandlung benötigt, findet in der Partnerkategorie Konverter spezialisierte Anbieter.

Schnittstellen

Kaum ein Unternehmen arbeitet nur mit einem System. Banken, Onlineshop, Zeiterfassung, Branchenlösung oder Dokumentenmanagement müssen angebunden werden. Jede Schnittstelle bringt Test- und Abstimmungsaufwand mit, besonders wenn ein Drittanbieter beteiligt ist. Listen Sie sie vollständig im Lastenheft auf. Ein Überblick steht auf der Seite zu den BMD-Schnittstellen.

Test und Abnahme

Getestet wird mit realistischen Daten und echten Geschäftsfällen: eine Eingangsrechnung von der Erfassung bis zur Zahlung, ein Lohnlauf, ein Monatsabschluss, eine Umsatzsteuervoranmeldung. Die Fachbereiche prüfen, nicht allein die IT. Fehler werden protokolliert, nach Schwere sortiert und vor dem Start behoben oder bewusst vertagt.

Eine formale Abnahme mit Protokoll schützt beide Seiten. Sie wissen, was vereinbart war, und der Integrator weiß, wann seine Leistung erbracht ist.

Schulung und Change Management

Die beste Konfiguration scheitert, wenn Mitarbeitende nicht damit arbeiten wollen oder können. Schulen Sie rollenbezogen: Die Buchhaltung braucht andere Inhalte als der Verkauf. Bewährt hat sich ein Kreis interner Key-User, die früh eingebunden sind und später als erste Ansprechpersonen dienen. Angebote und Formate finden Sie unter Schulung für BMD.

Kommunizieren Sie außerdem, was sich für wen ändert. Wer erst am Stichtag erfährt, dass sich sein Arbeitsablauf verschiebt, reagiert mit Widerstand.

Go-live und Nachbetreuung

Den Stichtag legen Sie so, dass er zu Ihrem Geschäftsjahr passt. Viele Betriebe wählen einen Monats- oder Quartalswechsel, damit Salden sauber übergeben werden und kein Zeitraum doppelt geführt wird. Ein Umschaltplan regelt, wer was in welcher Reihenfolge tut, und ein Rückfallplan beschreibt, was bei Störungen gilt.

Nach dem Start folgt die Phase, in der echte Alltagsfälle auftauchen, die kein Test abgedeckt hat. Vereinbaren Sie daher eine begleitete Anlaufzeit und den Übergang in laufenden Support; die Möglichkeiten beschreibt die Seite zu Support und Wartung.

Rollen: Was das Unternehmen leistet, was der Integrator

Die Verantwortung für fachliche Entscheidungen bleibt bei Ihnen. Ein Integrator kann Wege aufzeigen, Ihre Prozesse aber nicht an Ihrer Stelle festlegen.

Was Dauer und Budget bestimmen

Seriöse Zahlen gibt es erst nach der Analyse. Diese Faktoren treiben den Aufwand:

• Modulumfang: Reine Finanzbuchhaltung ist überschaubarer als ein Projekt mit Lohn, Warenwirtschaft und Produktion.
• Struktur des Unternehmens: Mehrere Gesellschaften, Standorte oder Bundesländer mit eigenen Abläufen erhöhen den Abstimmungsbedarf.
• Datenqualität: Je unsauberer die Altdaten, desto mehr Zeit kostet die Übernahme.
• Schnittstellen: Jede zusätzliche Anbindung bedeutet Konzeption, Umsetzung und Test.
• Anpassungen: Individuelle Programmierung verteuert nicht nur die Einführung, sondern auch die spätere Pflege.
• Verfügbarkeit Ihres Teams: Verzögerte Entscheidungen und fehlende Testkapazität verlängern jede Planung.
• Betriebsform: Ob Sie BMD im eigenen Haus oder gehostet betreiben, wirkt auf Einrichtung und Folgekosten; siehe Hosting und Cloud.

Eine Orientierung zur Kostenstruktur gibt die Seite zu den BMD-Preisen, allgemeine Hinweise bietet der Ratgeber ERP-Kosten.

Typische Stolpersteine bei BMD-Projekten

• Vertrautheit mit der Software wird mit Projektreife verwechselt. Dass Ihre Kanzlei BMD kennt, heißt nicht, dass Ihre Abläufe schon passen.
• Zu spät eingebundene Fachbereiche. Lohnverrechnung oder Lager erfahren erst im Test, was ihnen fehlt.
• Kontenplan und Kostenstellen ohne Abstimmung. Spätere Umbauten ziehen sich durch Auswertungen und Berichte.
• Unvollständige Schnittstellenliste. Eine vergessene Anbindung taucht oft erst kurz vor dem Start auf.
• Zu viele Sonderlösungen. Wer den Standard nicht prüft, erkauft sich Komplexität.
• Kein Plan für Rechtsthemen. E-Rechnung und Kassenanbindung gehören ins Konzept, nicht in den Nachtrag.
• Stichtag ohne Puffer. Ein Go-live mitten im Jahresabschluss belastet das Team doppelt.

Wer ein laufendes Projekt hat, das ins Stocken geraten ist, kann es über einen Audit und eine Projektübernahme neu aufstellen lassen.

So gelangen Sie zum passenden Partner

Ein guter Start ist ein klar beschriebenes Vorhaben: Module, Mitarbeiterzahl, Standorte, gewünschter Zeitrahmen und vorhandene Systeme. Wie die Vermittlung funktioniert, erfahren Sie unter So funktioniert es. Für den allgemeinen Ablauf ERP-Projekte finden Sie im Ratgeber zur ERP-Einführung zusätzliche Hintergründe.

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